Vấn đề phát triển và quản lý nguồn nhân lực luôn là bài toán khó và quan trọng trong sự phát triển của mỗi doanh nghiệp. Và Chuyên viên nhân sự chính là những người giải bài toán đó. Đã đến lúc chúng ta cần tìm hiểu kỹ hơn về công việc thú vị này…
Sự phát triển của nền kinh tế ngày nay đi kèm với thách thức không nhỏ với nguồn nhân lực. Để doanh nghiệp bắt kịp thời đại và không bị thụt lùi, nhân sự luôn phải thay đổi và tiến bộ không ngừng và nỗ lực thích nghi với những công nghệ mới. Chính sự phức tạp đó cũng đặt ra vô cùng nhiều thách thức cho vị trí Chuyên viên Nhân sự.
Chuyên viên nhân sự còn được gọi với cái tên là HR Executive. Đây là vị trí có sức cạnh tranh trong thị trường tuyển dụng cao bởi không chỉ mang đến cơ hội phát triển sự nghiệp tốt mà còn được hưởng mức lương khá hấp dẫn. Vậy công việc Chuyên viên nhân sự là gì? Những tiêu chí nào được đặt ra khi tuyển Chuyên viên nhân sự? Yêu cầu về kỹ năng của vị trí này có cao không? Mô tả công việc của Chuyên viên Nhân sự (hay HR Executive) là gì? Hãy cùng đến với bài viết sau để hiểu được câu trả lời nhé!
Mục Lục Bài Viết
I. Chuyên viên Nhân sự – HR Executive là gì?
Công việc của chuyên viên nhân sự là gì?
HR Executive là những người quản lý và điều phối tất cả các nhiệm vụ về nhân sự (HR) cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp cụ thể. Trên thực tế, Chuyên viên Nhân sự giữ vị trí khá cao trong bộ phận nhân sự (tuỳ vào từng đặc thù của mỗi doanh nghiệp mà chức danh này có thể được xếp là HR Manager hay HR Director).
Vậy trách nhiệm của Chuyên viên Nhân sự là gì? Chuyên viên Nhân sự sẽ phụ trách tất cả các chức năng cung ứng, quản lý nguồn nhân lực và quản lý hành chính. Họ đảm bảo chính sách về nhân sự của doanh nghiệp được tuân thủ nghiêm túc và nhất quán từ các CEO đến nhân viên.
Các trách nhiệm khác của Chuyên viên Nhân sự bao gồm chỉ đạo, theo dõi và giám sát các quy trình tuyển dụng ở mọi bộ phận, đào tạo và sa thải các nhân viên và thậm chí là quản lý. Bên cạnh đó, họ cũng giám sát các chương trình về tiền lương, tiền thưởng và phúc lợi cho nhân sự.
Chuyên viên nhân sự cũng có thể làm việc với CEO để lên kế hoạch và xác định chiến lược cho những thay đổi nhân sự quan trọng trong doanh nghiệp, sau đó tiến hành thực hiện các chiến lược đó. Từ việc hiểu được trách nhiệm một Chuyên viên nhân sự là gì, ta có thể mường tượng những đặc điểm của vị trí này. Hãy bắt đầu với bản mô tả công việc của Chuyên viên Nhân sự (hay HR Executive).
II. Mẫu 1 mô tả công việc Chuyên viên Nhân sự
Chuyên viên nhân sự là gì?
1. Mô tả công việc
Để biết được công việc của Chuyên viên nhân sự là gì, chúng ta cần có cái nhìn rộng mở. Tuỳ thuộc vào cách quản trị và văn hóa của từng doanh nghiệp, tổ chức mà công việc của Chuyên viên Nhân sự có thể từ đơn giản đến phức tạp. Nhưng về cơ bản, Chuyên viên Nhân sự là người chịu trách nhiệm cho các hoạt động sau:
- Phối hợp với ban lãnh đạo của doanh nghiệp để lên kế hoạch, xác định chiến lược và các sáng kiến nhân sự đem tới quyền lợi cho doanh nghiệp, hướng đến chiến lược dài hạn, tăng năng suất và chất lượng công việc.
- Thực hiện chỉ đạo tất cả các khâu và thủ tục tuyển dụng, lên kế hoạch và trực tiếp đào tạo cho nhân viên mới.
- Liên tục đưa ra các hướng dẫn, định hướng, cập nhật cho cán bộ nhân viên doanh nghiệp về các chính sách và nội quy mới của doanh nghiệp, soạn thảo, quản lý hoặc phê duyệt sổ tay thông tin cho nhân viên và thực hiện các thay đổi, bổ sung khi cần.
- Cân nhắc các yếu tố liên quan để tiến hành bác bỏ hoặc phê duyệt các đề xuất liên quan đến thay đổi chính sách nhân sự, tiền lương, tiền thưởng và điều kiện phúc lợi của nhân viên…
- Theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp, trên cơ sở bám sát đặc thù về môi trường làm việc và văn hóa công ty, đảm bảo được tính tích cực và hiệu quả.
- Hợp tác, xúc tiến và chỉ đạo các hoạt động nhân sự cụ thể với quản lý của các bộ phận, phòng ban trong công ty.
- Thường xuyên gặp gỡ, trao đổi với nhân viên để đánh giá công việc và tiến độ thực hiện, thảo luận về các vấn đề phát sinh và tìm ra cách khắc phục.
- Thúc đẩy và khuyến khích một môi trường làm việc, văn hóa doanh nghiệp theo hướng tích cực, cởi mở, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi nói về công việc.
- Quản lý và tiến hành giám sát các nhân viên nhân sự khác trong bộ phận, đảm bảo việc họ đã được phân công và thực hiện các nhiệm vụ phù hợp.
- Chuyên viên nhân sự cần có hiểu biết và tuân thủ luật lao động, bảo hiểm…
2. Trách nhiệm
- Thu thập và xử lý các dữ liệu về nhân sự, đồng thời tiếp nhận các nhu cầu về nhân sự của các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp để xử lý, đưa ra đề xuất tuyển dụng nhân sự.
- Thực thi quy trình tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ Setup các buổi phỏng vấn, tham gia làm thư ký của buổi phỏng vấn tuyển chọn nhân sự.
- Thu thập các dữ liệu về quá trình đánh giá năng lực của các nhân viên trong các phòng ban chức năng khác nhau, đưa ra các đề xuất xây dựng và đào tạo cho nhân viên mới, nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên cũ.
- Làm kế hoạch đào tạo, dự trù chi phí, Setup buổi đào tạo và thực hiện đánh giá tổng quan sau khóa học.
- Tiếp nhận các ý kiến và đề xuất về chế độ lương thưởng, các quy định chính sách, chế độ đãi ngộ từ các cá nhân khác nhau trong doanh nghiệp. Đề xuất và xúc tiến hướng giải quyết cho quản lý.
- Thực thi việc sửa đổi các quy trình, chính sách, chế độ đãi ngộ, thưởng phạt hợp lý trong quy chế doanh nghiệp sau khi có các quyết định.
- Kiểm soát tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, tỷ lệ tuyển dụng nhân lực thành công.
- Tiến hành đánh giá và kiểm tra nhân viên tổng thể theo biểu mẫu hằng quý hoặc năm.
- Ghi chép, kiểm soát các nguồn ngân sách được sử dụng của phòng Nhân sự.
3. Quyền hạn
Chuyên viên Nhân sự (hay HR Executive) là vị trí chịu trách nhiệm thực thi các kế hoạch liên quan tới nhân sự đã được đề ra, tổng hợp dữ liệu báo cáo, từ đó đưa ra các đề xuất phát triển nhân sự cho bản kế hoạch nhân sự chung của cả doanh nghiệp.
4. Báo cáo uỷ quyền
Mô tả công việc của Chuyên viên Nhân sự (hay HR Executive) cho thấy đây hoàn toàn là một công việc có đặc thù riêng và khá quan trọng cho mỗi doanh nghiệp. Những quyết định được đưa ra từ bộ phận này ảnh hưởng rất lớn tới chất lượng nhân sự. Do đó, trừ phi có yêu cầu của các cấp quản lý cao hơn có liên quan hoặc thỏa thuận hợp pháp từ trước, Chuyên viên Nhân sự (hay HR Executive) không được uỷ quyền cho người nào khác thực hiện công việc của mình.
5. Tiêu chuẩn ứng tuyển
- Tốt nghiệp các ngành học có liên quan đến các lĩnh vực như Nhân lực, Xã hội, Con người, Quản trị.
- Có kinh nghiệm ít nhất 6 tháng làm việc tại một vị trí chuyên viên nhân sự của một doanh nghiệp hoặc đã từng làm qua các vị trí tương đương.
- Thành thạo sử dụng tin học văn phòng (MS Word, MS Powerpoint, MS Excel).
- Để vượt qua vòng tuyển Chuyên viên nhân sự cần có hiểu biết nhất định luật về lao động.
- Tính cách hòa đồng, thân thiện, vui vẻ, có trí nhớ tốt, khả năng tư duy Logic.
- Thành thạo tiếng Anh là 1 lợi thế của Chuyên viên Nhân sự.
6. Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển Chuyên viên Nhân sự
- Là một Chuyên viên Nhân sự, bạn có thể làm một bài đăng tuyển dụng nhân sự cho một trong số các vị trí sau được không: vị trí nhân viên kinh doanh, vị trí thực tập sinh Marketing hoặc vị trí trưởng phòng Nhân sự?
- Bạn đã từng có mâu thuẫn với đồng nghiệp chưa? Nếu có, bạn đã làm gì để giải quyết mâu thuẫn ấy? Nếu không thì trước đây bạn có làm gì để giúp 2 người đồng nghiệp nào đó của mình thoát khỏi xung đột không?
- Trong quá trình phỏng vấn cho vị trí Nhân viên Kinh doanh, phẩm chất nào khiến bạn cảm thấy ứng viên phù hợp với vị trí đó?
- Bạn hãy kể cho chúng tôi kinh nghiệm bạn đã trải qua khi thực hiện 1 kế hoạch về nhân sự mà bạn đã làm cho doanh nghiệp trước, với nhiều thời gian và kinh nghiệm nhất. Điều gì khiến bạn tâm đắc nhất và bài học qua đó là gì?
7. Download bản mô tả công việc Chuyên viên Nhân sự
Bản mô tả công việc Chuyên viên Nhân sự
III. Mẫu 2 mô tả công việc Chuyên viên Nhân sự
Mô tả công việc chuyên viên nhân sự
1. Mô tả công việc
Để biết được công việc của Chuyên viên nhân sự là gì, chúng ta cần có cái nhìn rộng mở. Tuỳ thuộc vào cách quản trị và văn hóa của từng doanh nghiệp, tổ chức mà công việc của Chuyên viên Nhân sự có thể từ đơn giản đến phức tạp. Nhưng về cơ bản, Chuyên viên Nhân sự là người chịu trách nhiệm cho các hoạt động sau:
- Phối hợp với ban lãnh đạo của doanh nghiệp để lên kế hoạch, xác định chiến lược và các sáng kiến nhân sự đem tới quyền lợi cho doanh nghiệp, hướng đến chiến lược dài hạn, tăng năng suất và chất lượng công việc.
- Thực hiện chỉ đạo tất cả các khâu và thủ tục tuyển dụng, lên kế hoạch và trực tiếp đào tạo cho nhân viên mới.
- Liên tục đưa ra các hướng dẫn, định hướng, cập nhật cho cán bộ nhân viên doanh nghiệp về các chính sách và nội quy mới của doanh nghiệp, soạn thảo, quản lý hoặc phê duyệt sổ tay thông tin cho nhân viên và thực hiện các thay đổi, bổ sung khi cần.
- Cân nhắc các yếu tố liên quan để tiến hành bác bỏ hoặc phê duyệt các đề xuất liên quan đến thay đổi chính sách nhân sự, tiền lương, tiền thưởng và điều kiện phúc lợi của nhân viên…
- Theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình làm việc của nhân viên trong doanh nghiệp, trên cơ sở bám sát đặc thù về môi trường làm việc và văn hóa công ty, đảm bảo được tính tích cực và hiệu quả.
- Hợp tác, xúc tiến và chỉ đạo các hoạt động nhân sự cụ thể với quản lý của các bộ phận, phòng ban trong công ty.
- Thường xuyên gặp gỡ, trao đổi với nhân viên để đánh giá công việc và tiến độ thực hiện, thảo luận về các vấn đề phát sinh và tìm ra cách khắc phục.
- Thúc đẩy và khuyến khích một môi trường làm việc theo hướng tích cực, cởi mở, nơi nhân viên cảm thấy thoải mái khi nói về công việc.
- Quản lý và tiến hành giám sát các nhân viên nhân sự khác trong bộ phận, đảm bảo việc họ đã được phân công và thực hiện các nhiệm vụ phù hợp.
- Chuyên viên nhân sự cần có hiểu biết và tuân thủ luật lao động, bảo hiểm…
2. Các công việc chính
- Thu thập và xử lý các dữ liệu về nhân sự, đồng thời tiếp nhận các nhu cầu về nhân sự của các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp để xử lý, đưa ra đề xuất tuyển dụng nhân sự.
- Thực thi quy trình tuyển dụng nhân sự, hỗ trợ Setup các buổi phỏng vấn, tham gia làm thư ký của buổi phỏng vấn tuyển chọn nhân sự.
- Thu thập các dữ liệu về quá trình đánh giá năng lực của các nhân viên trong các phòng ban chức năng khác nhau, đưa ra các đề xuất xây dựng và đào tạo cho nhân viên mới, nâng cao năng lực cho đội ngũ nhân viên cũ.
- Làm kế hoạch đào tạo, dự trù chi phí, Setup buổi đào tạo và thực hiện đánh giá tổng quan sau khóa học.
- Tiếp nhận các ý kiến và đề xuất về chế độ lương thưởng, các quy định chính sách, chế độ đãi ngộ từ các cá nhân khác nhau trong doanh nghiệp. Đề xuất và xúc tiến hướng giải quyết cho quản lý.
- Thực thi việc sửa đổi các quy trình, chính sách, chế độ đãi ngộ, thưởng phạt hợp lý trong quy chế doanh nghiệp sau khi có các quyết định.
- Kiểm soát tỷ lệ nhân sự nghỉ việc, tỷ lệ tuyển dụng nhân lực thành công.
- Tiến hành đánh giá và kiểm tra nhân viên tổng thể theo biểu mẫu hằng quý hoặc năm.
- Ghi chép, kiểm soát các nguồn ngân sách được sử dụng của phòng Nhân sự.
3. KPI công việc
- Tổng số CV / đợt tuyển dụng
- Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu
- Chỉ số hiệu quả quảng cáo tuyển dụng
- Thời gian để tuyển nhân viên
- % ứng viên/phí tuyển dụng
- Chỉ số hiệu quả các nguồn tuyển dụng
4. Quyền hạn
Chuyên viên Nhân sự (hay HR Executive) là vị trí chịu trách nhiệm thực thi các kế hoạch liên quan tới nhân sự đã được đề ra, tổng hợp dữ liệu báo cáo, từ đó đưa ra các đề xuất phát triển nhân sự cho bản kế hoạch nhân sự chung của cả doanh nghiệp.
5. Yêu cầu công việc
Dựa vào Mô tả công việc của Chuyên viên Nhân sự (hay HR Executive), một người làm ở vị trí này cần đáp ứng được các tiêu chí như sau:
- Bằng cử nhân hoặc Thạc sĩ về Nhân sự, Hành chính, Luật, Quản trị kinh doanh hoặc lĩnh vực liên quan.
- Hơn 5 năm kinh nghiệm trong quá trình quản lý nhân sự.
- Kỹ năng phân tích, hoạch định và giải quyết vấn đề hiệu quả.
- Khả năng lãnh đạo.
- Trung thực và đáng tin cậy.
- Có kinh nghiệm và kỹ năng trong toàn bộ quá trình hòa giải và giải quyết xung đột.
- Thái độ tích cực, có thể thúc đẩy và truyền cảm hứng cho nhân sự của doanh nghiệp.
- Khả năng quản lý sự căng thẳng và đưa ra những quyết định quan trọng trong điều kiện áp lực.
- Kỹ năng lắng nghe tích cực, chu đáo trong công việc, có khả năng thấu hiểu, đồng cảm.
- Thành thạo tin học, Microsoft Office và các phần mềm hỗ trợ công việc, trong đó bao gồm cả công cụ quản lý nhân sự HRIS.
- Kỹ năng giao tiếp, tương tác với mọi người và khả năng truyền đạt tốt sẽ là lợi thế trong vòng tuyển Chuyên viên Nhân sự
- Có tầm nhìn.
6. Những năng lực liên quan
* Knowledge
- Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ
- Trình độ ngôn ngữ
- Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)
* Skill
- Kỹ năng giao tiếp
- Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
- Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
- Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
- Tư duy tập trung vào kết quả
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
- Tự học, tự trau dồi
* Attitude – Tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén
7. Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển Chuyên viên Nhân sự
- Hãy nói về mức độ cập nhật thường kiến thức của bạn về luật lao động?
- Bạn có đang sử dụng bất kỳ phần mềm hay ứng dụng nào để hỗ trợ cho công việc làm Chuyên viên Nhân sự ở doanh nghiệp cũ không? Hãy giới thiệu một số phần mềm tốt và ứng dụng bạn đã trải nghiệm để hỗ trợ công việc quản lý nguồn nhân lực.
- Thế nào là một lộ trình của người đang làm ứng viên đi lên chức quản lý?
- Chúng tôi muốn xây dựng giờ làm việc linh hoạt cho toàn doanh nghiệp, bạn có đề xuất gì vào chiến lược nguồn nhân lực để đạt được mục tiêu này.
- Chúng tôi đang hướng tới mục tiêu cải thiện chế độ phúc lợi cho nhân viên trong doanh nghiệp, nếu là một Chuyên viên Nhân sự thì đề xuất của bạn là gì?
- Theo bạn thì yếu tố nào quan trọng nhất giúp nhân viên thỏa mãn nhu cầu cơ bản và lợi ích của họ?
- Một bảng đáng giá năng lực và công việc của nhân viên sẽ bao gồm những phần nào? Bạn có thể nêu ra một số tiêu chí chung để đánh giá một nhân viên đã đạt tiêu chuẩn được không? Nêu cách bạn tổng hợp, đánh giá và đưa ra kết quả.
8. Download bản mô tả công việc Chuyên viên Nhân sự
Bản mô tả công việc Chuyên viên Nhân sự
IV. Kết luận
Để trở thành một Chuyên viên Nhân sự thành công, bạn cần phải trang bị cho mình khá nhiều kỹ năng và năng lực quan trọng. Mong rằng bài viết này đã đem tới cho bạn những thông tin bổ ích nhất. Chúc bạn thành công!
