Truyền thông nội bộ là một nhiệm vụ quan trọng trong doanh nghiệp. Giúp doanh nghiệp trở nên một khối đồng bộ và thống nhất là nhiệm vụ của chuyên viên truyền thông nội bộ. Chi tiết mô tả công việc của chuyên viên truyền thông nội bộ là gì?
Xây dựng mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng là nhiệm vụ tất yếu của tất cả các doanh nghiệp. Nhưng để thực hiện được điều đó, trước tiên doanh nghiệp cần là một khối đoàn kết và hoạt động hiệu quả, các mối quan hệ giữa đồng nghiệp với đồng nghiệp, cấp dưới với cấp trên trong doanh nghiệp cũng cần được bồi dưỡng và xây đắp từng ngày. Đó là lý do cho sự cần thiết của các chuyên viên truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp.
Công việc này đóng vai trò rất quan trọng trong các doanh nghiệp ngày nay, đặc biệt là các doanh nghiệp lớn. Công việc chuyên viên truyền thông nội bộ chính xác là có những chức năng nhiệm vụ gì? Cùng tìm hiểu và khám phá một số bản mô tả công việc chuyên viên truyền thông nội bộ cùng mangtuyendung nhé!
Mục Lục Bài Viết
I. Chuyên viên truyền thông nội bộ là gì?
Chuyên viên truyền thông nội bộ là người phụ trách truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ (Internal communications) là việc truyền đạt thông tin giữa các thành viên hay các bộ phận phòng ban trong doanh nghiệp. Ta cũng có thể hiểu truyền thông nội bộ là việc xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan hệ trong nội bộ công ty.
Truyền thông nội bộ – chuyên viên truyền thông nội bộ là gì
Ý nghĩa của công tác truyền thông nội bộ là nhằm tạo sự đoàn kết, gắn bó trong nội bộ doanh nghiệp từ đó giúp doanh nghiệp bền vững, hùng mạnh từ bên trong. Truyền thông nội bộ không chỉ có tác dụng bên trong doanh nghiệp mà còn là công cụ xây dựng thương hiệu hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp đối tác, khách hàng.
Các chuyên viên truyền thông nội bộ chính là những người kết nối truyền đạt thông điệp và tầm nhìn của ban lãnh đạo tới các nhân viên, giúp các nhân viên ý thức được vai trò và đóng góp của mình cho sự phát triển của doanh nghiệp.
Chuyên viên truyền thông nội bộ có vai trò quan trọng tới sự phát triển bền vững của doanh nghiệp vì thế việc làm chuyên viên truyền thông nội bộ là một công việc có nhu cầu tuyển dụng khá cao.
Hai mẫu mô tả công việc chuyên viên truyền thông nội bộ dưới đây hy vọng sẽ giúp ích cho các nhà tuyển dụng trong quá trình tuyển chuyên viên truyền thông nội bộ cũng như các bạn muốn tìm cho mình một việc làm chuyên viên truyền thông nội bộ.
II. Mẫu 1 mô tả công việc chuyên viên truyền thông nội bộ
1. Mô tả công việc
Công việc của một chuyên viên truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp gồm có:
- Lên kế hoạch truyền thông nội bộ phù hợp với yêu cầu xây dựng văn hóa doanh nghiệp và định hướng chiến lược về hình ảnh doanh nghiệp
- Quản lý hình ảnh và thông tin liên quan đến doanh nghiệp
- Hỗ trợ các bộ phận kinh doanh PR sản phẩm khi có yêu cầu
- Phụ trách các kênh truyền thông nội bộ của doanh nghiệp: website, fanpage, và các bảng tin nội bộ
- Biên tập các ấn phẩm nội bộ, các tài liệu, hướng dẫn truyền thông, nội quy nhằm nâng cao kiến thức về nhận diện, phát triển thương hiệu, doanh thu,…
- Lên ý tưởng và xây dựng, tổ chức các sự kiện nội bộ, các hoạt động tập thể, bonding nhằm tạo sự gắn kết giữa các nhân viên và bộ phận
- Kiểm soát, lên kế hoạch các hoạt động xã hội, gây quỹ từ thiện của doanh nghiệp
- Thu thập lưu trữ cơ sở dữ liệu bài viết, hình ảnh, âm thanh, ấn phẩm liên quan phục vụ công tác lưu trữ lịch sử phát triển doanh nghiệp
- Hỗ trợ các công việc khác do Giám đốc Nhân sự hành chính giao.
Mô tả công việc chuyên viên truyền thông nội bộ
2. Trách nhiệm
- Có trách nhiệm với các vấn đề hoạt động liên quan đến
- Các phong trào, thông tin nội bộ
- Các hoạt động sự kiện, bonding,…gắn kết doanh nghiệp
- Hoạt động lưu trữ dữ liệu lịch sử, văn hóa công ty
- Các chỉ thị quan trọng của cấp trên xuống cấp dưới.
3. Quyền hạn
- Yêu cầu các phòng ban phối hợp hoạt động trong các hoạt động truyền thông nội bộ
- Yêu cầu báo cáo từ các phòng ban liên quan đến các vấn đề nhân sự, hiệu quả làm việc, tổ chức làm việc,…
- Khiển trách, kỷ luật các cá nhân không tuân thủ, chống đối các hoạt động truyền thông nội bộ
- Yêu cầu kinh phí cho các hoạt động truyền thông nội bộ
- Tham gia quyết định các phương án truyền thông nội bộ, đóng góp ý kiến cho các hoạt động truyền thông khác.
- Khảo sát và đánh giá về chất lượng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
4. Báo cáo uỷ quyền
Các chuyên viên truyền thông nội bộ có trách nhiệm báo cáo công việc định kỳ hàng tuần, hàng tháng cho lãnh đạo doanh nghiệp về tình hình truyền thông nội bộ trong công ty.
5. Tiêu chuẩn ứng tuyển chuyên viên truyền thông nội bộ
Tiêu chuẩn ứng tuyển vị trí chuyên viên truyền thông nội bộ trong các doanh nghiệp cũng sẽ phụ thuộc nhiều vào đặc tính, quy mô của doanh nghiệp. Thông thường, trong bảng mô tả công việc chuyên viên truyền thông nội bộ của các doanh nghiệp lớn sẽ bao gồm những tiêu chuẩn sau:
- Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành báo chí – truyền thông, quan hệ công chúng (PR) hoặc các chuyên ngành có liên quan khác.
- Không phân biệt giới tính, độ tuổi từ 22- 32, yêu cầu có ít nhất 1 năm kinh nghiệm làm truyền thông – quan hệ công chúng (Pr) hoặc tổ chức sự kiện hoặc 1-2 năm làm truyền thông nội bộ.
- Có kỹ năng content tốt, có khả năng sử dụng các phần mềm thiết kế đơn giản, các phần mềm biên tập video, phần mềm chỉnh sửa ảnh đơn giản.
- Có khả năng kết nối, tạo bầu không khí, khích lệ động viên mọi người
- Luôn chủ động trong việc điều phối, triển khai các công việc (có khả năng thuyết trình, làm MC là một lợi thế).
- Có yêu cầu hình thức (thân thiện, dễ mến) yêu thích các hoạt động xã hội, hoạt động tập thể.
- Năng động, sáng tạo, có nhiều ý tưởng tổ chức các chương trình sự kiện, trò chơi,…
Nếu bạn đang tìm kiếm một việc làm chuyên viên truyền thông nội bộ, hãy chắc chắn chuẩn bị đủ những tiêu chuẩn này nhé!
6. Bộ câu hỏi phỏng vấn Chuyên viên truyền thông nội bộ
Các câu hỏi nhà tuyển dụng tuyển chuyên viên truyền thông nội bộ có thể đưa ra cho ứng viên
Tuyển chuyên viên truyền thông nội bộ, việc làm chuyên viên truyền thông nội bộ
Câu hỏi kinh nghiệm sử dụng công cụ:
- Bạn đã từng tiếp xúc và làm việc với những công cụ làm việc nội bộ nào? Trình bày kinh nghiệm sử dụng của cá nhân và chức năng của công cụ đó với công việc mà bạn từng làm.
- Bạn sẽ có hành động gì nếu ứng dụng hoặc phương thức truyền thông trong đội nhóm của doanh nghiệp gặp vấn đề trục trặc?
- Bạn có thể sử dụng thành thạo Website hay các nền tảng đăng tải nội dung lên Website chưa? Bạn có khả năng chụp ảnh và chỉnh sửa ảnh cơ bản không?
Câu hỏi tình huống:
- Bạn hãy đề xuất một vài ý tưởng tổ chức nhân dịp ngày Phụ nữ Việt Nam cho các nhân viên nữ trong công ty. Nói rõ nội dung của chương trình, các phần và các công việc hậu cần cần chuẩn bị trước? Chi phí dự tính mà bạn dự trù cho sự kiện như thế này là bao nhiêu?
- Trong trường hợp trong công ty xảy ra mâu thuẫn giữa các thành viên (trong phòng ban hoặc giữa các phòng ban với nhau) thì bạn sẽ xử lý như thế nào?
- Ban giám đốc vừa có quyết định bổ sung một phòng ban mới phụ trách mảng Digital Marketing trong doanh nghiệp cho phù hợp với thời thế kinh doanh. Bạn sẽ lên kế hoạch những gì để mọi người trong doanh nghiệp biết về quyết định này cũng như những nhân viên mới mới sắp tới và nhiệm vụ của họ trong doanh nghiệp?
- Nếu hôm nay là ngày tổ chức sinh nhật cho giám đốc, là một chuyên viên truyền thông nội bộ bạn sẽ viết gì, chụp những ảnh như thế nào để đăng lên Blog nội bộ?
Khi tuyển dụng chuyên viên truyền thông nội bộ cho doanh nghiệp, nhà tuyển dụng không chỉ nhìn vào kinh nghiệm của bạn mà còn đánh giá cả năng lượng và thái độ của bạn, có đủ tích cực để phù hợp với vị trí chuyên viên truyền thông nội bộ hay không. Chú ý trong mỗi câu trả lời, ngoài việc trả lời đúng trọng tâm, các chuyên viên truyền thông nội bộ tương lai cần cho doanh nghiệp thấy năng lượng tích cực, nhiệt huyết, vui vẻ trong câu trả lời của mình.
7. Download bản mô tả công việc chuyên viên truyền thông nội bộ
Download bản mô tả công việc chuyên viên truyền thông nội bộ
III. Mẫu 2 mô tả công việc của Chuyên viên truyền thông nội bộ
1. Mô tả công việc
Chuyên viên truyền thông nội bộ là người có trách nhiệm cung cấp các thông tin bên trong nội bộ doanh nghiệp tới các nhân viên, phòng ban trong công ty như thông tin tuyển dụng, thay đổi về quy chế, chính sách, tài trợ, đóng góp từ thiện,… Hiệu quả làm việc của chuyên viên truyền thông nội bộ được đo bởi tỉ lệ thành viên trong doanh nghiệp tiếp nhận và nắm bắt được các thông tin quan trọng cần thiết.
2. Các công việc chính
- Quản lý vấn đề giao tiếp nội bộ giữa các nhân viên trong công ty. Như: doanh nghiệp có sử dụng phần mềm làm việc nhóm hay giao tiếp nhóm thì các chuyên viên truyền thông nội bộ sẽ là người làm việc với bên cung cấp phần mềm nếu có vấn đề.
- Vận hành các công cụ giao tiếp, làm việc nội bộ như phần mềm trao đổi thông tin, làm việc nhóm, bảng thông báo, …
- Đo lường, đánh giá và thu thập các số liệu chi tiết thể hiện hiệu quả của phần mềm trong truyền thông nội bộ.
- Đảm bảo thông tin dược truyền tải xuyên suốt các bộ phận, phòng ban để từng nhân viên có thể nắm được mọi thông điệp của ban quản trị và ngược lại.
- Quản lý Website và Blog của doanh nghiệp.
- Đưa ra ý tưởng, dự trù kinh phí và tổ chức các sự kiện nội bộ: tổng kết hằng tháng, các ngày lễ, các hội chơi, đi du lịch, nghỉ mát, các trò chơi Team-Building, …
- Nhiệm vụ gắn kết các cá nhân (nhân viên mới, nhân viên lâu năm,…) trong doanh nghiệp lại với nhau.
3. KPI công việc
Mô tả công việc chuyên viên truyền thông nội bộ
Để đo lường hiệu quả công việc của chuyên viên truyền thông nội bộ, nhà tuyển dụng đều có các chỉ số, tiêu chuẩn nhất định:
- Hiệu quả của phần mềm thông tin nội bộ: Quản lý tốt phần mềm là một chức năng của chuyên viên truyền thông nội bộ. Nhìn vào hiệu quả phần mềm thông tin có thể thấy được nỗ lực làm việc tối ưu hay không của nhân viên
- Số lượng sự kiện nội bộ hằng tháng: Sự kiện tổ chức nhằm gắn kết các thành viên trong doanh nghiệp lại. Không phải cứ nhiều sự kiện đồng nghĩa với làm tốt công việc của mình, các chuyên viên truyền thông nội bộ vẫn phải đảm bảo tính hiệu quả của các sự kiện này.
- Employee Satisfaction Index – Chỉ số hài lòng của nhân viên
- Employee Engagement Level – Mức độ cam kết của nhân viên
- Staff Advocacy Score – Điểm số động viên/ủng hộ nhân viên tích cực
4. Quyền hạn
- Yêu cầu các phòng ban phối hợp hoạt động trong các hoạt động truyền thông nội bộ
- Yêu cầu báo cáo từ các phòng ban liên quan đến các vấn đề nhân sự, hiệu quả làm việc, tổ chức làm việc,…
- Khiển trách, kỷ luật các cá nhân không tuân thủ, chống đối các hoạt động truyền thông nội bộ
- Yêu cầu kinh phí cho các hoạt động truyền thông nội bộ
- Tham gia quyết định các phương án truyền thông nội bộ, đóng góp ý kiến cho các hoạt động truyền thông khác.
- Khảo sát và đánh giá về chất lượng truyền thông nội bộ trong doanh nghiệp
5. Yêu cầu công việc
Để có được một việc làm chuyên viên truyền thông nội bộ trong một doanh nghiệp tốt, bạn cần đáp ứng các tiêu chuẩn dưới đây:
- Tốt nghiệp cử nhân, tiến sĩ các chuyên ngành liên quan đến Truyền thông, Marketing, Nhân sự, Kinh tế hoặc các ngành liên quan.
- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm chuyên viên truyền thông nội bộ, chuyên viên nhân sự hoặc các vị trí tương tự có thể đảm nhiệm công việc.
- Có khả năng quản lý các công cụ truyền thông nội bộ và sắp xếp công việc tốt.
- Biết rõ các tác vụ trên website, có kỹ năng content tốt
- Có kinh nghiệm trong việc tổ chức các sự kiện nội bộ, Team Building.
- Có tư duy Logic, tư duy sắp xếp và tổ chức tốt.
- Hòa đồng, nhanh nhẹn, dễ gần và có khả năng gắn kết người khác.
6. Những năng lực liên quan
Ngoài những yêu cầu trên, để chuẩn bị gây ấn tượng với đơn vị tuyển chuyên viên truyền thông nội bộ, bạn nên rèn luyện các năng lực liên quan khác như:
- Chuyên môn nghiệp vụ lĩnh vực mà doanh nghiệp cung cấp
- Kỹ năng giao tiếp, đàm phán, thuyết phục, thuyết trình
- Kỹ năng xử lý tình huống, phân tích và ra quyết định
- Kỹ năng làm việc nhóm
- Kỹ năng tổ chức công việc và quản lý thời gian
- Kỹ năng xây dựng và tận dụng các mối quan hệ
- Kỹ năng tự học
- Tinh thần cầu tiến
- Sáng tạo, nhạy bén
- Tỉ mỉ, trung thực
7. Bộ câu hỏi phỏng vấn Chuyên viên truyền thông nội bộ
Tuyển chuyên viên truyền thông nội bộ
Như bộ câu hỏi tuyển chuyên viên truyền thông nội bộ ở mẫu mô tả số 1
8. Download bản mô tả công việc Chuyên viên truyền thông nội bộ
Download bản mô tả công việc Chuyên viên truyền thông nội bộ
IV. Kết luận
Chuyên viên truyền thông nội bộ là một công việc có vai trò quan trọng trong doanh nghiệp và có điều kiện làm việc tốt, dung hòa giữa kỷ luật và sáng tạo, giữa sự làm việc nghiêm túc và tinh thần làm việc thoải mái. Đây là công việc hết sức thú vị đối với nhiều bạn trẻ tốt nghiệp chuyên ngành truyền thông. Bảng mô tả việc làm chuyên viên truyền thông nội bộ trên hy vọng giúp ích được cho bạn đọc.
