Bạn có biết Sow là gì? Hay bạn đã bao giờ nghe đến nó chưa? Và Sow có ý nghĩa gì trong công việc mà doanh nghiệp không thể bỏ qua. Nếu chưa biết thì hãy cùng tìm hiểu xem Sow là gì qua bài viết dưới đây.
Sow là gì? Có lẽ đây là khái niệm không còn xa lạ trong cuộc sống của chúng ta, nhưng lại là yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của mọi doanh nghiệp hiện nay. Vậy Sow là gì? Những yếu tố cơ bản để hoàn thành Sow là gì mà người quản lý dự án cần lưu ý? Trong công việc ý nghĩa của Sow là gì? Các bước để tạo nên Sow là gì? Chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu Sow là gì trong bài viết này nhé!
Mục Lục Bài Viết
I. Sow là gì?
Sow là gì? Sow là từ viết tắt của cụm từ tiếng anh Statement Of Work, là báo cáo trình tự công việc hay các bản mô tả công việc mà khách hàng muốn thực hiện. Đây là thuật ngữ hoạt động trong phạm vi công việc, một tài liệu quan trọng trong vấn đề thỏa thuận công việc giữa hai bên.
Sow là gì? Ý nghĩa của Sow là gì?
Đó có thể là khách hàng với các đại lý và những nhà cung cấp hay nhà thầu. Nhưng trên thực tế thì doanh nghiệp luôn muốn hợp tác với những tổ chức và những nhà đầu tư bên ngoài và một điểm hạn chế lớn chính là tình trạng thông tin sai lệch. Bởi vậy, cần có sự can thiệp của Sow giúp quản lý nắm được chặt chẽ những thông tin và hoạt động.
Sow là gì? Sow nên gồm mốc thời gian (milestones), thời gian của từng hạng mục (timeline), báo cáo, các chỉ số đánh giá (KPIs) và sản phẩm cuối cùng nào mà bên thực hiện dự kiến cung cấp. Sow cũng nên chứa một dòng thời gian cho tất cả các hạng mục, sản phẩm, chỉ số KPIs.
Dựa vào những thông tin trên mà chúng tôi cung cấp, giúp bạn có cái nhìn khái quát về Sow là gì? Tiếp theo chúng ta cùng tìm hiểu xem những yếu tố cơ bản để hoàn thành Sow là gì trong phần dưới đây.
II. Những yếu tố cơ bản để đảm bảo hoàn thành Sow
Sow là gì? Vấn đề hầu hết trong các Sow (Statement Of Work) là thiếu sự cụ thể, cụ thể là khi mà hai bên không đồng ý về những gì cần được đưa ra và việc xem lại Sow không hỗ trợ giải thích. Vấn đề này rất phổ biến trong những hiệp định nghiên cứu và hay xảy ra tranh chấp. Cách tốt nhất để loại bỏ vấn đề này là để tránh bất kỳ và tất cả sự mơ hồ.
Đối với một người quản lý dự án cần phải sử dụng Sow để đảm bảo được những kỳ vọng trong quá trình thực hiện công việc. Để hoàn thành được Sow phải đảm bảo những yếu tố cơ bản sau:
- Mục tiêu chính của dự án chính là quá trình báo cáo bản mô tả công việc cũng như vấn đề của doanh nghiệp cần phải được đảm bảo và các vấn đề đã làm được.
- Những cột mốc quan trọng của dự án cần phải liệt kê rõ ràng và các giai đoạn quan trọng của quản lý dự án 4 mà doanh nghiệp cần phải theo dõi và kiểm tra thường xuyên.
- Nhiệm vụ của cá nhân là những gì mà các nhân viên của cả doanh nghiệp cần phải nhanh chóng thực hiện.
- Thông tin thanh toán cần được dự tính đầy đủ các chi phí để báo lại để thực hiện đúng thời hạn.
- Kết quả của dự án về gia tăng và số lượng đã truy cập hay chuyển đổi về bán hàng, các mục tiêu trong hoạt động kinh doanh cần phải làm được và báo cáo đầy đủ những vấn đề này.
- Các điều kiện và điều khoản cần xác định rõ ràng và sử dụng trong phạm vi công việc Sow.
Sow là gì? Yếu tố để hoàn thành Sow là gì?
III. Ý nghĩa của Sow trong công việc
Sow là gì? Sow (Statement Of Work) chính là một tập hợp của các vấn đề liên quan đến công việc một cách cụ thể, chi tiết nhất. Đây là quá trình ghi chép lại lịch trình và những điều khoản trong hoạt động doanh nghiệp để giúp nhanh chóng phát triển doanh nghiệp hợp lý và điều chỉnh những dự án theo đúng quy trình. Vì vậy, phạm vi công việc có thể dễ dàng hoàn thành nên áp dụng Sow là một điều rất cần thiết.
Có thể hiểu đơn giản rằng, trong khi thực hiện hoạt động dự án của doanh nghiệp có rất nhiều công việc khó để kiểm soát được tổng quát. Vì vậy, có nhiều doanh nghiệp đã áp dụng Sow vào quản lý dự án 4 để kiểm soát được. Chính vì điều này mà nhiều người cần phải thực hiện một cách nghiêm túc và rõ ràng. Đặc biệt, ngôn ngữ phải được thiết lập cụ thể và chi tiết nhằm quá trình thúc đẩy và phân phối mọi hoạt động.
Việc sử dụng phạm vi công việc Sow sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý dự án 4 bên ngoài như:
– Tránh được các sai lệch và nhầm lẫn ảnh hưởng đến phạm vi công việc.
– Hỗ trợ tối ưu cho việc giải thích những sai lệch và mong đợi, các mục tiêu của doanh nghiệp đối với dự án.
– Đảm bảo cho doanh nghiệp trước các bên liên quan đến ý tưởng và quan điểm của một dự án.
– Những điểm mạnh của Sow trong hoạt động kinh doanh tại nhiều doanh nghiệp là có các điểm mạnh mang lại lợi ích và những thực tế cho doanh nghiệp nên Sow rất được tin tưởng, áp dụng phổ biến trong những dự án doanh nghiệp bên ngoài.
Vậy qua những thông tin trên đã giúp bạn hiểu về ý nghĩa của Sow là gì? Nếu bạn muốn biết cách để thực hiện Sow là gì thì hãy đi đến phần tiếp theo.
IV. Các bước để viết một công việc (Sow) cho dự án
1. Giới thiệu về dự án
Điều trước tiên khi doanh nghiệp bắt đầu thực hiện một dự án nào đó chính là cần phải có các thông tin cơ bản, quan trọng nhất về dự án đó. Cần xác định rõ loại bản mô tả công việc mà dự án đó sẽ được thực hiện là gì? Đây có phải là một dịch vụ đang được tiến hành hay là một sản phẩm nào đó đang được doanh nghiệp xây dựng? Những đối tượng có liên quan đến dự án này gồm có những ai? Trong phần này cũng sẽ có thể bao gồm cả những thỏa thuận chính thức đối với Sow (Statement Of Work) mà các doanh nghiệp sẽ áp dụng như là:
- Các thỏa thuận về việc mua các dịch vụ, sản phẩm ở một mức giá nhất định và trong một khoảng thời gian nhất định.
- Các thỏa thuận được ràng buộc bởi pháp lý thông qua hợp đồng chính thức dựa trên những chi tiết có liên quan được đã thỏa thuận chung
2. Tổng quan về mục tiêu của dự án
Đây là phần giải quyết vấn đề câu hỏi tại sao dự án đó được thực hiện. Theo đó, doanh nghiệp cần phải giải thích rõ ràng, chi tiết về dự án, cũng như các mục tiêu kinh doanh mà doanh nghiệp đang muốn giải quyết hay kết quả tốt đẹp mà họ đang mong đợi.
Ngoài ra, doanh nghiệp cũng có thể cần thêm một số thông tin chi tiết về sau, khi dự án đang hoạt động, vì vậy hãy tạo và giữ mức độ bề mặt một cách có chủ ý rõ ràng.
3. Mô tả về phạm vi công việc của dự án
Bước tiếp theo mà mỗi doanh nghiệp cần làm chính là lên một bản mô tả công việc mà họ cần phải thực hiện trong dự án ở một phạm vi nhất định. Điều quan trọng cần chú ý chính là hãy giữ mức cao hơn bởi doanh nghiệp sẽ cần đặt ra các nhiệm vụ cùng các yêu cầu cụ thể khác. Và doanh nghiệp có thể thực hiện điều này qua danh sách những bước đơn giản hay giải thích một cách ngắn gọn nhất.
Ví dụ doanh nghiệp muốn ký hợp đồng với một đại lý nào đó cho công việc thiết kế lại website thì phạm vi công việc chính là thực hiện những mô hình trang web, chế độ và việc phát triển trang web mới như nào? Đối với một số trường hợp thì phạm vi của một dự án sẽ có thể bao gồm những yêu cầu về mặt kỹ thuật là phần cứng, phần mềm…
4. Danh sách nhiệm vụ của từng cá nhân trong dự án
Vấn đề quản lý tác vụ và lập danh sách nhiệm vụ của từng cá nhân trong dự án là bước vô cùng quan trọng, đặc biệt khi doanh nghiệp thực hiện cùng với các đối tác bên ngoài. Doanh nghiệp cần phải biết cách phân chia phạm vi lớn thành những chi tiết nhỏ hơn để đảm bảo mọi người đều có thể hiểu được về các nhiệm vụ, qua các bản mô tả công việc mà họ cần làm cho dự án
Một điểm nữa cần lưu ý chính là các tác vụ sẽ không thể phân phối được, nhiệm vụ đã được giao đều sẽ phải được thực hiện. Vì vậy, mỗi tác vụ đã viết ra đều sẽ giải thích cụ thể cho các công việc cần phải làm. Ví dụ với dự án liên quan đến phần mềm thì doanh nghiệp muốn đi sâu vào chi tiết sẽ cần có ý tưởng về các chức năng, liệt kê ra tất cả các vấn đề liên quan đến phần mềm sẽ làm, cho đến các lĩnh vực được đưa vào kèm theo nơi mà biểu mẫu sẽ gửi đi. Đây là cách thực hiện khá hiệu quả để giúp phân chia được nhiệm vụ đến các cá nhân và các giai đoạn của dự án.
Sow là gì? Các bước để viết Sow là gì?
5. Tiến độ dự án
Ở trong phần này, doanh nghiệp cần phải xác định được rõ những vấn đề sau đây:
– Dự án sẽ được thực hiện trong thời gian bao lâu và bao gồm các cột mốc gì? Thực tế thì thời gian là yếu tố rất quan trọng để có thể quyết định được kết quả của một dự án. Chính vì thế, doanh nghiệp cần xác định được ngày tháng cụ thể để bắt đầu, thời gian bắt đầu tiến hành cũng như ngày hoàn thành dự án.
– Xác định được địa điểm nơi thực hiện dự án, được tiến hành tại chỗ hay có thể điều khiển từ xa. Doanh nghiệp cũng có thể liệt kê ra nếu có bất kỳ cuộc họp nào diễn ra và quyết định về thời gian, địa điểm.
– Xác định các nguồn lực cần thiết cho dự án và đánh giá các nguồn lực đó có phù hợp với kỳ vọng của dự án hay không? Có bao nhiêu người sẽ tham gia vào thực hiện dự án đó?…
6. Sản phẩm dự án
Đây là bước phân phối dự án trong phạm vi công việc SOW (Statement Of Work), là lúc doanh nghiệp liệt kê chính xác những điều mình mong muốn nhận được khi kết thúc dự án. Đây cũng chính là những kết luận có được từ danh sách nhiệm vụ đã đưa ra. Ví dụ như việc thay đổi lại thiết kế trang web thì cần đưa những vấn đề sau:
- Trang đích đã được mã hóa đầy đủ các chức năng chưa?
- Những số liệu theo dõi được và các thiết lập của Google.
- Những mẫu trang thương mại điện tử được thiết kế lại theo yêu cầu.
Đối với một số trường hợp, thì doanh nghiệp có thể sẽ muốn kết hợp những dòng sản phẩm, dịch vụ với dòng thời gian để có thể xác định chính xác về thời điểm giao hàng, thời điểm kết thúc giúp doanh nghiệp có thể giám sát tốt hơn về hoạt động thực hiện quản lý dự án 4.
7. Quản lý các vấn đề của dự án
Vấn đề quản lý dự án được tiến hành qua một số yếu tố sau:
- Vấn đề thanh toán: Doanh nghiệp cần phải làm sao để thanh toán, cũng như khi nào có thể thực hiện thanh toán cho từng giai đoạn của dự án theo một trình tự đã được thiết lập và vấn đề gì sẽ xảy ra nếu thời hạn thanh toán bị bỏ lỡ hay tăng phạm vi?
- Quản lý báo cáo: Xác định ai sẽ phải chịu trách nhiệm về việc hoàn thành sản phẩm, phê duyệt hay có sự thay đổi, điều chỉnh về phạm vi, và vấn đề xử lý hỗ trợ cũng như bảo trì của dự án?
- Vấn đề về điều khoản: Đưa ra các yêu cầu về tiêu chuẩn cần thỏa thuận. Đây có thể là yêu cầu về bảo mật hoặc là giả định.
8. Tiêu chí thành công và hoàn thành dự án
Bước cuối cùng chính là việc doanh nghiệp phải chấp nhận sản phẩm của dự án, những người ủy quyền cho họ cũng như cách thức để giao hàng sẽ được xem xét, đánh giá lại. Doanh nghiệp cũng nên cung cấp một vài yếu tố, tiêu chí giúp hướng dẫn công việc để có thể được chấp nhận.
Về vấn đề thỏa thuận trước đó có thể không cần thiết nhưng lại có thể giúp cho việc suy giảm nguy cơ doanh nghiệp phải đau đầu với nhiều rủi ro nghiêm trọng sau này. Hãy hiểu rằng, Sow (Statement Of Work) là tất cả các vấn đề rõ ràng, chi tiết nhất, vì vậy doanh nghiệp càng cho ra nhiều kết quả càng tốt.
V. Kết luận
Tóm lại, Sow là gì? Bảng kê công việc là tài liệu quản lý dự án 4 có thể sử dụng như một hợp đồng pháp lý, tài liệu phạm vi hay tài liệu kiểm tra nhưng thông thường nên phác thảo một số chi tiết quan trọng. Hãy nhớ rằng chữ viết tắt SOW được sử dụng rất rộng rãi trong các ngành như ngân hàng, sức khỏe, máy tính, giáo dục, tài chính và cơ quan. Một số doanh nghiệp dùng bảng kê công việc (Statement Of Work) như một hợp đồng pháp lý với một nhà phân phối đang cung cấp một hay nhiều phần có thể chuyển giao cho dự án. Trong trường hợp này, bảng kê công việc sẽ tính đến điều kiện thanh toán, thưởng và phạt hiệu quả, các tiêu chí chấp nhận hay từ chối công việc.
Chắc hẳn qua bài viết bạn đã hiểu về Sow là gì? Những yếu tố cơ bản để hoàn thành Sow là gì? Trong công việc ý nghĩa của Sow là gì? Các bước để tạo nên Sow là gì? nhờ vào những thông tin mà chúng tôi vừa cung cấp. Giúp bạn có cái nhìn tổng quan về Sow (Statement Of Work), tầm quan trọng của Sow trong một số lĩnh vực, ngành nghề, hay định hướng các bước cho bạn để thực hiện Sow. Chúc các bạn thành công!
