Với những tổ chức lớn, làm sao để nhà lãnh đạo có thể nắm được tiến độ của toàn bộ dự án trong doanh nghiệp. Áp dụng mô hình PMO là gì để tổ chức kiểm soát quản lý dự án thành công và hiệu quả.
Trong doanh nghiệp, hoạt động quản lý vô cùng phức tạp vì phải đạt được lợi ích chung của công ty và đối tác thì mới duy trì được mối quan hệ lâu dài. Với một dự án, thông thường tùy vào mô hình kinh doanh mà vị trí quản lý dự án sẽ do mỗi cá nhân riêng biệt đảm nhiệm. Trong nhiều doanh nghiệp có áp dụng mô hình PMO hay còn gọi là phòng quản lý dự án. Vậy PMO là gì?
Mục Lục Bài Viết
I. PMO là gì?
PMO là từ viết tắt của Project Management Office được hiểu đơn giản là phòng quản lý dự án hay là một cơ cấu tổ chức giúp chuẩn hóa quá trình quản lý dự án nhằm tạo điều kiện cho quá trình chia sẻ và phân bố nguồn lực, phương pháp, kỹ thuật và công cụ.
Phòng ban quản lý dự án PMO có thể được xem là một tổ chức thực hiện hoạt động quản lý dự án, họ sẽ là người chịu trách nhiệm chính trực tiếp điều hành một hay nhiều dự án trong cùng một thời gian. Hiểu về khái niệm PMO là gì để thấy được vai trò của PMO quan trọng như thế nào trong việc quản lý từ cấp chiến lược để hành động. Không như những ban quản lý dự án thông thường tập trung vào các hoạt động trong một nhóm dự án, PMO hoạt động bao quát hơn, như một khung hoạt động chung của các nhà quản lý dự án giúp cung cấp các phương án, cách thức,…
PMO là gì?
Vậy từ khái niệm PMO là gì, bạn thấy được gì? Có thể thấy PMO quản lý nhiều chương trình và hoạt động trong một tổ chức, giúp kiểm soát nguồn lực của dự án nhằm duy trì và triển khai nhiều dự án cùng lúc. Quá trình hoạt động này được hỗ trợ bởi một số công cụ quản khác nhau ví dụ như biểu đồ Smartsheet, Pert, Gantt giúp cung cấp và hỗ trợ các nhóm khác về cách quản lý dự án.
Khi thấy rõ được PMO là gì, nhiều doanh nghiệp thành lập PMO với vai trò như một ban quản lý dự án. Các nhà lãnh đạo cấp cao thường đảm nhận những công việc quan trọng khác hướng đến tập trung doanh nghiệp và đôi khi họ không có đủ thời gian để theo dõi tất cả những dự án đang hoạt động. Chính vì vậy mà PMO ra đời nhằm chịu trách nhiệm cho công tác quản lý dự án đó, sau đó báo cáo cho cán bộ cấp cao tình hình và diễn biến của dự án, giải quyết vấn đề phát sinh. Vậy công việc của PMO là gì?
Xem thêm: Quản lý dự án là gì? Cách tuyển dụng riêng với ứng viên quản lý dự án?
II. Công việc của PMO là gì?
Theo những thông tin ở trên về PMO là gì, bạn có tưởng tượng được công việc chính xác của một PMO là gì? Một PMO sẽ chịu trách nhiệm duy trì tổng quan các dự án, phân định chiến lược của công ty và đảm bảo rằng thực hiện song song cả hai. Tuy nhiên, mô hình PMO là gì được ứng dụng ở nhiều lĩnh vực khác nhau nên nhiệm vụ sẽ không cụ thể, tuy nhiên vẫn sẽ có những điểm chung trong công việc.
PMO chịu trách nhiệm tổng hợp các danh mục dự án bằng cách phân loại, lựa chọn và chia mức độ ưu tiên dựa trên chiến lược cũng như nguồn lực hiện có của công ty. Từ đó đưa ra quyết định và tạo điều kiện cho việc ra quyết định cho danh mục đầu tư. Đồng thời, PMO sẽ phải thực hiện công việc quản lý dự án như lập kế hoạch tài chính vốn ở cấp danh mục đầu tư, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực và giải quyết những xung đột tài nguyên.
Công việc của PMO là gì?
Là một ban quản lý dự án, PMO sẽ là người nắm được dữ liệu của nhân viên về năng lực, kỹ năng mềm cũng như phân bổ dự án. Nhờ vậy, tiếp tục chuẩn hóa những phương pháp và quy trình để tối ưu hóa quản lý dự án và lựa chọn thực hiện đào tạo nội bộ về công cụ và phần mềm hiện hành. Vì PMO chịu trách nhiệm chính nên phải đảm bảo tính minh bạch của dự án hiện tại thông qua dữ liệu dự án đáng tin cậy.
Trong hoạt động đào tạo nhân sự, PMO cần tạo được nền tảng kiến thức cũng như bài học kinh nghiệm thực tiễn từ những dự án trong quá khứ để tránh lặp lại lỗi. Một trong những công việc khác chính là theo dõi tiến độ của dự án và kiểm soát đến mức độ ảnh hưởng đến tài nguyên, ngân sách cũng như lịch trình.
Xem thêm: Những điều cần biết về công việc quản lý dự án và quy trình quản lý dự án
III. Trách nhiệm của PMO là gì?
1. Quản trị dự án
Nếu bạn đã hiểu về PMO là gì thì bạn cũng thấy họ là người hỗ trợ nhà điều hành doanh nghiệp quản lý dự án nên vai trò cũng như trách nhiệm đầu tiên của PMO chính là quản trị dự án. Bằng cách thiết lập những điều kiện tốt nhất với sự phát triển của dự án và chương trình của doanh nghiệp. Thông thường, những dự án thường được quản lý bằng nhiều phương pháp khác nhau, đồng thời cũng cần sự phối hợp giữa các phòng ban trong quá trình làm việc.
2. Giao tiếp truyền đạt thông tin
Nhiệm vụ của PMO cũng bao gồm việc thu hẹp khoảng cách giữa các ban quản lý dự án cấp cao, đồng thời các phòng ban và quản lý dự án phải đảm bảo thông tin liên lạc và cập nhật thông tin dự án nhằm sắp xếp nhiệm vụ và công việc hợp lý.
Chức năng này của PMO giúp đảm bảo các nhà quản lý cấp cao xác định được thông tin dự ăn một cách thường xuyên, đánh giá nhận thức được dự án nào có khả năng xuất hiện rủi ro. Từ đó định hình, đưa ra kế hoạch điều chỉnh quỹ hoạt động của dự án.
Trách nhiệm của PMO là gì?
3. Quản lý vốn hay tiềm lực dự án
Như khái niệm về PMO là gì thì quản lý vốn hay tiềm lực của dự án cũng nằm trong trách nhiệm của PMO. PMO quản lý sự tương tác và phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án nhằm giảm thiểu lãng phí nguồn lực và các lỗi hay công việc lặp lại. Nhờ vào kiến thức này và tập hợp những bài học kinh nghiệm giúp tối ưu hóa quản lý dự án và tiết kiệm thời gian. Vậy có thể thấy PMO tạo ra sức mạnh tổng hợp giữa nhà quản lý dự án, đảm bảo dự án diễn ra suôn sẻ.
4. Hướng dẫn và đào tạo
PMO cũng đảm nhận hoạt động đào tạo và cố vấn cho các nhà quản lý dự án cũng như lãnh đạo team nhằm tăng giá trị của bộ kỹ năng làm việc nhóm đồng thời thúc đẩy hoạt động quản lý dự án trong tổ chức, giúp nhà lãnh đạo có tiếng nói để điều khiển dự án đi đúng hướng.
5. Lên kế hoạch và chiến lược lâu dài
PMO chịu trách nhiệm giúp cho nhà lãnh đạo cấp cao tập trung vào những dự án có mức độ ưu tiên cao dựa vào mục tiêu chiến lược dài hạn. Là một nhà lãnh đạo thì PMO là gì phải có tầm nhìn xa để xây dựng chiến lược kinh doanh phát triển phù hợp với sứ mệnh cũng như mục tiêu kinh doanh của tổ chức, tránh đi nhầm đường.
Xem thêm: Đào tạo kỹ năng lập kế hoạch trong nội bộ doanh nghiệp
IV. Phân loại mô hình PMO khác nhau
Như đã giới thiệu ở trên về là gì thì mô hình PMO cũng có nhiều loại khác nhau tùy thuộc vào đặc điểm phát triển của từng doanh nghiệp. Nhìn chung thì có những hình thức PMO như sau:
Phân loại các mô hình PMO khác nhau
PMO doanh nghiệp là quản lý doanh nghiệp hay hiểu xa hơn chính là phát triển tổ chức hỗ trợ hoạt động tổ chức trong quản lý toàn diện và tự thích nghi với những biến đổi của một luồng chuyển đổi. Mô hình PMO này đảm bảo dự án phù hợp với tầm nhìn và chiến lược dài hạn của tổ chức. Điển hình là PMO doanh nghiệp sẽ báo cáo tình hình dự án cho CEO và cũng là ban quản lý dự án có thẩm quyền đưa ra quyết định chiến lược và chiến thuật.
PMO phân chia giúp hỗ trợ dự án cho một ngành kinh doanh cụ thể thuộc doanh nghiệp. Điều này sẽ bao gồm cả hoạt động quản lý chương trình, đào tạo nội bộ nhân sự, lập kế hoạch tài nguyên và điều phối chung dự án.
Dự án PMO được thiết lập trong suốt thời gian của một dự án hay chương trình bao gồm hoạt động quản lý hành chính, kiểm soát và giám sát báo cáo.
Trung tâm quản lý dự án xuất sắc là nơi xác định những tiêu chuẩn và quy trình quản lý dự án, phương án và công cụ giúp hỗ trợ các nhóm dự án của toàn bộ tổ chức.
Xem thêm: Report là gì? Top 5 mẫu báo cáo thường niên bắt mắt mà bạn không thể bỏ lỡ
V. Doanh nghiệp nào cần áp dụng PMO?
1. Định hình khái niệm công việc trước khi xác định có hay không?
Liệu rằng doanh nghiệp có cần áp dụng mô hình PMO là gì không? Trước khi đưa ra quyết định, bạn cần xác định được những khái niệm cũng như quy chuẩn thực hiện chính:
- Vai trò của PMO là gì phải được xác định rõ ràng và không để lại bất cứ sự mơ hồ nào.
- Thay vì giao phó nhiều vai trò và trách nhiệm cho PMO là gì thì tập trugn vào những nhiệm vụ mà tổ chức cần thực hiện trên cả mục tiêu ngắn hạn và dài hạn
- Cam kết của nhà lãnh đạo cấp cao vô cùng cần thiết để một PMO được chấp nhận bởi các phòng ban của tổ chức. Nếu như không có nhiệm vụ này thì mọi bộ phận PMO đều chỉ là một silo để thiết lập tiếng nói của mình trong tổ chức.
- Trước khi thuê hay tổ chức một PMO là gì thì doanh nghiệp cần nghiên cứu để hiểu về quản lý dự án là gì và nên làm thế nào để mang lại lợi ích chung cho cả doanh nghiệp. Từ đó, thực hiện kế hoạch chiến lược cung cấp KPI rõ ràng để đánh giá được lợi ích khi tổ chức PMO là gì.
Tuy nhiên, bạn cần ghi nhớ là không phải tất cả doanh nghiệp đều cần đến mô hình PMO là gì, đặc biệt trong thời gian đầu quản trị kinh doanh. Sau thời gian đó, khi một công ty lớn mạnh việc áp dụng PMO là gì càng trở nên phù hợp. Đối với những tổ chức lớn hơn, dự án và chương trình hoạt động cùng lúc, nhà lãnh đạo sẽ có lợi hơn khi đầu tư vào mô hình PMO với mục đích rõ ràng giữa các phòng ban nội bộ liên quan.
Doanh nghiệp nào cần mô hình PMO là gì?
2. Nếu xây dựng mô hình PMO bạn sẽ nhận lợi ích nào
Hiểu về khái niệm PMO là gì để thấy được những lợi ích của mô hình PMO mang lại cho doanh nghiệp dù đang hoạt động trong lĩnh vực nào:
- Cung cấp phương pháp quản lý dự án tiêu chuẩn hóa và những thực tiễn tốt nhất về PMO với những lợi ích lâu dài và hữu hình cho doanh nghiệp.
- Quy trình truyền thông hợp lý giữa nhiều chương trình và cho phép hoạt động tăng cường hợp tác giữa nhiều nhóm
- Nhà lãnh đạo có thể tập trung vào những nhiệm vụ hoạt động hàng ngày và cung cấp cơ hội hướng dẫn và đào tạo nhân viên trong công ty nhằm cải thiện một số kỹ năng mềm nhất định.
- Cung cấp sử dụng tiêu chuẩn cho bộ công cụ và phần mềm quản lý dự án như Trello, Yammer,… giúp cho hoạt động trao đổi nguồn nhân lực trở nên đơn giản hơn.
3. Đo lường mức độ thành công của PMO
- Số lượng dự án đã hoàn thành so với những dự án chưa hoàn thành
- Chi phí đầu tư thực tế so với chi phí dự tính
- Phân tích tài chính cũng như lợi tức đầu tư
- Đo lường thời gian hoàn thành dự án
- Tính toán nguồn nhân lực
- Khảo sát quy trình và tác động của các nhóm dự án
Kết quả của hoạt động đo lường PMO mang lại cải thiện cho những chức năng PMO trong các dự án sắp tới. Việc đánh giá KPI trong mô hình PMO là gì sau mỗi dự án giúp đảm bảo tính tăng trưởng và bền vững của một PMO.
Cách quản lý dự án sẽ luôn thay đổi và phát triển, nếu áp dụng đúng thời điểm thì mô hình PMO là gì sẽ đem lại những thành công nhất định cho doanh nghiệp. Song song đó, các PMO là gì luôn phát triển cùng các công nghệ, phương pháp và tư duy chiến lược mới cho nhóm dự án. Bằng cách thay đổi và thích nghi với môi trường, một PMO sẽ đảm nhận những chức năng, trách nhiệm và hỗ trợ dự án toàn doanh nghiệp.
Xem thêm: KPIs là gì ? Xây dựng chỉ số KPI như thế nào cho hiệu quả?
VI. Từ PMO và [NGHỀ] quản lý dự án? So sánh với Functional Management
1. Tổng quan khái niệm về Project Management và Functional Management
Để phân biệt giữa quản lý dự án và quản lý chức năng, sự khác biệt chính là quá lý dự án là quá trình khởi tạo, lập kế hoạch, thực hiện, kiểm soát cũng như kết thúc công việc của dự án để đạt được mục tiêu cuối cùng. Thay vào đó, quản lý chức năng quản lý các hoạt động định tuyến của một tổ chức liên quan đến những chức năng khác nhau trong doanh nghiệp như sản xuất, bán hàng, tiếp thị và tài chính,… để đạt được mục tiêu chung của doanh nghiệp. Quản lý những nhiệm vụ liên quan đến chức năng được thực hiện từ khi thành lập đên khi kết thúc một doanh nghiệp. Mặt khác, dự án còn được thực hiện dựa vào một nhu cầu cụ thể.
Về chức năng thì quản lý dự án là duy nhất trong một khoảng thời gian nhất định và dự án sẽ chấm dứt khi đạt được mục tiêu. Trong khi quản lý chức năng là một quá trình liên tục và lặp đi lặp lại. Về khung thời gian làm việc, quản lý dự án là hoạt động từng ngày trong một khoảng thời gian và quản lý chức năng là một hoạt động đang diễn ra.
Xem thêm: Những kinh nghiệm xương máu trong quản lý dự án dành cho doanh nghiệp
2. Quản lý dự án – Project Management vị trí gắn bó mật thiết tới PMO là gì
Dự án bao gồm nhiều nhiệm vụ được thực hiện trong một khoảng thời gian cụ thể để đạt được một mục tiêu cụ thể đã đề ra. Quản lý dự án là quá trình khởi xướng, lập kế hoạch và kiểm soát công việc của dự án để đạt được mục tiêu đó. Việc ban quản lý dự án là ứng dụng kiến thức, kỹ năng cũng như công cụ cho một loạt hoạt động nhằm đáp ứng yêu cầu của một dự án cụ thể.
Quản lý dự án cũng được xem là nhà lãnh đạo có vai trò quyết định đến sự phát triển của toàn bộ quá trình làm việc của mô hình PMO là gì. Nhìn chung, nhà lãnh đạo sẽ trực tiếp can thiệp vào quá trình quản lý dự án cũng kết quả dự án đó.
Các giai đoạn trong PMO là gì mà một nhà lãnh đạo nên biết:
-
Thời gian khởi đầu là khi nhu cầu thực hiện dự án được thảo luận cùng với mục tiêu dự án, kết quả có thể đạt được, đo lượng và định hướng kết quả.
-
Định nghĩa và lập kế hoạch dự án bằng cách phân công cho nhà lãnh đạo là một trong những hành động quan trọng trong giai đoạn này. Theo lựa chọn của nhà lãnh đạo thì nhóm dự án được chọn và nguồn lực được phân bổ.
-
Dự án thường được thực hiện trong nhiều giai đoạn mà nhóm dự án sẽ chuyển sang giai đoạn khởi động hay thực hiện dự án. Nhà lãnh đạo cần đảm bảo dự án chạy trơn tru và tận dụng kỹ năng xử lý tình huống để giải quyết vấn đề phát sinh.
-
Nhà quản lý chịu trách nhiệm so sánh trạng thái dự án và tiến độ so với kế hoạch, vì nguồn lực thực hiện các nhiệm vụ theo kế hoạch. Trong giai đoạn giám sát và kiểm soát hiệu suất dự án thì điều quan trọng là nhà lãnh đạo điều chỉnh lịch trình nếu cần thiết để luôn giữ dự án đi đúng hướng.
-
Kết thúc và nghiệm thu dự án thông qua hoạt động đánh giá thành công của dự án và đảm bảo những kinh nghiệm rút ra cho những dự án tương lai.
-
Cam kết dự án và nhà lãnh đạo có thể thấy được trong nhiều ngành khác như nghiên cứu, quản lý kinh doanh, y học hay kỹ thuật. Nhà lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong một dự án và được trang bị những kỹ năng giao tiếp tốt, kỹ năng phân tích và quản lý để đưa ra kết quả dự định của dự án.
Xem thêm: Sơ đồ Gantt – Công cụ tối ưu trong lập kế hoạch và quản lý dự án
3. Functional Management là gì?
Quản lý chức năng là quản lý hoạt động định tuyến trong tổ chức liên quan đến các chức năng khác nhau như sản xuất, bán hàng, tiếp thị và tài chính. Các nhà quản lý chức năng có trách nhiệm đảm bảo hoạt động kinh doanh hàng ngày được tiến hành thuận lợi và hỗ trợ thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Quản lý chức năng là gì?
Nhiệm vụ của nhà quản lý chức năng:
-
Chia sẻ kiến thức cho nhân viên
-
Phân bổ vốn, nhân lực bằng các xác định ưu tiên quan trọng
-
Cung cấp cơ hội học tập và làm việc cho nhân viên
-
Xác định sự không hiệu quả về chi phí và giải quyết để tối ưu hiệu quả.
Xem thêm: Kỹ năng quản lý dự án chuyên nghiệp mà bạn cần rèn luyện
VII. Cơ hội việc làm PMO hiện nay
Hiện nay khái niệm PMO là gì không còn xa lạ nên cơ hội việc làm cho PMO rất đa dạng ở nhiều công ty và doanh nghiệp quản lý dự án với những yêu cầu và nhu cầu tuyển dụng nhân sự khác nhau. Tuy nhiên trong PMO là gì có một số vị trí cơ bản thuộc PMO là bạn có thể lựa chọn:
-
Quản lý dự án xây dựng
-
Nghiên cứu và quản lý dự án
-
Dự án tiêu chuẩn quốc tế
-
trưởng ban bộ phận quản lý rủi ro
VIII. Kết luận
Trong những tổ chức lớn thì hoạt động quản lý dự án cũng được phân định rõ ràng vì có nhiều dự án được thực hiện trong cùng một thời gian. Khi đó mô hình PMO là gì sẽ phát huy tác dụng để giúp cho các nhà lãnh đạo nắm được tình hình hoạt động của toàn bộ dự án mà vẫn có thời gian tập trung điều hành doanh nghiệp. Vì vậy, không thể phủ nhận được vai trò cũng như tầm quan trọng của PMO là gì trong một doanh nghiệp.
