Flowchart là gì? Cách vẽ Flowchart chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp

Bạn đã biết lưu đồ Flowchart là gì? Cách vẽ Flowchart sao cho chuyên nghiệp nhất trong doanh nghiệp hay chưa? Trong bài viết dưới đây, mangtuyendung sẽ chia sẻ cho bạn Flowchart là gì, cách vẽ Flowchart chuẩn nhất, và phân tích các Flowchart thông dụng.

Flowchart được biết đến là lưu đồ hay sơ đồ luồng, hỗ trợ công việc cho nhiều đối tượng, ngành nghề khác nhau. Vậy nên, thuật ngữ Flowchart đã sớm xuất hiện và trở nên phổ biến trong kinh doanh. Thế nhưng, liệu bạn đã hiểu rõ Flowchart là gì? Cách vẽ cũng như ứng dụng lưu đồ vào các quy trình ra sao? Trong bài viết dưới đây, mangtuyendung sẽ cùng bạn khám về toàn bộ khía cạnh của Flowchart. 

I. Flowchart là gì?

Bạn đã hiểu hết về Flowchart hay chưa? 

Flowchart được biết đến là một lưu đồ hay sơ đồ quy trình, là phương tiện thiết kế đồ họa trực quan hóa các chuỗi nhiệm vụ trở nên đơn giản nhất, bao gồm các bước, điều kiện thay đổi kết quả… Flowchart có một số lợi điểm lớn trong doanh nghiệp như: 

• Là tài liệu đầy đủ, chi tiết nhất giúp nhân viên hiểu được cách thức quy trình hoạt động, đặc biệt là các nhân viên mới (có các bước nào, công cụ ra sao, hỗ trợ từ ai…) 

• Đánh giá được chất lượng đầu ra của sản phẩm, thông qua quy trình vận hành tiêu chuẩn. 

• Làm bản tham chiếu trong tái thiết kế quy trình. Hỗ trợ khi ánh xạ thực tiễn chiếu ngược lại lưu đồ, để nhận ra đâu là công đoạn cần loại bỏ và công đoạn nào sẽ được tiến thêm.

II. Cách vẽ lưu đồ Flowchart chuyên nghiệp nhất cho doanh nghiệp

Nghe sơ qua, bạn có thể thấy cách vẽ Flowchart được thiết lập khá dễ dàng, nhưng trong thực tế, để xây dựng đượcFlowchart thành sơ đồ tư duy, khoa học và hiệu quả thì lại không hề đơn giản. Dưới đây, mangtuyendung sẽ hướng dẫn bạn 3 cách vẽ sơ đồ quy trình nghiệp vụ chuyên nghiệp, đồng thời là các yếu tố trong quy trình được phân tích cụ thể, giúp bạn lĩnh hội nhanh hơn. 

1. Xem xét lại việc bạn có thật sự cần lưu đồ Flowchart hay không?

Trong kinh doanh, lưu đồ Flowchart chỉ thực sự cần khi doanh nghiệp của bạn muốn tiếp tục hoạt động, tăng số lượng nhân sự, mở rộng mô hình kinh doanh… Một số doanh nghiệp vừa và nhỏ hiện nay, vẫn áp dụng việc quản lý quy trìnhtrực tiếp bằng lời nói. Nhưng các doanh nghiệp dẫn đầu, lại chọn một hướng đi trái ngược, đó chính là sử dụng lưu đồ Flowchart. Flowchart cho phép bạn “văn bản hóa” trình tự các bước thành một lưu đồ hoàn chỉnh và “số hóa” quy trình đó trước khi tham gia các chuyển đổi kế tiếp. Bạn cần thêm những hướng dẫn liên quan vào Flowchart để dễ dàng hơn trong việc vận dụng lưu đồ. 

2. Thu thập thông tin đầy đủ và chính xác về quy trình

Bạn có thể tạo cuộc họp với các nhân viên để thu thập thông tin đầy đủ nhất cho Flowchart

Nếu bạn đang là người tham gia trực tiếp vào tất cả các quy trình nghiệp vụ trong doanh nghiệp, bạn cần thu thập đầy đủ những thông tin liên quan, để có cách vẽ Flowchart chuẩn nhất. Thậm chí đối với những quy trình ngắn hạn trong 1-2 ngày, hay tối thiểu nhất các bước, bạn vẫn cần mọi thông tin để có Flowchart chính xác về quy trình. Có thể kể đến như:

• Mục đích của quy trình là gì? Cách gọi chính xác của nó?

• Quy trình này gồm những bước nào? Tên gọi đầy đủ của từng bước ra sao?

• Ai là người phụ trách một hay một vài bước trong quy trình? Chỉ một người duy nhất, hay luân phiên các nhân viên trong đội/nhóm?

• Hướng dẫn mô tả chi tiết có thể thêm vào lưu đồ Flowchart hay không? Mỗi bước có giới hạn thời gian là bao nhiêu?

• Sau bước này sẽ có tối thiểu hai khả năng xảy ra. Nếu xảy ra khả năng A, quy trình có được giữ nguyên như cũ không? Trong tình huống xảy ra khả năng B, cần phải quay lại quy trình trước đó, thực hiện y nguyên hay sẽ sang một nửa sau quy trình khác?

• Có sự kiện nào khiến bạn lái lệch khỏi “đường ray” quy trình vốn có hay không?

• Có khi nào, ngay từ những bước đầu đã output thành công và kết thúc quy trình không? Hay sẽ là một input và quy trình của bạn thất bại?

Để hiểu và nắm rõ các bước chuyên sâu được thực hiện bên trong và toàn bộ khả năng có thể xảy ra của một quy trình, bạn nên tham khảo các ý kiến của nhân viên làm việc tại đó. Bạn có thể chọn cách trò chuyện với từng người, hoặc mở các cuộc họp, với kỹ năng giao tiếp tốt bạn hãy khuyến khích họ chia sẻ những ý tưởng thú vị.

3. Bắt đầu vẽ lưu đồ Flowchart

Khi trong tay bạn đã thu thập đủ các thông tin cụ thể nhất về quy trình thực tế, hãy cùng bắt đầu tiến hành xây dựng một lưu đồ Flowchart hoàn hảo. Dưới đây là các ký hiệu cơ bản nhất về quy tắc vẽ Flowchartquy trình nghiệp vụ:

Các ký hiệu cơ bản nhất khi bạn vẽ lưu đồ Flowchart

Với các ký hiệu đó, bạn có thể bắt tay vẽ lưu đồ Flowchart hiệu quả cho một quy trình, theo 3 cách khác nhau.

• Cách thứ nhất: Sử dụng bút và giấy

Đây là cách đơn giản nhất bạn có thể áp dụng khi vẽ Flowchart, bạn cần chuẩn bị bút, giấy trắng và bắt đầu vẽ “xương sống” của bản đồ. Bạn có thể sử dụng thêm các dụng cụ thủ công như thước, compa… để có được lưu đồ Flowchart đẹp và sang trọng hơn. Sau khi hoàn thiện, bạn có thể chụp ảnh và lưu lại, hoặc giữ bản cứng để photocopy ra nhiều hơn, việc còn lại chính là phát cho nhân viên để họ thực hiện quy trình theo Flowchart. 

• Cách thứ hai: Dùng các công cụ vẽ chuyên nghiệp “Digital Flowchart”

Bạn hoàn toàn có thể tạo lưu đồ Flowchart dưới dạng bản mềm kỹ thuật số, sử dụng công nghệ thông tin giúp bạn thực hiện hiệu quả các chỉnh sửa, lưu trữ và chia sẻ cho nhân viên dễ dàng hơn. Xây dựng ở mức độ cơ bản nhất, bạn có thể dùng Paint, Microsoft Powerpoint hoặc những phần mềm, ứng dụng đồ họa chuyên dụng như Adobe Photoshop, Adobe Illustrator… Chúng sẽ giúp bạn có Flowchartđạt tới độ thẩm mỹ cao, trình độ sản phẩm được chuyên nghiệp hơn và áp dụng với các doanh nghiệp cần số lượng lớn Flowchart vào quy trình. 

• Cách thứ ba: Dùng phần mềm quản lý chuyên nghiệp trong quy trình nghiệp vụ

Nhiệm vụ quan trọng, được quan tâm nhất trong phần mềm vẽ Flowchart (Business Process Management Software – BPMS) là hình thành và tự động hóa các quy trình từ khi bắt đầu đến lúc kết thúc, phân tích và thực hiện các cải cách, giám sát những quy trình đó để tối ưu hóa khi cần thiết. Như vậy, bạn không phải vẽdưới dạng bản cứng hay mềm nữa, mà có thể thiết lập sẵn trong cài đặt của phần mềm vẽ Flowchart. Các thông tin về mỗi bước sẽ có mô tả cụ thể, khi đến bước nào, nhân viên trong quy trình đó sẽ được thông báo mình cần phải làm gì. Giải pháp tự động hóa và quản lý trong phần mềm BPMS là một “ngôi sao sáng”, nếu bạn muốn lựa chọn cho ý tưởng kinh doanh của mình. 

Phần mềm BPMS giúp nhân viên dễ dàng nhận biết việc mình cần làm từ lưu đồ Flowchart

III. Ví dụ minh họa về 3 lưu đồ Flowchart trong doanh nghiệp

1. Lưu đồ quy trình onboarding cho nhân viên mới

Một nhân viên mới rất cần onboarding để có thể làm quen với công việc dễ dàng hơn và hiểu về văn hóa doanh nghiệp. Ở mỗi lĩnh vực, cách triển khai quy trình onboarding là khác nhau, vậy nên, bài viết sẽ cung cấp cho bạn những bước cơ bản nhất:

• Nhân viên mới hoàn thiện các vấn đề liên quan đến hồ sơ và thủ tục pháp lý.

• Hồ sơ được chuyển lên bộ phận HR và quản lý cấp cao của doanh nghiệp kiểm tra, phê duyệt. 

• Nhân viên trong PR sẽ giới thiệu về cấu trúc và quy định cụ thể của doanh nghiệp. 

• Bộ phận quản lý tài nguyên nội bộ của doanh nghiệp sẽ bàn giao công việc cho nhân viên mới. 

2. Lưu đồ quy trình phê duyệt các công văn

Như bạn đã biết, cácFlowchart quy trình phê duyệt thường được chuyển giao qua lại giữa các email, đây là cách thức có rất nhiều trở ngại và cần độ chính xác tuyệt đối. Trong quá trình chỉnh sửa bạn có thể gây rơi vãi thông tin, sai lệch các giá trị cốt lõi, thất lạc hoặc bỏ quên trong một vài hòm thư nào đó. Dưới đây là các bước khái quát nhất, bạn có thể áp dụng để Flowchart quy trình phê duyệt các công văn hiệu quả hơn:

• Các công văn, hồ sơ được chuyển đi. 

• Quá trình sẽ bị hủy bỏ ngay nếu công văn không đủ yêu cầu. 

• Những công văn được chấp thuận, tiếp tục chỉnh sửa.

• Lưu trữ các công văn trong thư mục được quy định sẵn.

• Tự động xác nhận email xét duyệt thành công tới người gửi công văn. 

3. Lưu đồ quy trình ứng phó với vấn đề phát sinh

Dù doanh nghiệp với quy mô nào, cũng cần có Flowchart để ứng phó với những rủi ro tiềm ẩn và sẵn sàng phát sinh trong mọi hoàn cảnh. Đôi khi bạn có thể phân tích thị trường và dự đoán trước các sự cố sẽ xảy ra, nhưng đó chưa phải tất cả. Vậy nên, hãy trang bị chắn chắn cho mình một lưu đồ Flowchart cho quy trình ứng phó với các vấn đề phát sinh. Một quy trình bao gồm:

• Nhân viên phát hiện sự cố và cần báo động ngay.

• Chuyển lên bộ phận cao hơn, nếu đánh giá không nguy hiểm, vấn đề lập tức hủy bỏ.

• Có nguy hiểm, sẽ được gửi email khẩn cấp, nhanh chóng tới ban lãnh đạo của doanh nghiệp.

• Một cuộc họp khẩn sẽ được tổ chức.

• Ban quản trị đề xuất và đồng thời triển khai những giải pháp.

• Tiếp tục đánh giá, nếu giải pháp hiệu quả sẽ được triển khai.

• Nếu vẫn chưa hiệu quả, sẽ phải quay lại tổ chức các cuộc họp khẩn khác và tiếp tục đề xuất, đưa ra giải pháp. 

IV. Nên hay không nên lạm dụng lưu đồ Flowchart 

Nhiều người đặt ra câu hỏi, vậy trong mọi hoàn cảnh có nhất thiết phải sử dụng lưu đồFlowcharthay không? Câu trả lời sẽ là không nên lạm dụng Flowchart quá nhiều. Thực tế Flowchart chỉ dừng lại ở việc đưa các thông tin cần thiết, có liên quan trong quy trình vào một sơ đồ bằng bản vẽ cụ thể, để lưu và truyền đạt lại cho nhân viên. Các chức năng tiến hành những bước trong quy trình hằng ngày, hay theo dõi tiến độ, đồng thời phát hiện các lỗi sai tồn đọng để kịp thời xử lý, chúng ta thấy rõ ràng Flowchart chưa làm được điều đó.

Bạn không nên quá lạm dụng lưu đồ Flowchart trong hoạt động của doanh nghiệp

Một ví dụ điển hình để chứng minh điều mangtuyendung vừa đưa ra: Nếu khách hàng phàn nàn việc không nhận được bản cứng hợp đồng, để bắt đầu thực thi dịch vụ, nhưng 7 ngày trôi qua, doanh nghiệp của bạn vẫn chưa thể phản hồi. Vấn đề nghiêm trọng nhất chính là quản lý thời gian, khi bạn nhận ra rằng 7 ngày là khoảng thời gian quá dài so với tiến độ kỳ vọng. Và sự ngỡ ngàng của bạn chính là “nút thắt” bạn cần giải quyết trong vấn đề này. Nhưng nếu áp dụng xử lý tình huống bằng Flowchart, bạn sẽ mở một cuộc họp khẩn, gọi tất cả ban lãnh đạo và bắt đầu đề xuất giải pháp.

Quả thật là một cách thứ xử lý mất quá nhiều thời gian và công sức. Vậy nên, bạn hãy nắm bắt chuyên sâu nhất về lưu đồFlowchart để có những áp dụng hiệu quả, tránh những xử lý chậm trễ các quy trình trong doanh nghiệp.

V. Kết luận

Hầu hết, mọi người đều có thể xây dựng được lưu đồ Flowchart một cách dễ dàng, vẽ chúng thành hình kèm theo những hướng dẫn cụ thể. Tuy nhiên, làm sao để ứng dụng Flowchart vào quy trình thực tế, vẫn là một bài toán khó. Hy vọng, trong bài viết trên đây, mangtuyendung đã chia sẻ cho bạn “cẩm nang”  hữu ích nhất về lưu đồ Flowchart. Chúc bạn thành công!