Nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu

Sự hội nhập toàn cầu dẫn tới giao thương hàng hóa ngày càng tăng, và nghề nhân viên xuất nhập khẩu cũng “hot” theo từng nhịp phát triển đó. Tuy vậy, không phải ai cũng rõ những đặc điểm thú vị của nghề này. Hãy xem chúng là gì nhé!

Với kiến thức nghiệp vụ vững vàng và 2-3 năm kinh nghiệm, thu nhập của việc làm nhân viên xuất nhập khẩu sẽ là mức đãi ngộ “trong mơ” của nhiều người. Ngoài mức lương cứng, việc làm nhân viên xuất nhập khẩu còn nhận được tiền hoa hồng từ các giao dịch kinh doanh vì đây là công việc vô cùng đặc biệt, mang lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.

Từ “nhàm chán” có lẽ chưa bao giờ xuất hiện trong từ điển của đa phần những người làm nhân viên xuất nhập khẩu. Sự đa dạng và linh hoạt, phong phú trong công việc luôn khiến công việc trở nên thú vị, đôi khi mặt này diễn ra sự lặp đi lặp lại như nhưng mặt khác lại diễn ra sôi động không ngừng. Vậy trách nhiệm của nhân viên xuất nhập khẩu là gì? Tiêu chí nào để tuyển nhân viên xuất nhập khẩu? Hãy cùng đến với mô tả nghề nghiệp nhân viên xuất nhập khẩu dưới đây nhé!

I. Nhân viên xuất nhập khẩu là gì?

Nhân viên xuất nhập khẩu là ai?

Nhân viên xuất nhập khẩu là những người trực tiếp tham gia và quyết định quá trình hoàn tất hồ sơ cùng với các thủ tục hải quan để nhập khẩu hàng hoá và xuất bán thành phẩm đã được doanh nghiệp sản xuất ra nước ngoài với số lượng và giá cả khác nhau. 

Vậy vai trò của nhân viên xuất nhập khẩu có phải ở đâu cũng giống nhau không? Nếu không thì trách nhiệm của nhân viên xuất nhập khẩu là gì trong từng môi trường riêng biệt đó? Đây chính là điều bạn cần lưu ý nếu muốn trở thành nhân viên xuất nhập khẩu:

• Ở công ty xuất khẩu, nhập khẩu lớn: những người đảm nhận công việc làm nhân viên xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm làm các chứng từ để hàng hóa được xuất nhập một cách suôn sẻ
• Ở những công ty xuất khẩu, nhập khẩu nhỏ: việc làm nhân viên xuất nhập khẩu bao gồm tổng hợp từ khâu hợp đồng, đóng hàng, booking, vận chuyển, khai hải quan và thanh toán. 

Nhiều người bắt đầu sự nghiệp và ứng tuyển nhân viên xuất nhập khẩu rồi thấy rằng họ nhanh chóng có đủ kinh nghiệm với lĩnh vực xuất nhập khẩu, kinh doanh quốc tế để phát triển phát triển kỹ năng mới hoặc mở ra cơ hội mới. Học một ngôn ngữ thứ hai chính là chìa khóa làm cho công việc của bạn dễ dàng hơn, vì nhiều khi bạn sẽ không biết được lúc nào sẽ phải làm việc với người nói ngôn ngữ đó.

Với đặc trưng và mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu, các bạn cũng có thể tham khảo và tìm hiểu thông tin thêm nhiều hơn nữa những vị trí việc làm trong ngành xuất nhập khẩu, để nắm bắt được những chức danh cao hơn, cũng như công việc của từng vị trí liên quan khác nhau. Hầu hết ngành nào cũng có những vị trí phân theo cấp bậc và mức độ công việc cụ thể. Tuy vậy, để phát triển bản thân trong nghề đặc thù này, trước tiên bạn phải hiểu rõ bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu là gì…

II. Mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu

Nhân viên xuất nhập khẩu làm gì?

• Lập kế hoạch nhập hàng, tìm kiếm thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp ở trong và ngoài nước, từ đó đề xuất với Ban giám đốc doanh nghiệp việc lựa chọn nhà cung cấp, đối tác. 
• Soạn thảo và ký kết hợp đồng, tiến hành quá trình nhập hàng hóa theo yêu cầu kinh doanh của Công ty.
• Thực hiện các giao dịch, đàm phán với đối tác, ký kết hợp đồng với khách và nhà cung cấp. 
• Theo dõi tiến độ hàng đi và về, đảm bảo hàng hóa theo kịp và đúng tiến độ, chất lượng và số lượng. 
• Giải quyết các vấn đề phát sinh không tốt, liên quan đến lô hàng mà doanh nghiệp nhập khẩu trong quá trình vận chuyển. 
• Tiếp nhận, đối chiếu hồ sơ thông tin hàng hóa với số lượng thực tế được kiểm soát tại cửa khẩu. Liên hệ với nhà cung cấp để nhận lấy và kiểm tra sát sao tính hợp lệ của chứng từ. Xác định HS code cho các mặt hàng mà doanh nghiệp đã nhập khẩu. 
• Khai báo thủ tục hải quan. 
• Lưu trữ chứng từ giấy tờ liên quan, và kiểm tra chi phí nhập khẩu. 
• Theo dõi tình trạng đơn hàng, liên hệ với bên vận chuyển hàng hóa và đảm bảo lịch trình giao nhận hàng bám sát theo đúng yêu cầu 
• Thực hiện thủ tục liên quan tới việc xuất khẩu hàng hóa, theo dõi các loại công nợ khách hàng. 
• Quản lý, theo dõi tiến trình đơn hàng, soạn thảo hợp đồng, phối hợp với các bộ phận liên quan để đảm bảo hiệu quả công việc, đúng tiến độ giao hàng và thu tiền. 
• Chuẩn bị và hoàn tất các thủ tục, giấy tờ liên quan và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa. Giải quyết các vấn đề phát sinh, cản trở công việc trong quá trình xuất nhập khẩu.
• Cập nhật thông tin về các văn bản pháp luật liên quan đến lĩnh vực, hàng hóa Xuất nhập khẩu. 
• Thực hiện các yêu cầu khác từ cấp trên

III. Các công việc chính của nhân viên xuất nhập khẩu

Nhân viên xuất nhập khẩu có trách nhiệm gì?

• Thực hiện các hoạt động giao dịch, đàm phán với đối tác có liên quan, ký kết hợp đồng với khách hàng và nhà cung cấp.
• Hoàn tất các thủ tục cần xác minh, giải quyết và chứng từ xuất nhập khẩu hàng hóa.
• Kết hợp cùng với bộ phận liên quan như kế toán, thực hiện các hoạt động mở L/C , làm các bảo lãnh với đối tác ngân hàng.
• Tiếp nhận, kiểm tra, đối chiếu các loại hồ sơ hàng hóa nhập khẩu, xuất khẩu với số lượng thực tế được kiểm tra trực tiếp tại cửa khẩu trong quá trình làm hồ sơ thông quan hàng hóa.
• Quản lý, theo dõi tình trạng các đơn hàng, hợp đồng.
• Phối hợp với các bộ phận có liên quan trong doanh nghiệp và các đối tác để đảm bảo đúng tiến độ giao hàng cũng như nhận hàng.
• Thực hiện việc tìm kiếm các khách hàng mới, mở rộng thị trường xuất khẩu của doanh nghiệp theo chiến lược đã đề ra.
• Thường xuyên theo dõi, giữ liên lạc, chăm sóc khách hàng và duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và nhà cung cấp, các đối tác tiềm năng, từ đó thu thập và đánh giá thông tin phản hồi từ khách hàng, thị trường, và thậm chí là đối thủ cạnh tranh.
• Tham mưu cho người đứng đầu các bộ phận liên quan như trưởng phòng kinh doanh chiến lược kinh doanh xuất nhập khẩu, đồng thời trực tiếp lập báo cáo nội bộ và thực hiện báo cáo với các cơ quan nhà nước có liên quan.

IV. KPI công việc với vị trí nhân viên xuất nhập khẩu

• Thời gian vận chuyển từ cảng về kho và ngược lại
• Các loại phí vận chuyển
• Tỷ lệ giao / nhận hàng đúng hạn
• Tỷ lệ giao / nhận hàng đúng chất lượng, số lượng
• Giá trị thiệt hại do giao / nhận hàng
• Số lượng khách hàng mới
• Tỷ lệ duy trì khách hàng cũ
• Tỷ lệ để lại sai sót trong hoá đơn, chứng từ…

V. Yêu cầu công việc của vị trí nhân viên xuất nhập khẩu

• Tốt nghiệp Đại học các chuyên ngành có liên quan đến nghiệp vụ xuất nhập khẩu như Xuất nhập khẩu, Thương mại Quốc tế, Ngân hàng, Quan hệ quốc tế, Quan hệ Thương mại Quốc tế, Hải quan…
• Có nghiệp vụ về lĩnh vực xuất nhập khẩu, nắm vững các quy trình và quy định trong xuất – nhập khẩu, các thủ tục xuất nhập khẩu, chứng từ
• Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm hoặc đã làm việc ở vị trí tương đương
• Thông thạo tiếng Anh
• Sử dụng thành thạo các phần mềm tin học văn phòng và phần mềm quản lý doanh nghiệp
• Có khả năng lập kế hoạch công việc và kỹ năng trình bày
• Hiểu biết rộng về những khái niệm có liên quan đến công việc như các phương thức thanh toán quốc tế, các phương thức vận tải hàng hóa quốc tế, điều kiện và luật pháp thương mại quốc tế, các văn bản pháp lý…
• Cẩn thận, tỉ mỉ trong công việc
• Trung thực

VI. Những năng lực cần có để trở thành nhân viên xuất nhập khẩu giỏi

Vượt qua vòng tuyển nhân viên xuất nhập khẩu, phía trước vẫn còn nhiều gian nan mà bạn phải vượt qua để chinh phục thành công trên con đường sự nghiệp. Hẳn là để trở thành nhân viên xuất nhập khẩu giỏi, bạn cần phải sở hữu những năng lực như: 

Knowledge – Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ, Trình độ sử dụng ngôn ngữ, Trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)

Skill 

• Kỹ năng giao tiếp
• Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
• Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
• Kỹ năng xây dựng mối quan hệ
• Kỹ năng quản trị thay đổi
• Tư duy tập trung vào kết quả
• Kỹ năng làm việc nhóm
• Kỹ năng tổ chức và quản lý thời gian
• Năng lực giải trình

Attitude – Tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén, trung thực, đảm bảo bảo mật kinh doanh

VII. Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển nhân viên xuất nhập khẩu

• Kể về một ngày làm việc thông thường và điển hình của việc làm nhân viên xuất nhập khẩu.
• Từ thực tế kinh nghiệm, các khó khăn mà bạn thường gặp phải khi làm việc tại cửa khẩu là gì? Khi đó trách nhiệm của nhân viên xuất nhập khẩu là gì?
• Bạn có kinh nghiệm sử dụng các công cụ nào để sắp xếp, quản lý hoá đơn, chứng từ hay chưa? Bạn nghĩ đâu là những tiêu chí để trúng tuyển nhân viên xuất nhập khẩu?
• Kể lại một lần bạn mắc sai lầm trong quá trình thực hiện tạo hồ sơ thông quan hàng hóa. Bạn đã làm gì để giải quyết hậu quả? Bài học kinh nghiệm rút ra trong việc làm nhân viên xuất nhập khẩu là gì?
• Bạn có thường xuyên dùng đến ngoại ngữ như tiếng Anh trong công việc không? Bạn đã nắm được tất cả các thuật ngữ trong lĩnh vực xuất nhập khẩu chưa?
• Nêu hiểu biết của bạn về các phương thức thanh toán quốc tế và các phương thức vận tải quốc tế.
• Nếu lô hàng xuất khẩu của bạn bị tồn đọng ở cảng vì một vài rắc rối và khó khăn trong pháp lý và cần người bảo lãnh, bạn sẽ ứng phó trường hợp đó như thế nào?

VIII. Download bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu

Bản mô tả công việc nhân viên xuất nhập khẩu

IX. Kết luận

Nhân viên xuất nhập khẩu là nghề nghiệp có đặc thù riêng nhưng cũng là giấc mơ của rất nhiều người. Qua bài viết này, mong rằng bạn đã có được cái nhìn đầy đủ nhất về nó. Chúc bạn thành công trên con đường sự nghiệp của mình!