Mẫu phiếu giao hàng rất phổ biến trong hoạt động kinh doanh. Cần có những thông tin xác thực để những bộ phận xác định được thời gian và thông tin hàng hóa nếu cần thiết. Sau đây chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn viết mẫu phiếu giao hàng bằng excel!
Trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hóa, việc giao hàng là giao dịch khá phổ biến của những hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, khi vận chuyển hoặc vào kho một thành phẩm cần rất nhiều bước quá trình để hoàn thành và những giấy tờ xác nhận. Bài viết sau đây đề cập tới việc sử dụng các loại phiếu như phiếu xuất kho, mẫu phiếu giao hàng. Vậy làm sao để kế toán kho có thể viết những mẫu phiếu thu, đầu tư cổ phiếu bằng cách nào, mẫu này mang những nội dung như thế nào, giá trị pháp lý có được áp dụng với những phiếu thu trong giao dịch hàng hóa . Hãy cùng chúng tôi tham khảo những thông tin sau đây nhé
Mục Lục Bài Viết
I. Những vấn đề cần hiểu rõ về mẫu phiếu giao hàng
Chúng ta cần hiểu rõ cơ cấu mẫu phiếu giao hàng để thực hiện giao dịch đúng mục đích. Những thông tin được ghi trong mẫu phiếu giao hàng cần được chính xác để những bên thực hiện giao dịch có thể kiểm soát được sản lượng hàng hóa mà họ đang hoạt động kinh doanh. Trước hết, hãy tìm hiểu mẫu phiếu giao hàng là gì? Phiếu xuất kho là công cụ để xác minh việc thực hiện nghĩa vụ giao hàng của người bán đối với người mua. Khi hàng hóa đã được giao, người nhận hàng sẽ nhận được một tờ giấy với nội dung chủ yếu là tên và số lượng sản phẩm đã nhận.
1. Phiếu giao hàng là gì?
Mẫu phiếu giao hàng cần thiết trong những năm gần đây
Phiếu giao hàng như một loại hợp đồng giấy tờ văn bản trung gian nhằm cung cấp thông tin hàng hóa cho các bên giao dịch. Có nhiều loại hàng hóa và dịch vụ được đề cập vào mẫu phiếu giao hàng như hàng hóa đã sử dụng, dịch vụ đã hoàn thành. Sau khi thực hiện thành công một hành động kinh doanh. Người bán sẽ đưa phiếu giao hàng và ghi đầy đủ thông tin khách hàng và mặt hàng dịch vụ mà mình trao đổi.Bước cuối cùng, cả hai bên cùng ký nhận và mỗi bên sở hữu một phiếu giao hàng để có thể trao đổi nếu tình trạng phát sinh xảy ra
Người mua phải so sánh xem sản phẩm mình nhận được có khớp với các thông tin chi tiết trên vé bao gồm số lượng, tính chất và tình trạng của sản phẩm theo yêu cầu hay không, trước khi thanh toán tiền hàng. Người nhận có thể tiếp tục thanh toán và ký xác nhận nếu tất cả đều hài lòng. Ngược lại, nếu sản phẩm có bất kỳ sai sót, khiếm khuyết nào, người nhận có thể từ chối thanh toán và không chấp nhận đơn hàng.
2. Những thông tin cần có trong phiếu giao hàng
Trong những năm gần đây, đã có những sửa đổi về cách thức trình bày của phiếu giao hàng được nhà nước chỉnh sửa sao cho hoàn chỉnh nhất. Những thông tin của một mẫu phiếu thu bao gồm những tiêu chuẩn thông tin sau đây:
+ Thông tin về cở sở cung cấp sản phẩm và mẫu phiếu thu: Tên cơ quan đó, hình thức liên lạc, địa chỉ
+ Thông tin khách hàng thực hiện giao dịch kinh doanh: Họ tên, hình thức liên lạc, địa chỉ
+ Thông tin về sản phẩm: Tên, mã sản phẩm, số lượng, đơn giá, tổng tiền thu
+ Ghi chú: những gì ngoài lề mà cả hai bên muốn trao đổi về mặt hàng như chất lượng hay màu sắc theo đúng ý người thực hiện giao dịch
+ Chữ ký: chữ ký của kế toán kho, chữ ký khách hàng
Có những mẫu phiếu giao hàng nhằm mục đích trao đổi mua bán hàng hóa giữa hai doanh nghiệp, phiếu xuất kho, mẫu phiếu thu của những khách hàng thực hiện hoặc kinh doanh đầu tư cổ phiếu
II. Phiếu giao hàng có bắt buộc phải có không
Không chỉ phiếu giao hàng, phiếu nhập kho cũng cần những thông tin cần thiết
Đây chính là câu hỏi được đặt ra khi những nhà doanh nghiệp hay khách hàng cảm thấy mất thời gian cho vấn đề này, tuy nhiên có rất nhiều lý do để trình bày một mẫu phiếu thu vì nó rất cần thiết trong việc kiểm soát hàng hóa, tiền bạc, là một cách ghi chép gián tiếp mà những kế toán kho cần có để kiểm tra xem có đầy đủ những mặt hàng sau giao dịch hay không. Mặt khác, có rất nhiều người chịu trách nhiệm cho quá trình này vì họ đứng ở những quy trình khác nhau trong một chuỗi cung ứng hàng hóa
+ Phiếu bán hàng: vị trí này do kế toán kho hoặc kế toán xuất hàng quản lý, với nhiệm vụ ghi nhận thông tin đơn hàng và số tiền đã thực hiện kinh doanh. Một phiếu giữ lại ghi chép và quản lý, một phiếu đưa cho khách hàng
+ Phiếu xuất kho: Lệnh xuất được kế toán kho ghi chép từ những mẫu phiếu thu giao hàng để kiểm tra số lượng hàng hóa còn lại. Những thông tin bao gồm mã hàng hóa, tiền sản phẩm đều được ghi chép. Phiếu này được giữ lại trong nội bộ
+ Phiếu giao hàng: mẫu phiếu giao hàng bao gồm những thông tin một mặc hàng đã hoàn thành
Cần có mẫu phiếu giao hàng, mẫu phiếu thu không chỉ giúp những bộ phận quản lý kiểm soát hàng hóa hoặc kiểm soát trong việc đầu tư cổ phiếu.
III. Phiếu giao hàng có giá trị pháp lý không
Tuy hình thức khá hợp đồng, tuy nhiên giá trị pháp lý của phiếu giao hàng bằng 0
Những mẫu phiếu giao hàng này có rất nhiều vai trò trong quá trình hoạt động kinh doanh. Nó có những thông tin và chất lượng sản phẩm được ghi trong đó. Để khi có những vấn đề phát sinh xảy ra, có thể dựa vào mẫu phiếu giao hàng hoặc mẫu phiếu thu để đối chất, đưa ra những thông tin để khách hàng có quyền từ chối thanh toán và đổi trả hàng nếu có dịch vụ đó
Đối với những mặt hàng tiền lớn thì mẫu phiếu giao hàng có giá trị lớn hơn cả, vì nó đóng vai trò quan trọng trong việc hoạt động hàng hóa và giao dịch cần có thông tin chính xác và các chính sách sửa chữa. Tuy nhiên, phiếu giao hàng không có giá trị pháp lý, đây có thể là tin đáng buồn cho nhiều người vì nó chỉ là một dạng thông tin đối chiếu với phiếu xuất kho, khó có thể thành chứng cứ trong một quá trình đối chất. Tuy nhiên, khách hàng vẫn có thể giữ phiếu này để sở hữu những quyền lợi lớn như bảo trì hay đổi hàng theo ý mình muốn
Ngoài ra những thông tin trong mẫu phiếu giao hàng có thể giúp khách hàng cung cấp những thông tin về doanh nghiệp và thông tin sản phẩm để có thể liên lạc nếu có những sai sót không đáng có trong chính sách trao đổi hàng hóa vào bảo trì nếu cần thiết
IV. Cách tạo phiếu giao hàng Excel cơ bản
Có cách để tạo ra mẫu phiếu giao hàng bằng Excel có thể giúp cho kế toán kho thực hiện phiếu xuất kho và đầu tư cổng phiếu nhanh chóng và dễ dàng hơn, có nhiều mẫu phiếu xuất kho và mẫu phiếu thu đầu tư cổ phiếu có thể, nhưng được phổ biến và sử dụng nhiều nhất là mẫu phiếu giao hàng . Còn chần chờ gì, chúng ta cùng tiếp tục cuộc quá trình thực hiện một mẫu phiếu giao hàng trên máy tính nhé
1. Thông tin đơn vị vận chuyển
Thông tin này thường sẽ được đặt ngay đầu phiếu xuất kho trên excel để người nhận hàng có thể nắm được thông tin đơn hàng ngay lập tức. Thông tin chi tiết này sẽ bao gồm tên của hãng vận chuyển, trụ sở chính, đường dây nóng hoặc số điện thoại liên hệ hoặc nếu cần, thậm chí là số fax hoặc email. Ngoài ra, nếu nhà vận chuyển có logo hoặc hình ảnh thương hiệu thì nên đặt Excel đơn hàng bên cạnh tên vận chuyển để thêm phần nổi bật. Không chỉ vậy, đây cũng là một cách quảng bá thương hiệu bằng mẫu phiếu giao hàng vì có những thông tin đầy đủ của doanh nghiệp và cần thiết cho liên lạc của khách hàng nếu họ có nhu cầu mua hàng mới
2. Thông tin thời gian xuất phiếu hàng
Đây cũng là một trong những chi tiết quan trọng nhất cần biết khi đơn hàng của bạn được sản xuất trong phiếu giao hàng, ngày đối chiếu với phí giao hàng mà khách hàng phải trả và nhiều thông tin khác. Trong những trường hợp ngoài ý muốn như mất hàng hoặc vận chuyển lâu, việc giải quyết vấn đề có thể dựa vào thời điểm này. Họ có thể dựa vào mẫu phiếu giao hàng được đưa ra để tìm kiếm thời gian và nguồn hàng từ đó có thể giúp cho người giao dịch có thể giúp liên lạc và đưa ra lời phàn nàn cho bên sản xuất, từ đó kế toán kho sẽ kiểm tra lại hàng hóa mà mình xuất ra để giải quyết vấn đề
3. Thông tin về khách hàng và người nhận
Bạn phải quyết định gửi cho ai và vì lý do gì khi vận chuyển, vì vậy kiến thức về khách hàng và người nhận là vô cùng quan trọng. Thông tin chi tiết này sẽ bao gồm tên của người mua và người nhận hàng, địa chỉ giao hàng, số điện thoại được gọi để giao hàng hoặc trong một số trường hợp, giải thích về việc liệu giao dịch đã được thực hiện hay thu tiền. Để đảm bảo rằng dữ liệu này là hoàn toàn chính xác, người vận chuyển cũng nên tìm kiếm từ nhiều phía để thu thập thông tin này. Nếu khách hàng gửi nhầm địa chỉ, sai số điện thoại, đơn hàng bị chậm trễ, thậm chí là vỡ hàng thì công ty vận chuyển sẽ bị thiệt hại. Không chỉ vậy, có rất nhiều giao dịch lừa đảo với thủ đoạn vô cùng quy mô, nếu không mẫu phiếu giao hàng, sẽ có rất nhiều giao dịch không thành công và việc thiếu hụt là không thể tránh khỏi
4. Danh sách các hàng hóa được giao
Mọi thông tin cụ thể phải được đưa vào danh sách các mặt hàng được vận chuyển trên mẫu phiếu giao hàng. Ví dụ như tên sản phẩm, số lượng, đơn vị đo lường, ghi chú, … Tùy thuộc vào ý định đặt hàng, hơn nữa. Các chi tiết bổ sung như giá cả, số tiền hoặc thuế có thể được hãng áp dụng đầy đủ,… Vì vậy, trong quá trình tập hợp danh sách này, bạn có sự linh hoạt tối đa. Tùy thuộc vào quy cách và người nhận hàng. Mặt khác, kiến thức liên quan đến việc kiểm kê sản phẩm là rất quan trọng để chúng được khớp và chính xác. Vì vậy, để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có, điều quan trọng là phải đo lường cẩn thận giữa hai bên.
Bạn đã hiểu rõ phiếu giao hàng là gì?
5. Ký xác nhận
Mặt khác, kiến thức liên quan đến việc kiểm kê sản phẩm là rất quan trọng để chúng được khớp và chính xác. Vì vậy, để tránh mắc phải những sai lầm không đáng có, điều quan trọng là phải đo lường cẩn thận giữa hai bên. Điều này có thể giúp cho khách hàng tiếp nhận những điều lệ để họ có thể tiếp nhận những điều lệ và thương lượng với cơ quan doanh nghiệp về những quyền lợi của họ. Cần có những chữ ký xác nhận để coi như hoàn thành một doanh nghiệp và hoạt động cần thiết để xác nhận danh tính khách hàng và đại diện cho doanh nghiệp
V. Mẫu phiếu giao hàng mới nhất
Sau đây là mẫu phiếu giao hàng đã được củng cố và chỉnh sửa sao cho phù hợp với tính chất hoạt động kinh doanh theo từng năm. Hãy cùng tham khảo để hiểu thêm về mẫu phiếu thu mới nhất năm 2020 mà chúng tôi chia sẻ nhé!
Mẫu phiếu giao hàng mới nhất năm 2020
Biểu mẫu phân phối cơ bản cần có các chi tiết trong mẫu phiếu giao hàng sau:
– Thông tin đơn vị vận chuyển: Các thông tin này, bao gồm logo công ty, tên công ty, số serial, số hóa đơn, địa chỉ, điện thoại, … được ghi ở đầu phiếu xuất kho.
– Thông tin về khách hàng : tên tuổi, giới tính, địa chỉ, người nhận hàng, hình thức liên lạc
– Giao hàng trong thời gian trượt. Hình thức thanh toán
– Dữ liệu khách hàng, người nhận.
– Danh sách những thứ được vận chuyển.
– Chữ ký của người nhận hàng, người gửi hàng, người lập phiếu.
Đối với việc đầu tư cổ phiếu thì phức tạp và có tính chất pháp lý hơn, được nhà nước và các bộ luật được áp dụng và quản lý, cần nêu rõ bên chuyển nhượng và bên giao dịch. Để cập tới hình thức trung gian nếu có của hai cổ đông đó. Ghi rõ ngày tháng giao dịch. Giao dịch bằng cổ phiếu mang nhiều tính quan trọng hơn. Việc ghi chép lại toàn bộ vấn đề là điều cần thiết vì khi có những sai sót diễn ra, có thể dựa vào những phiếu mẫu này như những bằng chứng thương lượng
IV. Kết luận
Những chi tiết sau đây có thể giúp cho bạn hiểu thêm về tầm quan trọng của phiếu giao hàng và những điều cần chú ý trong hoạt động doanh thu sản lượng hoặc đầu tư cổ phiếu. Có những cách khác nhau nhau để tạo ra mẫu phiếu thu, mẫu phiếu giao hàng không chỉ với giấy tờ văn bản mà còn là Excel. Mong rằng sau khi đọc các bạn có thể hiểu thêm về hoạt động của kế toán kho, điều đó giúp rất nhiều cho những cá nhân khởi nghiệp trong ngành kinh doanh và hoạt động logistic. Các bạn có thể tham khảo mẫu sau đây để tạo ra một mẫu phiếu giao hàng phù hợp với mình nhé!
