Inventory là hàng “ế” chưa bán được? Liệu rằng bạn đã hiểu đúng về thuật ngữ inventory là gì chưa? Những hiểu lầm sai có thể ảnh hưởng đến công việc của bạn sau này nên tìm hiểu chi tiết và cụ thể thêm nhé!
Khi có ai hỏi bạn inventory là gì, bạn sẽ nghĩ đến điều gì đầu tiên? Hàng tồn kho bị ế, hàng qua mùa hay hàng lưu trữ chờ bán? Có quá nhiều từ ngữ để chỉ inventory nhưng đầu mới thật sự là định nghĩa đúng về inventory là gì? Nếu bạn đang là sinh viên hay đã đi làm, hãy tìm tòi những kiến thức đúng nhất về những từ ngữ chuyên môn như inventory là gì để tránh phát biểu sai lầm nhé!
Mục Lục Bài Viết
I. Giải thích thuật ngữ inventory trong kinh doanh
Hầu hết sinh viên đang theo học các trường đại học chuyên ngành kinh tế đều thấy quen thuộc với thuật ngữ inventory hay còn gọi là hàng tồn kho. Hàng tồn kho có phải hàng bị ế không bán được? Khi chưa hiểu rõ về inventory là gì, nhiều người sẽ hiểu lầm định nghĩa này theo hướng tiêu cực, vậy hàng tồn kho là gì? Tại sao các doanh nghiệp luôn lựa chọn đầu tư kho bãi dù chi phí đầu tư không nhỏ?
Inventory là gì?
1.1. Inventory là gì?
Inventory hay còn gọi là hàng tồn kho là những sản phẩm lưu kho phục vụ cho mục đích thương mại hàng hóa trong tương lai. Không những vậy khi nhắc đến thuật ngữ inventory là gì, doanh nghiệp sẽ đưa vào những loại hàng hóa như:
-
Những bán thành phẩm đang trong giai đoạn sản xuất, chưa thành phẩm
-
Lượng nguyên vật liệu phục vụ sản xuất
-
Thành phẩm được giữ để bán trong những dịp sắp tới
1.2. Hàng tồn kho bao gồm những gì?
Mỗi doanh nghiệp hoạt động trên những lĩnh vực khác nhau sẽ có những loại hàng tồn kho khác nhau. Nhìn chung khi đã hiểu inventory là gì thì bất cứ doanh nghiệp nào cũng sẽ có danh sách những hàng tồn kho cần lưu ý:
-
Hàng hóa thành phẩm: Thành phẩm luôn được ưu tiên lưu trữ vì mục đích kinh doanh. Với mong muốn mang lại trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt nhất, doanh nghiệp luôn lưu trữ hàng tồn kho để phục vụ khách hàng khi cần thiết. Với những doanh nghiệp thương mại thì tất cả những hàng hóa chưa tới tay người tiêu dùng đều được tính vào hàng hóa tồn kho, trong đó bao gồm cả những sản phẩm đang trên đường giao đến cho khách hàng.
-
Bán thành phẩm: Đây là những sản phẩm đang còn được sản xuất dở dang được lưu trữ để phục vụ sản xuất thành phẩm.
-
Nguyên vật liệu: Hầu hết tất cả công ty đặc biệt là những công ty sản xuất luôn dự trữ trong kho một lượng nguyên vật liệu nhất định. Phần nguyên vật liệu này được lưu trữ với mục đích phục vụ khâu sản xuất được xuyên suốt
-
Thành phẩm chưa nhập kho: Những sản phẩm này đã được sản xuất hoàn thiện nhưng chưa được làm thủ tục nhập kho vì một lý do nào đó cũng sẽ được tính là hàng tồn kho.
Inventory bao gồm những gì?
Khái niệm bán thành phẩm, nguyên vật liệu hay thành phẩm chưa nhập kho sẽ được thấy nhiều hơn ở những doanh nghiệp sản xuất. Vậy nên tùy vào lĩnh vực hoạt động của công ty mà kế toán hàng tồn kho sẽ phải quan tâm chủ yếu đến những loại hàng nào để thực hiện kiểm toán hàng tồn kho một cách chính xác nhất.
1.3. Chi phí của việc lưu trữ hàng tồn kho
Bất cứ doanh nghiệp nào khi muốn nghiên cứu inventory là gì và triển khai inventory đều phải quan tâm đặc biệt tới chi phí đầu tư cho hàng tồn kho. Chi phí cho việc lưu trữ hàng tồn kho hay còn gọi là inventory cost thường sẽ bao gồm hai loại chi phí là Chi phí bảo tồn hàng tồn kho (Carrying Cost) và Phí tổn theo đơn hàng (Ordering Cost).
-
Chi phí bảo tồn hàng tồn kho (Carrying Cost): Tất cả chi phí liên quan đến việc lưu trữ hàng tồn kho đều sẽ được tính trong mục này. Ví dụ như chi phí thuê kho và các trang thiết bị phục vụ cho việc lưu trữ hàng hóa, chi phí bảo hiểm với mục đích bảo vệ kho và hàng hóa, chi phí an ninh bao gồm bảo vệ hay thiết bị giám sát,…
-
Phí tổn theo đơn hàng (Ordering Cost): Loại chi phí này bao gồm tất cả những chi phí phát sinh khi thực hiện đơn hàng như chi phí nhân công kiểm kê hàng hóa, chi phí nhân công kiểm soát chất lượng hàng nhập, chi phí nhân công để xuất hóa đơn cho nhà cung cấp,…
Khi đã hiểu rõ inventory là gì, doanh nghiệp sẽ biết được chi tiết hơn về những khoản chi phí lưu trữ hàng tồn kho cần đầu tư để tránh đầu tư sai chỗ.
II. Tại sao doanh nghiệp cần hàng tồn kho
Khái niệm inventory là gì không phải khái niệm mới trong kinh doanh, dù là doanh nghiệp lớn hay doanh nghiệp nhỏ đều quan tâm đến việc vận hành inventory một cách hiệu quả để giảm thiểu tối đa chi phí cho doanh nghiệp. Vậy tại sao inventory lại quan trọng đến vậy?
2.1. Giao dịch
Doanh nghiệp tìm hiểu về inventory là gì một cách chi tiết sẽ thấy lý do đầu tiên cũng là lý do quan trọng nhất là phục vụ khách hàng. Sẽ không ai biết khi nào khách hàng cần hay có đơn đặt hàng, vậy nên inventory giúp cho doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu của khách hàng mọi thời điểm. Thứ hai, việc lưu trữ hàng tồn kho sẽ giúp cho khâu sản xuất tránh bị tắc nghẽn khi có đơn đặt hàng lớn.
Phục vụ mục đích giao dịch
2.2. Dự phòng
Không chỉ giúp ích cho giao dịch mà inventory còn phục vụ cho mục đích dự phòng hàng hóa cũng như dự phòng nguồn nguyên vật liệu. Nếu doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thời trang sẽ đặc biệt quan tâm đến vấn đề này. Thời trang là lĩnh vực liên quan đến mùa vụ, tức mùa hè và mùa đông nên bất cứ doanh nghiệp thời trang nào cũng sẽ quan tâm đến việc lưu trữ hàng tồn kho cho mùa sắp tới và khi đến thời điểm, doanh nghiệp sẽ luôn có nguồn hàng kịp cung ứng cho thị trường.
Bên cạnh đó, thị trường luôn biến động dù có tác động nhỏ xảy ra và điều này ảnh hưởng đến giá thành của nguồn nguyên vật liệu nên để tránh bị tác động quá lớn khi chi phí nguyên liệu tăng cao thì việc lưu trữ một lượng hàng hóa giúp doanh nghiệp không quá khó khăn trong thời điểm này. Những tác động này ảnh hưởng nhiều đến doanh nghiệp, vậy nên đừng bỏ qua bước tìm hiểu inventory là gì.
2.3. Đầu cơ
Lý do cuối cùng của việc lưu trữ hàng tồn kho là đầu cơ. Đầu cơ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro khi khi nguồn nguyên liệu đột nhiên bị cắt hoặc giá thành nguyên liệu tăng cao. Bên cạnh đó giảm thiểu thua lỗ khi không cung cấp kịp đơn hàng cho khách hàng tại thời điểm nhất định.
III. 8 lợi ích của việc quản lý tồn kho hiệu quả
Hiểu về inventory là gì là một trong những bước quan trọng giúp cho doanh nghiệp đầu tư inventory hiệu quả và giảm thiểu chi phí. Để quản lý tốt chi phí inventory, doanh nghiệp thường chỉ định kế toán hàng tồn kho sẽ là người chịu toàn bộ trách nhiệm về số lượng hàng tồn kho cũng như chi phí đầu tư cho lượng hàng tồn kho đó. Làm sao để tối thiểu chi phí hàng tồn kho và vận hành kho một cách tốt nhất chính là công việc của một kế toán hàng tồn kho.
Tuy nhiên không chỉ kế toán mà chủ doanh nghiệp hay logistics cũng sẽ cần quan tâm đến vấn đề này để tối ưu được chi phí mang lại lợi nhuận cao nhất cho công ty. Vậy làm sao để quản lý tồn kho hiệu quả cũng là vấn đề nan giải cần tìm hiểu?
3.1. Cân bằng lượng hàng tồn kho
Diện tích kho hàng có hạn, để quản lý hàng tồn kho hiệu quả thì vấn đề đầu tiên cần quan tâm chính là lượng hàng tồn kho. Kế toán hàng tồn kho cần phải tính toán để số hàng lưu trữ trong kho phải vừa đủ để cung ứng. Tức là nếu có đơn hàng gấp vẫn đủ cung ứng hoặc thiếu số lượng không nhiều để kịp thời phục vụ khách hàng. Tuy nhiên, lượng hàng tồn cũng không được quá nhiều vì hàng tồn kho càng nhiều, chi phí cứng bỏ ra càng cao ảnh hưởng đến nguồn vốn đầu tư của công ty.
Mục đích cân bằng lượng hàng hóa tồn kho
Trong một số trường hợp, khi kế toán hàng tồn kho chưa đủ nghiệp vụ hay chưa hiểu rõ inventory là gì sẽ dẫn đến việc phân loại không đúng hàng tồn kho dẫn đến kết toán chi phí sai.
3.2. Quay vòng tồn kho
Kiểm soát được lượng hàng tồn kho cần, kế toán hàng tồn kho sẽ cân đối được tỷ lệ quay vòng tồn kho. Tức là số lượng hàng tồn kho bao nhiêu là đủ để cung ứng cho thị trường và thời gian hàng hóa lưu trữ trong kho là bao lâu để tránh tình trạng hư hỏng ảnh hưởng đến chi phí của công ty đặc biệt là những mặt hàng như trái cây. Những doanh nghiệp kinh doanh sản phẩm mùa vụ cần quan tâm nhiều đến inventory là gì để lưu trữ hàng hóa phù hợp.
3.3. Giữ chân khách hàng
Nguồn doanh thu của doanh nghiệp là khách hàng, càng nhiều khách hàng trung thành với công ty thì doanh thu mang lại càng lớn. Để khách hàng luôn trung thành với công ty thì mọi lúc khách hàng cần, công ty đều phải cung ứng được nhu cầu của khách vì khách hàng không đủ kiên nhẫn để chờ trong thời gian dài. Và khi quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp cho hàng luôn có đủ để cung ứng cho khách hàng và tránh trường hợp “cháy hàng”. Đây cũng là một trong biện pháp hỗ trợ nghiệp vụ chăm sóc khách hàng hiệu quả.
Nhiều cửa hàng chưa nắm rõ inventory là gì sẽ cho rằng inventory là hàng “ế” và không quan tâm đến việc lưu trữ hàng hóa. Đến thời điểm cháy hàng thì cửa hàng cũng sẽ khó khăn trong việc đáp ứng nguồn cầu tăng cao.
Giữ chân khách hàng
3.4. Lập kế hoạch chính xác
Kế toán hàng tồn kho cần lưu ý đến lịch sử giao dịch của doanh nghiệp trong thời gian 1 – 2 năm gần nhất. Việc theo dõi lịch sử giao dịch giúp cho kế toán nắm được thời gian nào cần nhiều hàng hóa, thời gian nào nguồn cầu ít để lên kế hoạch sản xuất và tồn kho phù hợp.
Không chỉ xác định inventory là gì mà kế toán hàng tồn kho còn cần lên kế hoạch để việc vận hành kho bãi và hàng tồn kho hiệu quả hơn.
3.5. Đặt hàng
Quản lý tồn kho hiệu quả không chỉ giúp giảm thiểu chi phí mà khi có đơn hàng, kế toán hàng tồn kho cũng không gặp nhiều khó khăn để ra quyết định. Hiện nay, trên thị trường có nhiều hệ thống quản lý hàng tồn kho hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi lượng hàng tồn kho để bán hàng. Khi có đơn hàng, kế toán chỉ cần nhập lượng hàng hóa cần, quét mã vạch để tiến hành đặt hàng.
3.6. Theo dõi tồn kho
Những hệ thống trên cũng được áp dụng để theo dõi tồn kho khi doanh nghiệp phân phối tới nhiều chi nhánh bán hàng khác nhau. Đối với doanh nghiệp lớn có lượng chi nhánh nhiều thì việc áp dụng hệ thống quản lý tồn kho rất quan trọng trong việc theo dõi và kiểm soát lượng hàng hóa tồn kho. Không những vậy, khi phân phối hàng cho chi nhánh thì doanh nghiệp cũng nên có những khóa đào tạo giúp cho trưởng chi nhanh hiểu được inventory là gì và tầm quan trọng của nó với nghiệp vụ bán hàng.
3.7. Tiết kiệm thời gian
Công nghệ ngày nay hiện đại và phát triển nên việc kiểm soát nội bộ quy trình hàng tồn khokhông còn quá khó khăn. Kế toán không cần phải xuống kho hàng ngày để cập nhật số lượng hàng hóa mà chỉ cần thao tác trên hệ thống khi có hàng nhập kho và xuất kho, hệ thống sẽ tự động báo cáo lượng hàng còn lại trong kho. Nhờ sự hỗ trợ của công nghệ trong việc quản lý vận hành inventory mà kế toán hàng tồn kho cũng tiết kiệm được nhiều thời gian.
Tiết kiệm thời gian
3.8. Tiết kiệm chi phí
Quản lý vận hành inventory chưa bao giờ là dễ dàng. Tuy nhiên khi đã quản lý hiệu quả thì doanh nghiệp sẽ dễ dàng biết được mặt hàng nào được ưa chuộng, dễ bán và hàng hóa nào bán chậm. Việc theo dõi danh sách hàng hóa giúp doanh nghiệp loại bỏ những sản phẩm không còn được ưa chuộng, ngưng đầu tư và sử dụng nguồn vốn đó cho những khoản đầu tư khác hiệu quả hơn.
IV. Inventory Turnover có vai trò như thế nào trong quản lý hàng tồn kho
Nếu bạn là một kế toán hàng tồn kho, thuật ngữ “inventory turnover” quan trọng không kém so với khái niệm inventory là gì. Inventory turnover là một thuật ngữ chỉ số vòng quay mà một cửa hàng sẽ thay đổi hay nhập thêm hàng mới và được tính theo chu kỳ.
Trong nghiệp vụ kế toán, vòng xoay hàng tồn kho thường được tính theo chu kỳ 1 năm tuy nhiên hiện nay nhiều doanh nghiệp thường tính theo quý và theo tháng do nhiều đợt hàng khuyến mãi. Nhưng tại sao cửa hàng lại cần quan tâm đến khái niệm vòng quay hàng tồn kho?
4.1. Tại sao cần tính vòng quay hàng tồn kho Inventory Turnover?
Nắm bắt được khái niệm inventory turnover sẽ giúp cho cửa hàng biết được thời gian trung bình cho một đợt hàng, mặt hàng bán chậm và mặt hàng đắt khách. Sau khi tính được chỉ số này, cửa hàng sẽ tính toán được lượng hàng hóa đã nhập về bán hết trong bao nhiêu ngày để lên kế hoạch nhập thêm một cách phù hợp.
Chỉ số vòng quay hàng tồn kho càng cao là một dấu hiệu tốt cho cửa hàng vì nó cho thấy hàng hóa của bạn đang cung cấp phù hợp với nhu cầu người dùng nên lượng mua hàng nhiều. Ngược lại nếu chỉ số này thấp, cửa hàng nên cân nhắc có nên nhập thêm mặt hàng này hay không vì hiện tại doanh số của mặt hàng này không cao.
Tại sao cần tính Inventory Turnover?
Những cửa hàng kinh doanh những hàng hóa theo mùa vụ cần đặc biệt quan tâm đến chỉ số này. Ví dụ, một cửa hàng kinh doanh áo len mùa đông, nếu không tinh toán được chỉ số này mà nhập số lượng quá nhiều vượt ngoài nhu cầu của khách hàng sẽ dẫn đến hàng tồn kho chết vì qua mùa, sản phẩm này sẽ không bán được nữa. Vậy nên nếu bạn là chủ cửa hàng, hãy nắm rõ thuật ngữ inventory là gì để tránh nhầm lẫn hàng tồn kho với hàng “ế” không bán được
4.2. Cách tính vòng quay hàng tồn kho chính xác
Công thức tính Inventory Turnover
Trong đó: Cost of Goods Sold là doanh thu bán hàng trong kỳ
Average Inventories được tính là giá trị tồn kho trung bình được tính bằng công thức
(Gía trị kho đầu kỳ + Gía trị kho cuối kỳ)/2
Ví dụ cửa hàng của bạn đang kinh doanh mặt hàng thời trang, doanh thu cửa hàng một quý thu được 150.000.000 đồng với giá trị tồn kho trung bình khoảng 30.000.000 đồng. Dựa trên công thức trên thì ta có được chỉ số inventory turnover ở mức 5 lần. Tức trong quý vừa rồi, cửa hàng của bạn có 5 vòng quay.
Vậy để biết được trong bao lâu thì cửa hàng nên tiến hành đặt thêm hàng mới, ta lấy số ngày trong một quý tức trung bình 90 ngày/5. Vậy khoảng 18 ngày thì cửa hàng sẽ hết hàng một lần và cần nhập thêm hàng mới. Khi biết được chỉ số inventory turnover rồi, cửa hàng sẽ tính toán để kịp nhập thêm hàng cung ứng cho khách hàng.
4.3. Hệ số vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là tốt?
Thực tế, hệ số vòng quay hàng tồn kho bao nhiêu là tốt còn phụ thuộc vào ngành nghề kinh doanh của cửa hàng. Nếu kinh doanh thời trang, mặt hàng cần thay đổi mẫu mã liên tục thì hệ số quay vòng cao sẽ hỗ trợ việc bán hàng hiệu quả hơn. Tuy nhiên, với những cửa hàng kinh doanh hàng cao cấp như xe hơi, đồ công nghệ thì hệ số quay vòng sẽ thấp hơn tầm 3-4 lần/ năm. Những hàng hóa này thường không có sự cải thiện và thay đổi mẫu mã nhanh như thời trang nên hệ số quay vòng nằm ở mức như vậy là đủ.
Từ đó, ta thấy sẽ không có một con số nhất định bắt buộc cửa hàng của bạn phải đạt được hệ số quay vòng hàng tồn kho nhiêu đó thì mới kinh doanh hiệu quả. Nếu bạn đang kinh doanh hay làm kế toán hàng tồn kho cho một doanh nghiệp, việc của bạn là xem xét lại lịch sử giao dịch và theo dõi trên khoảng 2 – 3 quý để tính toán được hệ số vòng quay hàng tồn kho tốt nhất cho công ty.
Hệ số vòng quay bao nhiêu là chuẩn
Bên cạnh đó, những dịp khuyến mãi, sale hay chương trình quà tặng thì hệ số vòng quay hàng tồn kho cũng sẽ bị ảnh hưởng nhiều. Vì vậy, nếu đã tính toán được chỉ số hiệu quả nhất cho công ty thì việc tính toán chi tiết thêm cho những dịp đặc biệt cũng là việc cần thiết đối với kế toán hàng tồn kho.
V. Cách phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Mỗi doanh nghiệp sẽ có những phương pháp hạch toán hàng tồn kho khác nhau phụ thuộc vào loại hình kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, khi làm nghiệp vụ kế toán hàng tồn kho thì bạn sẽ thường bắt gặp 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Phương pháp kê khai thường xuyên và Phương pháp kiểm kê định kỳ.
5.1. Phương pháp kê khai thường xuyên (KKTX)
Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp theo dõi, phản ánh, cập nhật liên tục mọi sự tăng giảm của lượng hàng lưu trữ trong kho. Trong trường hợp có nhập thêm nguyên vật liệu hay xuất bán thành phẩm, mọi sự thay đổi đều được kế toán hàng tồn kho ghi chép lại vào sổ kế toán.
Khi thực hiện phương pháp kê khai này thì kế toán luôn nắm bắt được tình hình thực tế trong kho để xử lý tình huống khi có vấn đề phát sinh. Vào cuối kỳ, kế toán hàng tồn kho chỉ cần đối chiếu số lượng thực tế tại kho với số lượng trong sổ kế toán, hai số liệu này phải khớp với nhau nếu chưa khớp thì kế toán hàng tồn kho cần tìm hiểu nguyên nhân và giải quyết.
Kế toán theo dõi tại kho
Đối tượng sử dụng: Các doanh nghiệp sản xuất, lắp đặt, công nghiệp,…
Ưu điểm: Cập nhật nhanh chóng số lượng hàng tồn kho để vận hành inventory hiệu quả. Bên cạnh này, kế toán hàng tồn kho sẽ cập nhật được tình hình liên tục và tránh sai sót số liệu không đáng có.
5.2. Phương pháp kiểm kê định kỳ (KKĐK)
Phương pháp kiểm kê định kỳ không cập nhật liên tục tình hình tồn kho mà quan tâm nhiều hơn đến giá trị tồn kho cuối kỳ của hàng tồn kho trên sổ kế toán tổng hợp. Ở phương pháp này, kế toán hàng tồn kho không cần trực tiếp có mặt tại kho 24/24 để kiểm kê, cập nhật, bạn chỉ cần thực hiện công tác kiểm kê vào cuối mỗi kỳ. Sau khi kiểm kê cuối kỳ, kế toán hàng tồn kho tổng hợp vào tài khoản tồn kho vào đầu kỳ và cuối mỗi kỳ.
Sử dụng mã vạch phục vụ kiểm kê
Đối tượng: Doanh nghiệp kinh doanh nhiều mặt hàng, nhiều chủng loại hàng hóa cung cấp đơn hàng liên tục và có số lượng biến động theo từng đơn hàng.
Ưu điểm: Đơn giản hơn, tiết kiệm thời gian và giảm nhẹ một phần công việc hạch toán cho kế toán hàng tồn kho.
VI. Kết luận
Khi thử sức ở vị trí kế toán hàng tồn kho hay đơn giản bạn đang theo dõi những kiến thức về kế toán thì việc hiểu inventory là gì là điều vô cùng cần thiết. Inventory không chỉ những hàng hóa “ế” mà mỗi doanh nghiệp duy trì hàng tồn kho đều có những mục đích riêng của họ. Việc hiểu về những thuật ngữ cũng như cách vận hành, quản lý tồn kho hiệu quả sẽ giúp kế toán hàng tồn kho tránh những rủi ro khi làm việc. Để chi phí inventory ở mức cho phép là một việc không dễ dàng và cần thời gian nên kế toán hàng tồn kho phải đặc biệt quan tâm đến inventory cost để giúp doanh nghiệp phát triển ổn định hơn.
