Tin học văn phòng là một kỹ năng cơ bản đối với tất cả người tìm việc trong thời đại hiện nay. Am hiểu và thành thạo các kỹ năng trong tin học văn phòng chính là một điểm mạnh. Bài viết này hướng dẫn bạn cách chuyển file excel sang pdf đơn giản nhất
Tin học văn phòng là một kỹ năng cơ bản đối với tất cả người tìm việc trong thời đại hiện nay. Am hiểu và thành thạo các . chính là một điểm mạnh. Bài viết này mangtuyendung sẽ hướng dẫn bạn cách chuyển file excel sang pdf giữ nguyên định dạng đơn giản và hiệu quả nhất.
Mục Lục Bài Viết
I. Chuyển file Excel sang định dạng PDF để làm gì?
Chuyển file Excel sang định dạng PDF để làm gì?
File PDF là định dạng tập tin tài liệu có đuôi .PDF và hiện nay được sử dụng rộng rãi. Do những ưu điểm của tập tin lưu trữ ở định dạng PDF là giữ lại được định dạng mỗi khi chia sẻ và mở trên nhiều thiết bị khác nhau nên định dạng này được người dùng sử dụng rộng rãi. Bên cạnh đó, ở trên máy tính, điện thoại và nhiều thiết bị di động khác hiện nay đều mặc định hỗ trợ đọc định dạng PDF thay vì trình soạn thảo Word hoặc phần mềm tính Excel hay phần mềm tạo slide PowerPoint một cách dễ dàng. Nhiều người thường dùng cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng để bảo toàn cách trình bày của các file thống kê trong bảng tính của họ. Vậy những cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng là gì? Cách thao tác thực hiện như thế nào?
II. Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng Save As ngay trên Excel
Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng Save As ngay trên Excel
Với phiên bản Excel 2010 trở đi, công cụ Save As đã cập nhật thêm tùy chọn cho phép người dùng lưu file Excel với định dạng PDF. Người dùng chỉ nhấn vào Save As rồi nhấn chọn định dạng .PDF trong Save as type là lưu được.
Nếu dùng bản Excel 2007 hoặc phiên bản cũ hơn nữa mà chưa có tính năng lưu file với định dạng .PDF, người dùng có thể cài đặt thêm phần add-in Microsoft Save as PDF or XPS của Microsoft. Người dùng vào website theo địa chỉ https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=7 sau đó tải file về rồi tiến hành cài đặt chương trình như thông thường.
Sau khi cài đặt hoàn thành khi nhấn vào Save As thì chương trình Excel sẽ hiển thị tùy chọn là PDF or XPS. Nhấn vào và chọn định dạng lưu tệp tin là .PDF để lưu là xong. Ngoài ra cũng có cách chuyển file excel sang pdf bằng phương pháp trực tuyến dưới đây.
III. Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng phương pháp trực tuyến
Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng phương pháp trực tuyến
1. Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng Convert Excel sang PDF trên PDFCandy
Bước 1:
Tại giao diện của trang nhấn chọn Choose file để tải file Excel có sẵn trên máy tính hay nhấn vào các biểu tượng Drive, Dropbox để thực hiện tải file từ các dịch vụ lưu trữ đám mây này.
Bước 2:
Khi quá trình chuyển đổi tiến hành xong người dùng sẽ thấy định dạng file PDF với các thông tin của file ở kèm phía dưới như kích thước file, số trang file, có sử dụng mật khẩu hay không,…
2. Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng PDFConvert
Bước 1:
Tại giao diện của trang PDFConvert người dùng nhấn vào Choose Excel file để thực hiện tải file Excel hoặc kéo và thả tập tin vào giao diện. Ngoài ra cũng có thể tải file len từ Drive, Dropbox hoặc paste URL file Excel vào giao diện của website.
Bước 2:
Sau khi chuyển đổi người dùng sẽ thấy được nút Download để tải xuống file và các tùy chọn để tải file lên những dịch vụ lưu trữ đám mây như Drive, Dropbox.
3. Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng Convertio
Bước 1:
Dịch vụ này cho phép người dùng lựa chọn thực hiện chuyển file Excel với định dạng xls sang định dạng .pdf với phiên bản Excel 2003, hay file Excel với định dạng xlsx sang định dạng .pdf với phiên bản Excel 2007 trở lên. Chúng ta lựa chọn định dạng file nguồn là xls hoặc xlsx để thực hiện chuyển và file đích là PDF.
Bước 2:
Tiếp đến lựa chọn tải file Excel từ máy tính hoặc từ những dịch vụ lưu trữ trực tuyến. Khi chuyển sang giao diện mới, nhấn vào Add more files để tiếp tục tải thêm file chuyển đổi nếu muốn, sau đó nhấn Convert để thực hiện chuyển đổi. Sau khi kết thúc nhấn vào nút Download để thực hiện tải xuống.
4. Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng ilovepdf
Bước 1:
Tại giao diện trang nhấn nút Select Excel files hoặc lựa chọn các file trên các dịch vụ lưu trữ đám mây.
Bước 2:
Nhấn vào nút Convert PDF để tiến hành chuyển đổi tập tin. Sau khi chuyển xong người dùngsẽ thấy nút Download PDF, nhấn vào đó để tải file về máy tính.
5. Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng Google Drive
Với cách này người dùng chỉ cần tải file Excel lên Google Drive, sau đó thực hiện lựa chọn định dạng lưu mới cho là PDF.
6. Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng Cute PDF Writer
Trước tiên, bạn tải phần mềm Cute PDF Writer và PS2PDF Converter để cài đặt trên máy tính
- Bước 1: Mở file Excel muốn chuyển đổi, click biểu tượng màu xanh góc trên bên trái, nhấn chọn Print hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl+P.
- Bước 2: Khi hộp thoại Print mở ra, chọn CutPDF Writer trong mục Name và nhấn OK
- Bước 3: Quá trình chuyển đổi diễn ra, khi kết thúc người dùng chọn nơi lưu file PDF là xong.
7. Cách chuyển file Excel sang PDF giữ nguyên định dạng bằng Smallpdf
Bước 1:
Người dùng click vào link phía trên để vào trang chủ của Smallpdf, click Choose file để tải file Excel cần chuyển đổi sang PDF.
Ngay sau đó dịch vụ tiến hành chuyển file Excel sang PDF. Tốc độ chuyển và thời gian chuyển sẽ phụ thuộc vào dung lượng và số trang trong file Excel.
Bước 2:
Kết quả người dùng sẽ có các tùy chọn như tải file PDF xuống máy tính, gửi đến email, tải lên những dịch vụ lưu trữ đám mây như Google Drive, Dropbox.
IV. Lưu file Excel với định dạng PDF trong Excel 2010 2013 2016
Lưu file Excel với định dạng PDF trong Excel 2010 2013 2016
Trong các phiên bản khác nhau của Microsoft Excel từ 2010 đến nay có hỗ trợ người dùng lưu file dưới dạng PDF dễ dàng và hoàn toàn miễn phí.
Cách chuyển file excel sang pdf thực hiện như sau:
Bước 1:
Người dùng cần thiết lập nội dung bảng tính cho vừa chiều của một trang giấy. Việc này giúp nội dung mà bạn đã tạo sẽ được chuyển đổi liền mạch, đầy đủ trên mỗi trang PDF.
Thực hiện căn chỉnh trong mục Page Setup và có thể xem trang in ở chế độ Print Preview của Excel trước khi thực hiện lưu dưới dạng PDF
Bước 2:
Người dùng bấm phím F12 để mở ra cửa sổ Save As. Trong cửa sổ này bạn chọn định dạng lưu file là PDF trong phần Save as Type.
Bước 3:
Thiết lập các lựa chọn nếu có nhiều các lựa chọn trong việc chuyển tệp PDF bằng cách nhấn vào nút option thuộc cửa sổ Save as.
Trong các tùy chọn này cần chú ý các nội dung sau:
Page range: là phạm vi số trang PDF đang cần tạo
- All: chọn tất cả các vùng, các trang
- Page(s): chỉ lựa chọn số lượng trang nhất định
Publish what: là những nội dung xuất ra file PDF sẽ được lấy ở sheet nào, vùng nào
- Selection: chỉ vùng được chọn ở trong 1 sheet được chọn
- Active sheet: chọn chuyển đổi toàn bộ các vùng trong sheet được chọn
- Entire workbook: chuyển đổi toàn bộ các sheet trong file excel
Sau đó chỉ cần nhấn OK là người dùng đã có được file PDF như ý muốn.
V. Kết
Cách chuyển file Excel sang PDF có thể được thực hiện bằng rất nhiều những phương pháp khác nhau. Người dùng có thể thực hiện chuyển Excel sang PDF qua công cụ Save As của Excel, hoặc sử dụng các công cụ hỗ trợ chuyển đổi trực tuyến. Hầu hết người dùng máy tính hiện nay đều có xu hướng là chuyển các dạng tài liệu như chuyển ảnh sang PDF, excel, powerpoint, canva và chuyển file word sang PDF, do PDF có dung lượng nhẹ hơn, chứa được nhiều những loại nội dung như biểu đồ, video,…, tạo sự thuận tiện hơn cho việc gửi, chia sẻ qua email,…
