Thư ký dường như là một công việc không mấy xa lạ với mọi người, nhưng để hiểu rõ về công việc của thư ký là gì hay muốn tìm biểu mẫu mô tả cụ thể nghiệp vụ thư ký thì cùng mangtuyendung tìm hiểu ngay sau đây.
Thư ký là một công việc mơ ước của nhiều người. Vậy thư ký là gì? Để hiểu hơn về công việc của thư ký là gì và các nghiệp vụ thư ký là gì? Hay những năng lực để trở thành một thư ký chuyện nghiệp thì mời bạn đón đọc bài viết dưới đây! Chúng tôi sẽ cung cấp cả bản mô tả công việc thư ký chi tiết để các bạn tham khảo.
Mục Lục Bài Viết
I. Thư ký là gì?
Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công việc hỗ trợ việc quản lý, sắp xếp hồ sơ, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan đến giấy tờ, soạn thảo văn bản, làm các công việc tạp vụ hành chính, tổ chức cuộc họp, tiếp khách, lên lịch trình và các kế hoạch cho giám đốc.
II. Mô tả công việc của Thư ký giám đốc
1. Nghiệp vụ Thư ký giám đốc
- Sắp xếp các lịch làm việc, lịch công tác, tổ chức các cuộc họp, hội nghị, ghi chép và tổng hợp các nội dung trong cuộc họp cho giám đốc.
- Chuẩn bị các tài liệu và thu thập những thông tin cần thiết theo yêu cầu của Ban Giám đốc.
- Truyền đạt lại những thông tin của Giám Đốc đến các phòng ban, bộ phận liên quan và gửi phản hồi trực tiếp đến Ban Giám Đốc.
- Thực hiện những công tác hậu cần cho các chuyến công tác của Giám đốc như: đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn, liên hệ với đối tác…
- Gửi hoa và quà vào các dịp lễ, kỷ niệm trong các quan hệ đối nội và đối ngoại của giám đốc.
- Phiên dịch các tài liệu của giám đốc khi có yêu cầu.
- Những công việc khác theo sự chỉ định của giám đốc.
Công việc của thư ký
2. KPI với công việc của Thư ký giám đốc
- Tỷ lệ giải quyết vấn đề ngay từ lần gọi đầu tiên (First Contact Resolution – FCR)
- Số lượng báo cáo định kỳ (tuần, tháng, quý, năm)
3. Yêu cầu với nghiệp vụ Thư ký giám đốc
- Tốt nghiệp Cao đẳng, Đại học chuyên ngành ngôn ngữ Anh, thư ký văn phòng, văn thư lưu trữ, quản trị văn phòng,…
- Thuần thục các kỹ năng tin học văn phòng tốt.
- Có các kỹ năng quản lý hồ sơ, dữ liệu, kỹ năng lên kế hoạch năng động, nhạy bén.
- Thư ký giám đốc phải có tác phong chuyên nghiệp, tự tin, nhanh nhẹn.
4. Những năng lực cần có để trở thành Thư ký giám đốc giỏi
Ngoài những kỹ năng về chuyên môn liên quan đến công việc thì để một thư ký giám đốc chuyên nghiệp còn phải trang bị các kỹ năng mềm khác như xử lý tốt các vấn đề trong công việc, trong giao tiếp hàng ngày với các phòng ban, bộ phận. Bên cạnh đó thư ký giám đốc còn phải có sự mềm dẻo và khéo léo với các nhân viên xung quanh và đặc biệt tránh gây xung đột, cãi vã với các nhân viên khác tại nơi công sở.
Trong một số trường hợp thư ký giám đốc được coi là người tham mưu cho giám đốc. Nghiệp vụ Thư ký giám đốc đòi hỏi bạn có thể đề xuất các giải pháp cho giám đốc, giúp giám đốc giải quyết các vấn đề trong công việc. Chính vì thế, thư ký giám đốc phải có chính kiến riêng của mình và không được thể hiện mình là người ba phải.
Công việc của thư ký
5. Bộ câu hỏi phỏng vấn Thư ký giám đốc
- Bạn hãy kể về những công việc của thư ký trong 1 ngày?
- Hãy nêu quy trình sắp xếp một buổi họp, hội nghị?
- Nêu các quy trình đón tiếp khách khi giám đốc vắng mặt?
- Bạn có sử dụng công cụ gì để hỗ trợ cho công việc của thư ký giám đốc không?
- Cách lưu trữ và sắp xếp các giấy tờ hoặc thông tin của giám đốc như thế nào?
- Bạn có thể soạn thử một Email mời đối tác là công ty X đến dự hội thảo ra mắt sản phẩm mới của công ty chúng tôi được không?
- Hãy tự đánh giá khả năng tin học văn phòng và tiếng Anh của mình như thế nào? Nếu tôi là một vị khách nước ngoài tới sớm 15 phút trước khi buổi họp bắt đầu thì bạn sẽ nói những gì?
- Bạn sẽ chuẩn bị những tài liệu gì cho buổi họp định kỳ của ban lãnh đạo công ty?
6. Download bản mô tả công việc của Thư ký giám đốc tại đây
TẠI ĐÂY
III. Mô tả nghiệp vụ Thư ký văn phòng
1. Các công việc của Thư ký văn phòng
- Giám sát các quy trình quản lý, nội quy công ty bên cạnh đó phải quản lý các loại hồ sơ, tài liệu và dụng cụ trong văn phòng.
- Bảo đảm các thiết bị sử dụng trong văn phòng hoạt động tốt, liên kết với các nhà cung cấp dịch vụ để phục vụ việc bảo trì máy móc, thiết bị, các nhu yếu phẩm khác trong văn phòng.
- Cung cấp đầy đủ các vật dụng cần thiết cho nhân viên mới đến như: chỗ làm việc, máy tính, văn phòng phẩm, card,…
- Tổ chức, sắp xếp lịch trình các cuộc họp, hội nghị.
- Sắp xếp lịch trình công tác cho sếp và lập kế hoạch toàn bộ chuyến đi.
- Thành lập báo cáo chi phí chi tiết cho các chuyến đi và làm thủ tục với bộ phận kế toán.
- Các công việc khác theo chỉ đạo của cấp trên.
Nghiệp vụ thư ký
2. Yêu cầu công việc của Thư ký văn phòng
- Tốt nghiệp Trung cấp hoặc Cao đẳng trở lên chuyên ngành có liên quan tới nghiệp vụ thư ký văn phòng.
- Có khả năng giao tiếp tiếng Anh, kỹ năng tin học văn phòng tốt.
- Có khả năng sắp xếp công việc, lập kế hoạch tốt.
3. Những năng lực cần có để trở thành Thư ký văn phòng giỏi
- Có những kiến thức chuyên môn cần có của một thư ký văn phòng để có thể thành thạo các nghiệp vụ liên quan đến công việc.
- Thư ký văn phòng cần có kỹ năng quản lý tốt để sắp xếp được công việc, thời gian một cách hợp lý.
- Kỹ năng giao tiếp tốt là điều cần thiết của một thư ký vì thư ký là người có rất nhiều mối quan hệ ở trong công việc từ cấp trên đến cấp dưới. Nên thư ký phải điều hoà các mối quan hệ để tránh xảy ra xích mích.
- Thư ký văn phòng cần phải thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng phục vụ cho việc soạn thảo văn bản, hợp đồng, thư mời,…
- Thư ký được xem như một trợ thủ đắc lực của sếp, vì thế để nhìn nhận, tiếp thu và xử lý tốt công việc thì người thư ký phải nhạy bén trong công việc.
- Thư ký văn phòng cần có trí nhớ tốt để tránh bị lãng quên những công việc quan trọng.
- Thư ký văn phòng còn phải có tính độc lập và chính kiến để khi cấp trên vắng mặt thì họ có khả năng thoả thuận với khách hàng,…
- Người thư ký nên có hiểu biết về nhiều mảng kiến thức để có thể trò chuyện với sếp trong bất cứ chuyện gì trong xã hội, tránh làm câu chuyện bị mất tự nhiên.
4. Bộ câu hỏi phỏng vấn Thư ký văn phòng
- Hãy cho biết như thế nào là hình thức của một văn bản hành chính theo đúng quy định ?
- Bạn có biết gì về các quy định hành chính không ?
- Các doanh nghiệp trong và ngoài nước có sự khác nhau về công tác hành chính như thế nào ?
- Ban có biết quản lý và sử dụng con dấu thế nào không? Ai và bộ phận nào được giao nhiệm vụ sử dụng và bảo quản con dấu ?
- Công văn đi và công văn đến được hiểu như thế nào ?
- Các quy định cho việc quản lý và sử dụng con dấu ?
- Theo bạn có bao nhiêu loại công văn, loại văn bản ?
- Các nguyên tắc soạn thảo một công văn, văn bản ?
- Hãy cho biết các nhiệm vụ và trách nhiệm của một thư ký ?
- Để làm tốt công việc của thư ký thì bạn phải có những trình độ và năng lực như thế nào
5. Download bản mô tả nghiệp vụ Thư ký văn phòng tại đây
TẠI ĐÂY
IV. Kết luận
Cuối cùng bí quyết để trở thành thư ký chuyên nghiệp chính là hãy thường xuyên trau dồi kiến thức và cọ xát với công việc nhiều. Bên cạnh đó cần bồi dưỡng các kỹ năng trong công việc cũng như các kỹ năng mềm, kỹ năng tin học văn phòng cũng như kỹ năng xử lý tình huống. Chúc bạn có được nghiệp vụ thư ký như mong muốn. Chúc các bạn thành công!
