Lỗi VALUE là cách để Excel thông báo: “Đã xảy ra lỗi”. Có thể bạn sẽ cần thử một hay nhiều giải pháp mới để có thể khắc phục được lỗi cụ thể của mình. Hãy cùng mangtuyendung tìm hiểu nguyên nhân và cách khắc phục qua bài dưới đây nhé!
Cách sửa lỗi value trong hàm Excel như là: Hàm IF, Sumif, Sumifs Vlookup, Average… Lỗi này sẽ báo rất chung chung và khó có thể tìm ra nguyên nhân chính xác cho lỗi. Trong bài viết này thì chúng tôi sẽ trình bày một số nguyên nhân phổ biến, cùng với giải pháp khắc phục cho lỗi Value. Rất mong sẽ giúp ích được cho các bạn làm báo cáo chuyên nghiệp hơn. Lỗi VALUE chính là một lỗi thông thường hay xảy ra trong Excel. Vậy nên bạn đã biết cách sửa lỗi trong Excel chưa? Bạn có thể tham khảo qua bài viết dưới đây nhé.
Mục Lục Bài Viết
I. Lỗi VALUE trong excel là gì?
Khi bạn viết hàm trong excel thì bạn sẽ nhận được các thông báo lỗi Value, #Ref,… ta có thể hiểu như là:
Lỗi VALUE trong hàm excel là gì?
Phần thông báo của lỗi excel cho ta biết được rằng công thức bạn vừa nhập đã bị lỗi ở đâu đó như là: Sai cú pháp, tham chiếu có vấn đề, sai công thức… Và lỗi #Value chính là một lỗi rất chung chung bởi vậy khó biết được ngay lập tức lỗi là do đâu. Để có thể tìm ra lỗi excel thì ta phải có các thủ thuật, biện pháp test (phép thử).
II. Cách sửa lỗi #value trong Excel
1. Lỗi #value trong hàm Sum, Average kết hợp hàm Iseror + IF hoặc Iferror
Trong vùng tính tổng và cách tính trung bình có chứa lỗi #Value trong excel. Cách khắc phục lỗi #Value: Dùng công thức trong mảng kết hợp với 2 nhóm hàm: If + Isseror hoặc Iferror. Chẳng hạn, ta cần tính tổng số lượng bán được của tất cả các mặt hàng, cách thực hiện như sau:
Cách 1:
={SUM (IFERROR(B2:B5,””))} => Kết quả trả về là: 680
Lưu ý: Công thức này chỉ áp dụng cho excel 2007 trở lên còn đối với excel 2003 thì phải dùng theo cách 2 dưới đây.
Sau khi nhập công thức sum các bạn phải nhấn tổ hợp phím Ctrl + Shift + Enter.
Cách 2: ={SUM(IF(ISERROR(B2:B5),””,B2:B5))} => Kết quả trả về là: 680. Logic tính toán của công thức: Hàm if và hàm Iserror sẽ xác định xem giá trị nào trong vùng B2:B5 là giá trị lỗi excel sẽ trả về kết quả là trống. Như vậy các giá trị để tính tổng sau cùng của hàm sum trong excel sẽ loại bỏ được toàn bộ giá trị lỗi. Tương tự như vậy thì ta có thể thay thế cú pháp hàm Sum bằng với hàm Average như sau:
={AVERAGE(IFERROR(B2:B5,””))} = 227 hay ={AVERAGE(IF(ISERROR(B2:B5),””,B2:B5))} = 227
2. Gặp lỗi #VALUE khi dùng hàm SUMIF, SUMIFS, COUNTIF, COUNTIFS sang một file khác bị đóng
Đây chính là trường hợp phổ biến mà ta thường dùng hàm để tính tổng, hàm đếm có điều kiện trên một file khác. Tại thời điểm mà ta lập các công thức này thì cả file tính toán lẫn file chứa dữ liệu tính toán đều được mở nên không thấy lỗi value gì xuất hiện.
Tuy nhiên khi ta tắt file đi và chỉ mở mỗi file tính toán thì bạn có thể gặp phải lỗi #Value ở tất cả các ô liên quan tới hàm SUMIF, SUMIFs, COUNTIF, COUNTIFs trong Excel. Giải pháp duy nhất đến hiện tại trong lỗi Value là: Mở cùng một lúc cả 2 file sau đó nhấn lại F9 (nếu cần) để lỗi value trong excel cập nhật lại công thức.
3. Loại bỏ lỗi VALUE khi thực hiện tính toán, dùng hàm IF, ISERROR hoặc Iferror hoặc định dạng có điều kiện.
Trong ví dụ trên, các mặt hàng đều có giá trị giống nhau là 200 và dựa trên số lượng thì ta sẽ tính được doanh thu một cách đơn giản như sau: Nhưng, nếu ta nộp cho sếp một bản báo cáo với lỗi value toe toét như hình trên là không ổn một chút nào.
Khi đó, bạn hãy nghĩ tới 1 trong 2 phương án như sau:
3.1. Bẫy lỗi để cứ mặt hàng nào bị lỗi số lượng thì trả về kết quả giá trị là 0.
Như vậy báo cáo sẽ nhìn ổn hơn rất nhiều. Công thức tính doanh thu lúc đó như sau: C2= IF(ISERROR(B2),0,B2*200) hay C2= IFERROR(B2*100,0)
Kết quả ta thu được như sau: Cột doanh thu đã ổn sau đó các bạn, nhưng bản báo cáo vẫn chưa thực sự tốt khi mà cột số lượng vẫn còn xuất hiện trong ô chứa lỗi value. Và giải pháp thứ 2 là điều bạn cần biết.
3.2. Sử dụng conditional formatting để ẩn mọi lỗi trong excel
Thay vì phải dùng công thức ở cột doanh thu, ở cách này ta chỉ cần nhập công thức doanh thu = số lượng * đơn giá. Sau đó ta sẽ bôi đen các vùng dữ liệu cần ẩn lỗi rồi chọn Conditional formatting > New Rules.
Trong bảng thiết lập thông số cho việc định dạng có điều kiện thì bạn nhập trong phần Use a formula to determines which cells to format như sau:
- Công thức để xác định ô được định dạng: Iserror(B2)
- Formating: Bạn chọn màu chữ là Trắng
Và đây chính là kết quả ta thu được: Mọi ô có trong kết quả là lỗi Value sẽ không xuất hiện lên bản báo cáo bởi vì màu chữ là màu trắng các bạn nhé.
III. Lỗi Value ở một số hàm Excel khác
1. Lỗi #VALUE! khi sử dụng hàm DAYS
Khi thực hiện hàm DAY thì một số thời gian sẽ báo lỗi value trong excel, một vài thời gian sẽ cho ra kết quả. Lỗi excel này là do định dạng ngày tháng trong máy tính với lỗi Excel không đồng nhất, dẫn tới các tình trạng trên. Chính vì thế bạn cần thay đổi định dạng ngày tháng trên hệ thống. Báo lỗi value trong Excel
Bước 1:
Đầu tiên bạn hãy truy cập vào Control Panel sau đó nhấn chọn vào phần Clock, Language, and Region. Để chỉnh sửa ngày tháng trong phần mềm Excel. Chuyển sang giao diện mới theo phần Region click tiếp vào mục Change date, time, or number formats.
Bước 2:
Xuất hiện tại bảng thay đổi các định dạng như là: ngày tháng trong máy tính. Tại phần Language preferences phần Short date và Long date người sử dụng điều chỉnh về kiểu hiển thị như hình. Cuối cùng nhấn vào Apply để có thể lưu lại thay đổi đó.
Lưu ý với khi máy tính Windows 8 trở xuống thì các bạn sẽ thực hiện theo thao tác khác. Đầu tiên hãy nhấn vào ngày tháng bên dưới màn hình rồi nhấn tiếp vào Change date and time settings… trong khung thời gian. Để giao diện hộp thoại Date and time xuất hiện hãy nhấn tiếp vào Change date and time… Cửa sổ Customize Format sẽ xuất hiện khi bạn chọn tab Date và chỉnh lại các thông số Short date và Long date như trên.
Bước 3: Quay lại Excel rồi nhập lại thời gian và thực hiện các hàm ngày tháng, sẽ thấy kết quả chính xác, không báo lỗi như trước đây.
2. Lỗi #VALUE! trong các hàm FIND/FINDB và SEARCH/SEARCHB
Sự cố: không tìm được giá trị trong tham đối văn_bản_tìm_kiếm trong chuỗi trong_văn_bản
Nếu hàm Excel không thể tìm thấy văn bản cần tìm trong chuỗi văn bản đã xác định thì hàm sẽ đưa ra lỗi VALUE.
Ví dụ: một hàm như: =FIND(“gloves”;”Gloves (Youth)”;1)
Sẽ đưa ra lỗi #VALUE!, bởi vì không có kết quả khớp “gloves” trong chuỗi mà chỉ có “Gloves”. Hãy nên nhớ rằng hàm FIND có thể phân biệt chữ hoa/thường, vì vậy phải đảm bảo giá trị trong văn_bản_tìm_kiếm khớp chính xác với chuỗi trong tham đối trong_văn_bản.
Tuy nhiên, theo hàm SEARCH này sẽ trả về giá trị là 1, bởi vì hàm không phân biệt chữ hoa/thường:
=SEARCH(“gloves”;”Gloves (Youth)”;1)
Giải pháp: Sửa cú pháp khi cần thiết.
Sự cố: Tham đối số bắt đầu sẽ được đặt thành không (0)
Tham đối số bắt đầu chính là một tham đối tùy chọn và nếu bạn bỏ qua thì giá trị mặc định sẽ được giả định là 1. Tuy nhiên nếu tham đối hiện diện trong cú pháp và giá trị được đặt thành 0 thì bạn sẽ gặp lỗi VALUE trong Excel. Giải pháp: Loại bỏ tham đối số bắt đầu nếu không bắt buộc hoặc đặt thành giá trị thích hợp chính xác.
Lỗi value ở một số hàm trong Excel
Sự cố: Tham đối số bắt đầu lớn hơn tham đối trong văn bản
Ví dụ hàm Find: =FIND(“s”;”Functions and formulas”;25). Tìm kiếm “s” trong chuỗi “Functions and formulas” (trong_văn_bản) bắt đầu từ ký tự thứ 25 (số_bắt_đầu) nhưng trả về lỗi #VALUE! vì chuỗi chỉ có 22 ký tự.
3. Lỗi #VALUE! trong các hàm dò tìm VLOOKUP
Sự cố: Tham đối giá trị tra cứu đang có nhiều hơn 255 ký tự.
Giải pháp: Rút ngắn lại giá trị hay sử dụng kết hợp hàm INDEX và MATCH như là một giải pháp để thay thế. Sử dụng hàm INDEX và hàm MATCH trong Excel để tra cứu các giá trị có nhiều hơn 255 ký tự. Đây là công thức mảng. Chính vì vậy, một trong hai nhấn Enter (chỉ khi bạn có Microsoft 365 ) hay Ctrl + Shift + Enter.
Sự cố: Tham đối số chỉ mục cột chứa văn bản hay nhỏ hơn 0.
Lỗi VALUE sẽ hiển thị khi bạn tham đối chỉ mục cột nhỏ hơn 1. Chỉ mục Cột chính là số của cột ở bên phải cột tìm kiếm mà bạn muốn trả về nếu tìm ra kết quả trùng khớp. Sự cố này có thể xảy ra các do lỗi value trong excel như là: đánh máy trong tham đối số chỉ mục cột hay vô tình chỉ định một số nhỏ hơn 1 để làm giá trị chỉ mục (hiện tượng phổ biến nếu một hàm Excel khác được lồng trong hàm VLOOKUP để trả về một số, ví dụ như là “0”, làm tham đối số chỉ mục cột). Giá trị tối thiểu trong tham đối số chỉ mục cột là 1, trong đó 1 là cột tìm kiếm, 2 là cột đầu tiên ở bên phải của cột tìm kiếm… Vậy nên, nếu bạn đang tìm kiếm trong cột A thì số 1 sẽ tham chiếu cột đó, 2 là cột B, 3 là cột C…
IV. Kết luận
Với các thủ thuật này bạn sẽ không học được ở các trường lớp chính quy, tuy nhiên nó lại rất có ích trong việc thực tế của bạn. Mong rằng qua bài viết này sẽ giúp bạn có nhiều thông tin hơn và cách sửa lỗi value trong Excel với từng hàm cơ bản. Chúc bạn thành công
