PowerPoint đẹp không chỉ phụ thuộc vào các kiến thức cơ bản, mà người thao tác trên máy tính còn nên trang bị thêm một số tips. Vậy đừng bỏ qua các kỹ năng làm slide thuyết trình PowerPoint đẹp và độc đáo dưới đây nhé!
Cách làm slide đẹp không chỉ phụ thuộc vào những kiến thức cơ bản, mà người thao tác làm slide còn nên trang bị thêm một số kỹ năng mềm. Trong bài viết dưới mình sẽ “hé lộ” tất cả những cách làm slide đẹp và kỹ thuật trình bày, cách mà mình đã chinh chiến và chinh phục rất nhiều khách hàng khó tính nhất, cũng như cách mà mình đã từng chăm chút bài thuyết trình tại những hội thảo chia sẻ về Digital Marketing.Vậy đừng bỏ qua các cách làm slide đẹp và độc đáo dưới đây nhé!
Mục Lục Bài Viết
I. Vì sao cần phải làm slide ấn tượng?
Presentation là All-in-one/You chính là tất cả mọi thứ về bạn. Tất cả có nghĩa là tư duy, kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng và chiến lược tiếp cận nội dung, hình thức, là não trái, não phải.. là thương hiệu cá nhân của bạn và doanh nghiệp bạn.
Presentation là All-in-one/độc giả: Cuối cùng là độc giả cũng sẽ chỉ nhớ những thứ gì ấn tượng (con số, màu sắc, hình ảnh, câu chuyện…).
Vì sao cần phải làm slide thuyết trình ấn tượng?
II. Những điểm cần khắc phục
Slide quá nhiều chữ: Dường như bạn không đủ thời gian để làm slide thuyết trình ngắn (vì thực tế ngắn mất nhiều thời gian để cô đọng thông tin). Đừng bao giờ copy nguyên nội dung từ word sang -> điều này tệ vô cùng
Slide quá nhiều màu sắc: Nó chỉ đẹp khi được trình bày tại một rạp xiếc mà thôi
Slide không thống nhất các font chữ, cỡ chữ: Điều này chỉ chứng tỏ bạn thiếu chỉn chu và không cẩn thận
Slide lủng củng: Rất nhiều bạn trình bày một nội dung xong người nghe không hiểu bạn nói gì và đọng lại được gì?
Xem thêm: Google slides là gì? Bài học vỡ lòng về google slides cho người mới bắt đầu
III. Quy trình làm slide
Dưới đây là 9 bước cơ bản để bạn có thể thực hiện cách làm slide đẹp. 9 bước làm slide thuyết trình bao gồm: Xác định đối tượng, lên Outline, lựa chọn màu sắc, tìm hình ảnh, làm Slide Master, thực hiện chi tiết, review, xuất file, thuyết trình thử.
1. Bước 1: Xác định đối tượng nghe
Việc này dường như bị bỏ quên trong khi làm slide thuyết trình, là xác định đối tượng nghe quyết định nội dung và cách thức bạn sẽ trình bày bài thuyết trình đó. Một người nghe mạnh về creative thì hãy cho họ thật nhiều hình ảnh, video để họ có thể liên tưởng và ấn tượng với bài thuyết trình của bạn. Một người nghe mạnh về tư duy logic và các con số thì những nghiên cứu, số liệu có lẽ sẽ tốt hơn… Trình bày cho những đối tượng là chủ doanh nghiệp chúng ta sẽ nói về những bài toán tổng thể, mức độ hiệu quả, trình bày cho đối tượng sinh viên hoặc người mới, họ sẽ rất thích nghe về chia sẻ, kinh nghiệm thực tế…làm slide
2. Bước 2: Lên Outline bài trình bày
Về cơ bản tất cả nội dung trình bày sẽ gồm 3 phần chính:
- Đưa ra vấn đề
- Giải thích về vấn đề đó
- Kết luận về vấn đề đó
Hoặc bạn có thể làm theo mô hình 4W 1H bao gồm: What (cái gì), Where (ở đâu), Who (ai), Why (tại sao), How (như thế nào)
3. Bước 3: Lựa chọn màu sắc
Lời khuyên của mình chỉ là 3 màu duy nhất thôi gồm:
- 1 màu của thương hiệu bạn đang nói tới
- 1 màu bổ trợ cho màu thương hiệu
Và cuối cùng luôn là màu xám (tin tôi đi màu xám, màu xám vì đây là màu có thể phối hầu hết các màu, và nó dùng để dành cho phần body)
4. Bước 4: Tìm ảnh
Hãy tìm trước cho mình tầm khoảng 10 ảnh liên quan đến chủ đề mà mình sẽ nói, ảnh nên là ảnh chất lượng cao, không có watermark (Shutter stock). Trong phần tìm ảnh trên Google bạn hãy tìm ảnh với kích thước “Large” có tỉ lệ pixel từ 1500+. Bạn cũng có thể dùng hình có bản quyền chất lượng cao từ Shutterstock hay Unsplash.
5. Bước 5: Sử dụng Slide Master
Cách làm slide đẹp, template cho toàn bộ bài trình bày. Slide Master có thể làm tăng tốc độ làm slide của bạn lên x2 lần. Bạn hãy quen với việc sử dụng phần Layout trong ppt, nó thật sự rất tuyệt. Phần này cần làm các việc sau:
- Chèn logo và footer cho toàn bộ slide
- Thiết lập nền cho toàn bộ slide
- Thiết kế template cho các phần outline để chia các phần
- Thiết lập template cho từng trang trình bày
6. Bước 6: Thực hiện từng Slide chi tiết
Xem thêm: Tips kết hợp màu để tạo mẫu Powerpoint chuyên nghiệp trong Google slides
7. Bước 7: Review lại tất cả font chữ và hình ảnh cho cân đối
Một trong những cách làm slide đẹp thì không thể bỏ qua bước làm slide này.
8. Bước 8: Xuất file pdf
Việc này sẽ giúp bạn không bị lệch font, tỉ lệ… khi trình bày trên máy tính của một người khác.
9. Bước 9: Kiểm tra lại toàn bộ
Bước này rất quan trọng, đôi khi sẽ khiến cho bạn thay đổi lại toàn bộ phần template so với ban đầu. Để làm lại bước này, bạn cần phải xem lại bước 1, xác định và hình dung rõ đối tượng mà mình cần trình bày là ai, Slide mình vừa thực hiện có thể hiện đúng Insights của các đối tượng này không. Ví dụ nếu đối tượng bạn trình bày là Creative mà bạn làm Slide quá khô cứng, nhiều số liệu thì bạn cần căn chỉnh lại, bổ sung thêm nhiều hình ảnh, màu sắc ấn tượng hơn.
Cách làm slide đẹp
IV. Những yếu tố giúp slide đẹp và ấn tượng
1. Yếu tố hình thức
Tỉ lệ slide: Quên tỉ lệ 4:3 đi, tất cả màn hình hiện nay là widescreen với tỉ lệ 16:9, đừng để slide thuyết trình của bạn lọt thỏm giữa màn hình, tôi nghĩ bạn đủ thông minh để biết mình sẽ bị “quê” thế nào với tỉ lệ này.
Màu sắc: Sử dụng màu xám thay vì màu đen ở phần text ở body. Hãy thử xem bạn đã tự nhiên pro hơn nhiều rồi vì màu đen mang lại hiệu ứng màu sắc khá tức mắt khi trình bày với màn ảnh rộng.
Font chữ:
– Các Font Calibri, Myriad pro, Arial cũng không phải là một lựa chọn tồi nhưng chỉ khi dùng tiếng anh, với tiếng việt để chuyên nghiệp bạn nên dùng những Font của Design đã được việt hoá. Tôi thường dùng font UTM Bebas (tiêu đề), UTM Avo (Tiêu đề), UTM Caviar (Body), bộ font SF UI Display với rất nhiều định dạng đậm, nghiêng, mỏng phù hợp. Chỉ cần bạn dùng những Font chữ này với độ đậm nhạt phù hợp thì đã giúp cách làm slide đẹp dễ dàng hơn.
– Nên sử dụng thống nhất toàn bộ font chữ cho tất cả các slide: tốt nhất tối đa chỉ lên có 2 Font chữ.
– Cỡ chữ dành cho tiêu đề khoảng 25-30, cỡ chữ cho body: 14-18. Đừng cố gắng cho to hơn vì lên màn hình lớn slide thuyết trình của bạn nhìn nó rất thiếu cân đối.
Hình ảnh: Việc lựa chọn hình ảnh đòi hỏi hai yếu tố quan trọng như sau:
– Chọn hình ảnh phù hợp với chủ đề của bài thuyết trình (việc này được người nghe đánh giá rất cao, ví dụ như đang nói về phụ nữ Việt Nam thì đừng chọn ảnh phụ nữ nước ngoài).
– Nếu được quần áo, hoạ tiết, màu sắc của ảnh nên trùng với màu nhận diện thương hiệu mà bạn trình bày sẽ cực kì ấn tượng.
Logo: Đối với các logo khi chèn vào slide thuyết trình nên sử dụng ảnh png (còn gọi là transparent), điều này giúp cho logo sẽ không xuất hiện nền trắng rất phản cảm. Khi tìm kiếm ảnh trên google bạn chỉ cần search ví dụ như “ viettel logo png” và lưu lại.
Đối với các hình có shape: Tốt nhất không nên để viền, viền sẽ làm cho các biểu tượng một cảm giác bị bó buộc làm cho slide không thoáng, nếu có để viền chỉ là tỉ lệ 0.5pt và phải là màu phù hợp.
Sử dụng tối đa phần Smart Art để bài thuyết trình được chuyên nghiệp và logic, bạn cũng có thể copy các template mà mình chia sẻ ở cuối bài để đưa phần Smart Art vào sao cho chuyên nghiệp.
2. Yếu tố nội dung
Khi làm slide thì mỗi slide cần có một vai trò nhất định trong toàn thể bài thuyết trình, đừng đưa slide vào chỉ để cho phần thuyết trình có cảm giác dài hơn.
Đối với mỗi phần trong bài thuyết trình nên có kết luận của phần đó để người nghe dễ dàng theo dõi.
Đối với những phần nghiên cứu cần phải có trích dẫn nguồn.
Nên sử dụng các shape – hình tròn hay vuông để highlight những ý tứ, ý tưởng quan trọng để người nghe dễ dàng theo dõi hơn, nên để viền nhỏ và nét đứt cho thoáng.
Đối với những nội dung có từ 3 ý trở lên: nên sử dụng animation để người nghe dễ dàng theo dõi. Hiệu ứng nên đơn giản (fade up hoặc là fly in).
Sử dụng không quá 30 từ/1 slide – phần này sẽ thường dùng cho khi làm trình bày tại hội thảo lớn mang tính truyền cảm hứng. Đối với những bài thuyết trình bày cần chi tiết bạn vẫn có thể có những phần giải thích với nhiều chữ hơn nhưng cần nhỏ và tinh tế.
Đối với những Video hoặc Link trên Youtube: hãy download video về bằng CocCoc rồi lưu trên máy, khi thuyết trình có thể mở trực tiếp để tránh mất thời gian.
Nếu bạn định trình bày có File exel nên copy sang pptx. Đang thuyết trình mà mở đi mở lại là thiếu sự chuyên nghiệp. Khi làm slide mà muốn copy bảng biểu cũng nên định dạng lại màu sắc font chữ cho đồng nhất với cả bài để nhìn chuyên nghiệp hơn.
Xem thêm: Thương hiệu cá nhân: Hướng đi mới của doanh nghiệp trong thời đại mới
V. Một số tips để có một buổi thuyết trình thành công
1. Tạo mối liên kết với người nghe và cho họ thấy nhiệt huyết của bạn
Những người thuyết trình giỏi cho rằng yếu tố quan trọng để có một buổi thuyết trình hiệu quả chính là nhờ mối liên kết giữa bạn và người nghe. Cách để tạo được “sợi dây” đó là hãy cho họ thấy niềm đam mê và nhiệt huyết trong khi làm slide và phần thuyết trình của bạn.
Bên cạnh đó, hãy mỉm cười và dùng ánh mắt để kết nối với các khán giả của bạn. Khi mỉm cười và nhìn vào mắt ai đó, bạn sẽ thu hút được sự tập trung của họ vào bạn và điều bạn đang nói. Hành động này cũng khiến bạn bớt đi sự lo lắng vì nó tạo cảm giác như bạn đang thuyết trình cho một người, chứ không phải là cả một đám đông lớn.
2. Tập trung vào điều khán giả cần biết
Khi làm slide và chuẩn bị bài thuyết trình, bạn hãy nghĩ đến điều khán giả cần biết hay muốn biết, chứ không phải điều bạn có thể trình bày.
Khi thuyết trình, bạn cũng cần duy trì tập trung và hồi đáp phản ứng của khán giả. Một người thuyết trình thành công là luôn cố trình bày sao cho dễ hiểu nhất.
3. Nguyên tắc đơn giản: Hãy tập trung vào thông điệp cốt lõi
Khi lên kế hoạch thuyết trình, hãy đặt cho mình những câu hỏi:
Điều cốt lõi để người nghe nhớ đến trong bài thuyết trình này là những gì?
Đối với thông điệp “chìa khóa” này, bạn hãy trình bày nó đơn giản và súc tích nhất có thể.
Một số chuyên gia khuyên bạn không nên dùng quá 15 từ để diễn giải những “keywords” quan trọng. Nếu những gì bạn định nói không liên quan đến thông điệp chính, hãy lược bỏ chúng đi.
4. Hãy có một phần mở màn ấn tượng
Phần mở đầu của buổi thuyết trình sẽ rất quan trọng. Thông thường, mọi người thường thấy hứng thú nếu bạn mở đầu một cách vui vẻ. Vì thế, thay vì tốn nhiều thời gian để giới thiệu bản thân một cách đơn điệu, thì hãy khuấy động bầu không khí và khiến mọi người trở nên thoải mái.
Gợi ý hay dành cho bạn chính là chuẩn bị sẵn mẩu chuyện nhỏ thú vị có liên quan đến chủ đề bạn sắp đề cập.
5. Luôn ghi nhớ công thức 10-20-30 khi chuẩn bị tài liệu thuyết trình
Đây là một mẹo nhỏ từ Chuyên gia Guy Kawasaki – Người góp phần làm nên thành công của tập đoàn Apple. Ông cho rằng, những trang trình chiếu trên máy tính nên được chuẩn bị như sau:
- Không nên chuẩn bị quá 10 slide
- Không dài quá 20 phút
- Sử dụng khổ chữ từ size 30 trở lên
Điều cuối cùng là quan trọng nhất trong cách làm slide đẹp. Bởi vì làm theo điều này sẽ giúp bạn tránh được việc “nhồi nhét” quá nhiều thông tin vào trong 1 slide.
Thật ra, mục đích của tài liệu trình chiếu cũng chỉ để hỗ trợ cho người thuyết trình mà thôi. Một tài liệu tốt là khi nó trở nên vô dụng nếu bị thiếu đi người diễn giải. Hãy luôn chắc rằng bạn đã chuẩn bị sẵn cho mình các mảnh giấy note nhỏ vừa lòng bàn tay để phòng khi “quên bài”, tuy vậy đừng để mất điểm khi mà cứ nhìn chăm chăm vào đó.
Nếu muốn bổ sung thông tin quan trọng, bạn nên chuẩn bị những mẩu giấy nhỏ và phát cho mọi người.
Xem thêm: Kỹ năng mềm là gì? Các kỹ năng mềm cần thiết trong công việc
6. Hãy là người kể chuyện thú vị
Những câu chuyện giúp thu hút sự chú ý và dễ dàng để ghi nhớ. Nếu bạn có thể lồng ghép câu chuyện vào bài thuyết trình, khán giả sẽ cảm thấy dễ đồng cảm và nhớ các vấn đề chính tốt hơn sau đó.
7. Đừng quên giọng nói
So với những yếu tố khác, giọng nói là yếu tố ít gây ảnh hưởng nhất, chính vì vậy bạn mới cần sự hỗ trợ từ nhiều nguồn khác nhau. Tuy nhiên, một giọng nói rõ ràng và truyền cảm sẽ khiến người nghe dễ dàng tiếp nhận hơn.
Khi bạn đang thuyết trình, hãy nhấn nhá và điều chỉnh tốc độ nói cùng âm vực ở những điểm quan trọng mà khán giả cần ghi nhớ.
8. Hãy tận dụng ngôn ngữ cơ thể
Ngôn ngữ cơ thể cũng là một “phương tiện” giúp truyền tải hiệu quả thông điệp của bạn đến người nghe. Khi thuyết trình, hãy thể hiện mình là một con người cởi mở và tự tin. Bạn nên di chuyển chậm rãi quanh sân khấu và giữa người nghe để tăng thêm sự tương tác.
Bạn tuyệt đối đừng nên khoanh tay trước ngực, vòng tay sau lưng hay cho tay vào túi… vì tất cả hành động này đều vô tình “tố giác” bạn là người bảo thủ, rụt rè và thiếu tự tin vào phần thuyết trình của mình.
9. Thư giãn, hít thở sâu và tận hưởng!
Nếu luôn “dọa” mình bởi ý nghĩ “Thuyết trình thật khó”, vậy bạn sẽ không thể bình tĩnh và thư giãn được.
Một giải pháp hiệu quả cho vấn đề này chính là tập trung vào nhịp thở trước khi trình bày. Bạn cũng đừng quên duy trì nhịp thở đều đặn trong khoảng thời gian thuyết trình.
Những điểm cần khắc phục khi làm slide
VI. Kết luận
Với những chia sẻ phía trên về những cách làm slide đẹp và kỹ thuật trình bày bài thuyết trình ấn tượng, hy vọng sẽ giúp bạn thiết kế được những slide PowerPoint độc đáo, giúp buổi thuyết trình của bạn sắp tới sẽ trở nên ấn tượng đấy! Hãy theo dõi mangtuyendung.vn thường xuyên để không bỏ lỡ những bài viết hay về cách làm slide đẹp.
