Trong lĩnh vực nhà hàng – khách sạn, khái niệm coordinator bạn không thể không biết. Ngày nay, coordinator còn xuất hiện trong nhiều lĩnh vực kinh doanh và các mối quan hệ làm ăn.
Nhân viên đang hoạt động và làm việc trong lĩnh vực nhà hàng khách sạn chắc cũng không quá xa lạ với khái niệm Coordinator. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp nói chung thì dường như chưa nhiều người biết Coordinator là gì. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn đi tìm hiểu coordinator là gì, project coordinator, event coordinator, sales coordinator, marketing coordinator có nhiệm vụ như thế nào? Tầm ảnh hưởng cũng như vai trò của coordinator trong quá trình hoạt động tại các doanh nghiệp.
Chức vụ Coordinator là gì?
Mục Lục Bài Viết
I. Coordinator là gì?
Bài viết trước tiên sẽ đi tìm hiểu Coordinator là gì? Coordinator là khái niệm được dùng để nói tới những người có công việc điều phối hay là điều phối viên. Họ đảm nhận nhiệm vụ giám sát và phối hợp với các nhân viên nhân sự khác giải quyết và hoàn thành công việc theo phương diện tốt nhất.
Do nhu cầu cuộc sống con người ngày càng được mở rộng và phát triển thêm nhiều ngành nghề mới nên coordinator được phân nhỏ ra thành các chức vụ quan trọng như: Sales Coordinator, Marketing Coordinator, Project Coordinator, Event Coordinator và F&B Coordinator,…
Với mỗi chức vụ Coordinator, họ sẽ có những công việc chuyên môn theo những bộ phận khác nhau nhưng nhìn chung công việc của vị trí Coordinator sẽ gắn liền đến hoạt động điều phối, giám sát, quản lý những vấn đề của nhà hàng khách sạn hay doanh nghiệp và phục vụ cho hoạt động tăng sức hút từ phía khách hàng và thúc đẩy công ty phát triển.
II. Khám phá vị trí công việc Sales Coordinator
1. Thu thập, xử lý thông tin từ các bộ phận trong doanh nghiệp
Công việc của Sales Coordinator là gì? Làm việc thường xuyên cùng bộ phận quản lý để có góc nhìn tổng quát, khách quan về các mục tiêu, ngân sách và kỳ vọng bán hàng trong một kỳ. Sales Coordinator đảm nhận trách nhiệm tổng hợp và tìm kiếm thông tin về tình trạng các đơn đặt hàng tại từng chi nhánh khác nhau cùng với bản báo cáo số lượng doanh thu đạt được.
Việc làm đó giúp cho Sales Coordinator có cách phân tích và điều phối công việc thích hợp cho từng hoàn cảnh của doanh nghiệp. Bên cạnh đó, Sales Coordinator nên cần tự lưu trữ những hồ sơ dữ liệu bán hàng chính xác của công ty để những nguồn nhân lực khác có cách xây dựng và nâng cao các chiến lược ở thời điểm tương lai.
2. Tạo ra những mối quan hệ ngoài doanh nghiệp
Sales Coordinator có thể được coi như là gương mặt đại sứ của doanh nghiệp, bởi lẽ họ luôn phải giữ mối liên lạc thường xuyên tới các đơn vị phân phối, đại diện công ty và những khách hàng thân thiết để giải đáp tất cả thắc mắc và vấn đề liên quan đến quá trình kinh doanh.
Vị trí Sales Coordinator có nhiệm vụ như một nhà đàm phán: giữ mối quan hệ tốt với các đối tác và các nhà cung cấp, đảm bảo điều khoản hợp đồng có lợi ích cho tương lai của doanh nghiệp.
3. Nghiên cứu, phân tích thị trường
Việc làm quen thuộc với Sales Coordinator đó là phối hợp với bộ phận Marketing để đưa ra những kế hoạch cho việc duy trì mối quan hệ với người tiêu dùng của công ty. Mối liên kết ấy tương tác thường xuyên sẽ trở nên mật thiết và chặt chẽ. Điều này hỗ trợ cung cấp các dữ liệu bán hàng, cùng team Marketing định hướng xu hướng doanh thu tăng trưởng và lựa chọn được nhiều sản phẩm ở nhiều nơi khác nhau.
Ngoài ra, Sales Coordinator cũng cần tìm hiểu và phân tích các yêu cầu của thị trường cũng như mong muốn của khách hàng để có thể chủ động tiếp thị tới những khách hàng tiềm năng, tạo sức hút và quan tâm họ trở thành khách hàng thân thiết của doanh nghiệp. Đồng thời, tạo dựng và biết cách mở rộng mối quan hệ mới có thể có cơ hội giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ đến gần hơn tới những đối tượng khách hàng mục tiêu khác theo kế hoạch chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp và định hướng phát triển của công ty.
4. Xem xét, đánh giá chất lượng sản phẩm
Một công việc nữa của Sales Coordinator luôn đảm nhiệm là theo dõi tình hình và đánh giá chất lượng hàng hóa dựa trên những bài khảo sát, nghiên cứu người tiêu dùng. Việc này giúp họ có tầm nhìn đúng đắn và tổng quát các vấn đề liên quan đến sản phẩm như: điểm mạnh, điểm yếu,…. Từ đó, đề ra phương hướng cải thiện và nâng cao chất lượng sản phẩm.
Khám phá công việc của vị trí Sales Coordinator
III. Khám phá vị trí công việc Event Coordinator
Công việc của Event Coordinator là gì? Event Coordinator là nhân viên điều phối tổ chức các hoạt động sự kiện để đảm bảo các công việc theo dõi chung vấn đề diễn ra trong sự kiện ấy, gồm có: quản lý chuỗi cung ứng cho nhà hàng khách sạn. Những nhà hàng, khách sạn nhận càng nhiều các sự kiện, hội nghị thì sự xuất hiện và vai trò của Event Coordinator là vô cùng quan trọng. Event Coordinator nhin chung sẽ phải thực hiện các công việc sau:
- Lập ý tưởng và thiết kế kế hoạch cho các hoạt động diễn ra trong nhà hàng, khách sạn, sự kiện, hội nghị, team building, sales & marketing, buổi tham quan của nhân viên,…
- Tham gia vào quá trình sản xuất và phân phát những tài liệu thuộc marketing như tờ rơi, thư mời, thông cáo báo chí, thông báo sự kiện,… đồng thời sắp xếp các phương tiện đi lại và vận chuyển.
- Lên kế hoạch và tổ chức setup sự kiện, đề ra phương án giải quyết vấn đề để bảo toàn cho sự kiện diễn ra đúng kế hoạch và không xảy ra bất cứ sự cố ngoài mong muốn nào.
IV. Khám phá vị trí công việc Marketing Coordinator
Marketing Coordinator có mối quan hệ chặt chẽ với Sales Coordinator qua những công việc đóng góp không nhỏ cho doanh nghiệp:
- Tham gia tổ chức, điều phối công việc theo mức độ quan trọng, giám sát các dự án để đảm bảo quy trình và các bộ phận trong doanh nghiệp hoạt động liền mạch, không bị ngắt quãng.
- Trợ giúp thiết kế timeline cho dự án, theo dõi công việc, cập nhật tiến trình công việc diễn ra.
- Hỗ trợ các dự án bằng việc tương tác cùng với bộ phận khác.
- Đánh giá và đảm bảo các ấn phẩm đạt chất lượng như giấy ưu đãi, catalogue,… và các sản phẩm bản điện tử như: trang web, facebook, newsletter,…
- Đàm phán với bên cung cấp nguyên liệu để có được mức giá tốt nhất cho doanh nghiệp, thường xuyên kiểm tra tình trạng và chất lượng các đơn hàng,…
Những công việc thú vị của Marketing Coordinator
V. Khám phá vị trí công việc F&B Coordinator
F&B Coordinator được xem như là thư ký của giám đốc bên bộ phận ẩm thực. F&B Coordinator có trách nhiệm giúp đỡ giám đốc bên bộ phận ẩm thực các công việc hàng ngày diễn ra trong khách sạn.
- Giúp đỡ giám đốc bộ phận ẩm thực các vấn đề hành chính sự nghiệp, hoạt động vận hành hàng ngày và tổ chức, quản lý hệ thống hồ sơ.
- Báo cáo, truyền đạt tất cả các thông tin từ chỉ thị của giám đốc bộ phận ẩm thực tới các nhân viên đang làm việc trong bộ phận đó hoặc có liên quan và ngược lại.
- Đảm bảo các hồ sơ thông tin, tài liệu và dữ liệu quản lý được bảo mật.
- Giải quyết và theo dõi tiến độ các đơn đặt hàng, chính sách ưu đãi, kế hoạch đào tạo nhân sự, thư điện tử, cuộc gọi,… tại bộ phận ẩm thực.
- Kiểm soát hệ thống hồ sơ liên quan tới bộ phận ẩm thực, quy trình cung cấp các nguyên vật liệu tới công ty và quá trình vận chuyển dịch vụ hay sản phẩm tới tay khách hàng.
- Thực hiện công việc lên ý tưởng cho thực đơn mới cho các sự kiện của doanh nghiệp yêu cầu.
- Hợp tác với bộ phận tài chính để tiến hành báo các các vấn đề ngân sách, dự trù vốn theo từng năng, từng quý, từng tháng,…
VI. Kết luận
Từ những thông tin trên, bạn đã có cái nhìn và kiến thức cơ bản về Coordinator là gì và tìm hiểu thêm được các khái niệm như Sales Coordinator, Marketing Coordinator, Project Coordinator, Event Coordinator. Với những dữ liệu này, bạn có lẽ sẽ tìm thấy được bản thân mình hứng thú với vị trí nào và biết cách phát triển chức vụ Coordinator một cách hợp lý.
