Deadline là một thuật ngữ được sử dụng phổ biến trong những năm gần đây được nhiều nhà quản lý sử dụng. Bài viết sau sẽ cung cấp thêm những thông tin cần biết cho bạn về deadline.
Mục Lục Bài Viết
I. Deadline là gì? Deadline xấu hay tốt?
1. Deadline là gì?
Deadline dịch theo nghĩa Tiếng Việt nghĩa là thời gian kết thúc nhưng từ này cũng được dùng như một thuật ngữ chỉ thời gian giới hạn để hoàn thành một công việc nào đó tại một thời điểm nhất định.
Ở hầu hết các ngành nghề hiện nay đều sử dụng deadline vào trong công việc nhằm thúc đẩy nhân viên hoàn thành kịp tiến độ đã đề ra như thời hạn cuối đối với nhân viên khách sạn, deadline tổng kết doanh thu quý V/2019… Với bất kì ngành nghề nào thì deadline chính là nhiệm vụ giúp họ hoàn thành nhiệm vụ nhanh chóng và có hiệu quả nhưng đi đôi với nó là chạy deadline, trễ deadline cũng là nỗi ám ảnh với rất nhiều người.
2. Deadline xấu hay tốt?
Một số người vẫn có suy nghĩ deadline không giúp ích gì cho công việc, chỉ là cách bắt chước người khác đề ra nhiệm vụ rồi không hoàn thành đúng hạn. Nhưng đứng trên lập trường người quản lý hay nhân viên thì deadline tạo ra những lợi ích không hề nhỏ mà bạn chưa chắc đã ngờ tới.
Công cụ nào cũng có những chức năng hữu dụng nhất định và deadline cũng vậy. Nhờ nó mà mục tiêu bạn đề ra sẽ được thực hiện đúng dự định, kế hoạch một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất. Đối với người quản lý, deadline là một công cụ tâm lý hữu ích vừa thúc đẩy hiệu quả làm việc của nhân viên vừa đánh giá được kết quả hoàn thành công việc của họ. Nếu là đối tác thì deadline giúp tạo ra sự tin tưởng về kết quả công việc cho họ.
Deadline là gì?
II. Dateline là gì? Dateline khác với Deadline như thế nào?
Dateline là gì? Dateline có nghĩa là mốc thời gian, múi giờ cụ thể nào đó.
Dateline khác với Deadline như thế nào? Qua ví dụ sau, sự khác biệt giữa dateline và deadline sẽ được thể hiện rõ nhất:
- Dateline: Tôi có cuộc hẹn vào ngày X tháng Y năm Z. Nó chỉ là một mốc thời gian cụ thể được nói tới của một sự kiện nào đấy.
- Deadline: Báo cáo phải hoàn thành trước 5h ngày X tháng Y năm Z. Đây là thời điểm bắt buộc công việc phải hoàn thành mỗi ngày.
III. Tầm quan trọng của deadline và dateline?
1. Tầm quan trọng của deadline
Đối với mỗi người quản lý, deadline được xem như là các quản lý công việc khoa học nhất, đảm bảo tiến độ công việc hoàn thành nhanh nhất. Từ đó, các nhân viên sẽ có những kế hoạch riêng của mình và sắp xếp công việc, thời gian sao cho hợp lý nhất cho mỗi nhiệm vụ. Chính bởi vì những mục đích trên mà các nhà quản lý luôn lựa chọn deadline như một công cụ không thể thiếu cho các nhiệm vụ được giao.
Công cụ tâm lý deadline cũng giữ vai trò không nhỏ trong quá trình thúc đẩy tốc độ cũng như hiệu quả công việc cho nhân viên. Mỗi nhân viên hoàn thành deadline đúng hạn sẽ thể hiện được năng lực làm việc, tác phong chuyên nghiệp mà nhiều nhà quản lý luôn mong chờ. Nhà quản lý giỏi sẽ đặt deadline cho nhân viên hoàn thành trước thời gian deadline được yêu cầu của nhà quản lý bởi khi đó họ sẽ có đủ thời gian để rà soát lại một lần nữa trước khi báo cáo lên cấp trên.
Tầm quan trọng của deadline
2. Tầm quan trọng của dateline
Dateline cũng nắm một vai trò quan trọng trong công việc của mọi công ty. Ta có thể thấy được các mốc thời gian thường xuyên xuất hiện trong các văn bản, báo cáo, thông báo, lịch làm việc… Thời gian còn rất quan trọng đối với các khách hàng là thông tin khách hàng, thời gian đặt lịch sử dụng dịch vụ của khách hàng, thời gian đón tiếp khách… Hơn thế nữa, thời gian giữ vai trò đặc biệt cần thiết với các nhà hàng, khách sạn, các đơn vị cung cấp dịch vụ khác. Dateline sẽ giúp cho họ có sự chuẩn bị trước, dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc đón tiếp khách hàng, liên hệ với các phòng ban, bộ phận liên quan để thực hiện theo quy trình phục vụ và chăm sóc khách hàng được tốt nhất.
Bên cạnh đó, dateline xuất hiện trong các văn bản, thông báo sẽ giúp người đọc nắm bắt đầy đủ thông tin về thời gian, địa điểm. Từ đó sẽ tránh được những sai sót không đáng có cho nhân viên trong quá trình làm việc như trễ hẹn, sai hẹn hoặc sót thông tin.
IV. Phương pháp chạy deadline hiệu quả
1. Lên kế hoạch rõ ràng và chi tiết
Thói quen lên kế hoạch rõ ràng, chi tiết với mức độ liên tục sẽ tạo hiệu quả không ngờ trong công việc cho mỗi người. Vì thế, trong từng giai đoạn là việc, không chỉ có kế hoạch chung cho công việc mà bạn nên có kế hoạch cá nhân cho riêng bản thân mình. Và bạn nên sắp xếp các kế hoạch theo mức độ quan trọng từ nhỏ đến lớn, từ ít quan trọng đến rất quan trọng.
2. Liên tục cố gắng với quyết tâm cao độ
Sự cố gắng không ngừng và quyết tâm cao độ là yếu tố cần thiết ở bất cứ công việc nào. Khi mỗi người tự ý thức về tầm quan trọng của các yếu tố trên và không ngừng nuôi dưỡng nó ngày một lớn hơn thì công việc sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Hãy nhớ rằng công việc là đường đua và nếu dừng lại thì bạn sẽ thất bại.
3. Đưa ra lượng thời gian hợp lý
Công việc nào cũng cần một khoảng thời gian vừa đủ để hoàn thành và đảm bảo hiệu quả công việc. Bạn không thể đưa ra khối lượng công việc 30 ngày và lên kế hoạch 3 ngày hoàn thành. Đó là điều hoàn toàn vô lý. Vì vậy hãy tính toán thời gian hợp lý để công việc diễn ra đúng thời gian nhưng cũng không làm nhân viên chán nản bởi khối lượng công việc khổng lồ.
4. Ghi chú thông báo
Để công việc được diễn ra trơn tru, nhịp nhàng thì việc ghi chú thông báo cho từng giai đoạn cần hoàn thành là điều không thể thiếu. Việc ghi chú lại và thông báo là một cách nhắc nhở bản thân hiệu quả. Mỗi lần nhìn vào tờ ghi chú bạn sẽ tự ý thức tập trung vào để hoàn thành công việc.
5. Đội ngũ và công cụ phù hợp với kế hoạch
Mỗi công việc đều có đặc thù và tính chất riêng yêu cầu đội ngũ nhân viên có chuyên môn kỹ thuật khác nhau. Khi thành lập được đội, nhóm phù hợp với yêu cầu đó, hãy họp lại để họ có thể đưa ra những sáng kiến phù hợp nhất. Người quản lý hãy lắng nghe họ tìm ra phương pháp hiệu quả nhất để công việc của bạn hoàn thành đúng và đạt yêu cầu đề ra, bên cạnh việc sử dụng những công cụ tạo động lực cho nhân viên.
6. Yêu cầu trợ giúp khi rắc rối
Một số công việc đôi khi sẽ vượt quá khả năng của bạn hay xảy ra những tình huống bất ngờ mà bạn không kịp ứng phó được. Đây là lúc bạn nên yêu cầu sự giúp đỡ của mọi người, đồng thời họ cũng sẽ giúp bạn tránh được những rủi ro không đáng có trong quá trình làm việc.
Phương pháp chạy deadline hiệu quả
V. Sai lầm khi lập deadline
1. Chồng chéo deadline
Mỗi công việc sẽ có thời gian làm việc và thời gian hoàn thành công việc nhất định. Tuy nhiên, trong nhiều trường hợp khác nhau bạn sẽ gặp phải tình trạng deadline bị trùng lên nhau, đặc biệt là các giai đoạn cao điểm. Do vậy bạn nên ghi chú các thông tin cơ bản về thời gian và yêu cầu của mỗi nhiệm vụ để có thể nhận được sự hỗ trợ, điều chỉnh kịp thời.
2. Tạo deadline không thực tế
Việc tạo ra deadline không phải là công việc dễ dàng gì vì nó không chỉ xuất phát từ yêu cầu công việc mà còn bắt nguồn từ khả năng hoàn thành của mỗi cá nhân. Nếu deadline vượt quá khả năng thực tế, quá sức của bản thân sẽ gây ra sự chán nản, ảnh hưởng đến kết quả công việc.
3. Không chia giai đoạn deadline phù hợp
Khi một deadline được hình thành thì với vai trò là một người quản lý bạn nên chia nhỏ công việc thành các giai đoạn khác nhau vừa dễ quản lý nhân viên vừa giúp tiến độ công việc hoàn thành đúng yêu cầu. Nếu không chia giai đoạn deadline phù hợp sẽ là một sai lầm cho bạn khiến việc kiểm soát công việc khó hơn.
4. Tạo ra Deadline khi thật sự cần kiên nhẫn
Tùy vào tính chất công việc mà người quản lý sẽ quyết định có nên đặt ra deadline hay không. Đối với những công việc đòi hỏi sự chuyên môn hóa cao thì việc đặt ra deadline sẽ giúp phát huy khả năng riêng của mỗi cá nhân vào kết quả công việc hơn. Còn với những công việc yêu cầu sự tỉ mỉ, nhất quán trước sau thì deadline chỉ làm phí thời gian mà kết quả đạt được sẽ không đạt yêu cầu.
5. Bắt chước người khác
Deadline đề ra cũng yêu cầu sự sáng tạo, linh hoạt trong công việc. Nếu người đặt ra deadline luôn đi theo một lối mòn đã cũ thì chắc chắn nhiệm vụ của bạn sẽ thất bại. Bởi ai cũng biết rằng mỗi nhiệm vụ đều có yêu cầu khác nhau, tính chất riêng biệt. Vậy nên hãy cân nhắc khả năng nhóm, năng lực mỗi cá nhân và các công cụ hỗ trợ hoàn thành công việc để đặt ra deadline phù hợp.
Sai lầm khi lập deadline
VI. Tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc
1. Dựa trên số lượng công việc
Tùy vào khả năng hoàn thành cũng như năng lực mỗi cá nhân mà số lượng hoàn thành công việc của họ là hoàn toàn khác nhau. Vậy nên yếu tố này sẽ được đánh giá qua tiêu chí “không làm việc”. Nếu nhân viên không làm việc hoặc làm việc riêng trong giờ hành chính sẽ bị trừ điểm khoảng từ 0.5 – 1 điểm.
2. Dựa trên chất lượng công việc
Về chất lượng công việc, có những tiêu chí đặt ra về chất lượng, nếu nhân viên đáp ứng đúng và đủ các yêu cầu đó sẽ được coi là hoàn thành công việc. Nếu mỗi công việc được giao không hoàn thành đúng về mặt chất lượng yêu cầu của công ty hoặc khách hàng sẽ bị trừ khoảng 0.5 -1 điểm tùy mức độ. Với các trường hợp đặc biệt nghiêm trong gây tổn hại cho công ty sẽ bị trừ nặng hơn.
3. Theo tiến độ công việc
Những công việc được giao phải hoàn thành theo đúng tiến độ, thời hạn, những trường hợp quá hạn do trường hợp bất khả kháng thì không xét vào quy định này.
Trường hợp xác định không thể hoàn thành tiến độ, người thực hiện phải báo trước cho quản lý trước ít nhất 2 tiếng.
Mỗi công việc thực hiện không đúng thời hạn bị trừ 0.5 điểm, đối với trường hợp quá hạn nghiêm trọng (quá hạn 5 ngày hoặc gây thiệt hại về tài sản, uy tín của công ty) thì trừ 1 điểm
4. Theo tác phong làm việc
Yêu cầu về tác phong phải nhanh nhẹn, nhiệt tình và tận tâm với khách hàng trong mọi trường hợp, yêu cầu khác nhau. Nếu nhân viên không đảm bảo yêu cầu sẽ bị trừ 0.5 điểm. Nhờ đó mà nhân viên sẽ hình thành được tác phong chuyên nghiệp cho bản thân trong quá trình làm việc.
VII. Biên bản hoàn thành công việc
Mẫu biên bản hoàn thành công việc
VIII. Kết luận
Vậy trên đây là bài viết về deadline rồi. Sau khi đọc các bạn có thấy bài viết hữu ích không ạ? Định nghĩa về deadline, dateline có khiến bạn hiểu hơn về 2 thuật ngữ này và sự khác nhau của chúng không? Bên cạnh đó, bài viết còn cung cấp thêm những phương pháp chạy deadline sao cho phát huy hiệu quả công việc cao nhất và những sai lầm cần tránh khi chạy deadline. Cuối cùng là những tiêu chí đánh giá hoàn thành công việc và mẫu biên bản hoàn thành công việc. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết!
