Khái niệm của thông cáo báo chí và vai trò của thông cáo báo chí trong việc truyền thông cho doanh nghiêp ra sao? Bạn đang muốn soạn thảo một văn bảo thông báo đến giới báo chí về sự kiện sắp tổ chức của doanh nghiệp thì hãy đọc bài viết dưới đây.
Một doanh nghiệp cần nắm bắt và tìm hiểu rất nhiều kiến thức và thông cáo báo chí cũng không ngoại lệ. Thông cáo báo chí được xem là một trong những công cụ quan trọng cho mỗi cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp muốn tổ chức hoạt động sự kiện nào đó. Thông qua đó, thông cáo báo chí như một phương tiện làm tăng mức độ chú ý và quan tâm của giới báo chí nhằm đưa hoạt động đó đến gần hơn tới công chúng.
Thông cáo báo chí là gì?
Mục Lục Bài Viết
I. Thông cáo báo chí là gì?
Thông cáo báo chí, tiếng anh là Press Releases, là tên gọi mô tả một tài liệu thiết yếu được truyền tải bởi doanh nghiệp nhằm thông báo chính thức cho phía truyền thông về hoạt động sự kiện sắp được họ tổ chức.
Những người trong giới truyền thông như: báo chí, phóng viên,… là những người thường nhận lời mời tham dự, cũng như đưa tin về hoạt động sự kiện của doanh nghiệp thông qua thông cáo báo chí.
II. Vai trò của thông cáo báo chí là gì đối với doanh nghiệp
Vai trò của thông cáo báo chí là gì? đóng vai trò như trợ thủ đắc lực mang trong mình nhiệm vụ quảng bá, PR trong các doanh nghiệp. Đây được xem là phương thức hiệu quả lớn góp phần tăng sức quan tâm, thu hút của phía truyền thông và đến gần hơn tới công chúng.
Khi một công ty muốn mở rộng độ phủ sóng cho thương hiệu của mình, PR là một cách thường sử dụng nhất để tác động mọi người trên các phương tiện truyền thông đại chúng như: tạp chí, truyền hình, đài phát thanh,.. Cách PR này quá đỗi quen thuộc nhưng không ai không phủ nhận được kết quả thành công về lan rộng phạm vi truyền thông và ảnh hưởng của nó đến mọi người là rất cao.
Chính những lúc như thế này, thông cáo báo chí mẫu lại càng khẳng định được tầm quan trọng của mình trong việc tạo ra sức hút cho giới báo chí, truyền thông đưa tin về hoạt động sự kiện, tổ chức hay ra mắt sản phẩm/ dịch vụ mới,… Thông cáo báo chí làm tốt vai trò nhiệm vụ này một cách hiệu quả rõ ràng.
Tầm quan trọng của thông cáo báo chí là gì đối với mỗi doanh nghiệp
III. Thời điểm thích hợp để gửi một thông cáo báo chí
Để thông cáo báo chí là có mức độ hiệu quả tốt nhất có thể, các doanh nghiệp cần lưu ý đến thời điểm gửi thông báo. Đây là tài liệu có sức ảnh hưởng truyền thông cao nên bạn không thể gửi tùy tiện và bừa bãi được. Dưới đây là một số những gợi ý về các trường hợp nên gửi thông cáo báo chí mẫu :
- Tổ chức những hoạt động sự kiện nhằm giới thiệu sản phẩm hay dịch vụ mới ra mắt.
- Những sự kiện được tổ chức để công bố các giải thưởng, thành tựu một cá nhân, nhóm, doanh nghiệp,… đạt được.
- Tổ chức các buổi sự kiện có sức ảnh hưởng lớn của doanh nghiệp.
- Tổ chức các sự kiện nhằm công bố thành tựu nghiên cứu nổi bật.
IV. Những bộ phận cấu thành thông cáo báo chí
1. Nội dung thông cáo báo chí
Một thông cáo báo chí cần có đầy đủ những nội dung theo các 6 câu hỏi tương ứng với công thức 5W và 1H:
- Who? – Ai: Phần này xác định rõ ràng thông cáo báo chí mẫu có những chủ nào: một người, một nhóm người, một hoạt động sự kiện, một chương trình hay một doanh nghiệp, tổ chức,…
- What? – Cái gì: Phần này nêu các thông tin công chúng cần biết liên quan tới hoạt động sự kiện ấy đang diễn ra ra sao? Chúng có điểm gì thu hút mọi người?
- Where? – Ở đâu: Địa điểm diễn ra hoạt động sự kiện? Nên điền thông tin rõ ràng, cụ thể cho phần địa điểm tổ chức hoạt động sự kiện ấy trong mỗi thông cáo báo chí mẫu, nếu đính kèm vị trí bản đồ thì càng làm cho giới truyền thông thuận lợi tìm địa điểm hơn.
- Why? – Vì sao: Lý do hoạt động sự kiện này diễn ra là vì điều gì và vì sao giới truyền thông truyền tải thông tin hoạt động này đến công chúng?
- When? – Khi nào: Thời điểm diễn ra hoạt động sự kiện là khi nào? Thời gian và thời điểm phải rõ ràng, cụ thể, chính xác trong mỗi thông cáo báo chí.
- How? – Như thế nào: Sự kiện sẽ diễn ra với những nội dung nào để giới truyền thông nhanh chóng nắm bắt quy trình hoạt động sự kiện.
2. Cấu trúc của thông cáo báo chí
Cấu trúc của một bài thông cáo báo chí là gì có những phần:
- Tiêu đề: tên thông cáo báo chí.
- Thông tin liên lạc: Tên kèm số điện thoại người chịu trách nhiệm liên hệ với giới truyền thông của doanh nghiệp.
- Địa điểm: nơi dùng để tổ chức sự kiện.
- Thông tin chính: nêu những nội dung chính liên quan đến thông cáo báo chí, ví dụ như: địa điểm, thời gian, mục đích và nội dung chính tổ chức sự kiện.
Thông cáo báo chí gồm những bộ phần nào cấu thành
V. Hướng dẫn viết thông cáo báo chí chuyên nghiệp và ấn tượng
1. Viết thông cáo báo chí như một người làm báo chuyên nghiệp
Một thông cáo báo chí đạt chuẩn là có đầy đủ nội dung thông tin hoạt động sự kiện một cách mạch lạc, rõ ràng và chính xác. Để lôi kéo thêm sức hút cho thông cáo báo chí, bạn có thể dùng giọng văn một nhà báo để kể một câu chuyện có nội dung hấp dẫn. Để có một thông cáo báo chí mẫu như một người làm báo chuyên nghiệp, bạn cần chú ý những yếu tố sau:
- Đi thẳng vào vấn đề chính: Thông cáo báo chí tối kỵ viết lan man, dài dòng cho những vấn đề không liên quan khiến người đọc mất tập trùng và xao nhãng những thông tin chính. Vì vậy, vào thẳng vấn đề chính và trình bày chúng một cách rõ ràng là một điểm cộng để giới truyền thông nắm rõ chủ đề và mục đích của thông cáo báo chí muốn nhắc đến.
- Trình bày nội dung mạch lạc, ngắn gọn và rõ ràng: Thông cáo báo chí có giọng văn như một bài báo nên không quá ngạc nhiên khi người viết phải thể hiện được sự mạch lạc, súc tích và rõ ràng qua các nội dung. Ngoài ra, cách trình bày như vậy giúp giới truyền thông nhanh chóng nắm bắt lịch trình hoạt động sự kiện và tiết kiệm được nhiều thời gian cho các việc khác, bởi tính chất công việc của họ rất dày đặc và bận rộn.
2. Thông cáo báo chí phải có giá trị với công chúng
Người soạn thảo thông cáo báo chí nên chú ý đến hai yếu tố:
- Các nội dung phải có sự liên kết và có sức hút đến các đối tượng hướng đến trong thông cáo báo chí.
- Các nội dung phải có mối quan hệ mật thiết tới doanh nghiệp thể hiện rõ trên thông cáo báo chí.
3. Được đính kèm với những trích dẫn hữu ích
Trích dẫn những thông tin quan trọng là điểm nhấn tạo nên sức hấp dẫn của thông cáo báo chí. Muốn làm được điều này, bạn phải hiểu rõ hoạt động sự kiện sắp tới và có một lượng thông tin rộng để có thể áp dụng vào thông cáo báo chí, đừng biến nó trở thành mớ hỗn độn thông tin.
4. Chủ đề thông cáo báo chí gắn liền với mục đích sản phẩm
Điều mỗi nhà báo, phóng viên,… trong giới truyền thông và công chúng quan tâm khi đọc một thông cáo báo chí không phải là quy mô của sự kiện hoành tráng cỡ nào mà là những thông tin thiết thực gắn kết giữa doanh nghiệp và sản phẩm hay dịch vụ.
Do đó, bạn hãy luôn đặt tiêu chí này là một trong những điều quan trọng cần lưu ý. Hãy làm nổi bật những điểm mạnh vượt trội của dịch vụ hay sản phẩm mà doanh nghiệp muốn giới thiệu và đó cũng là điều giới truyền thông quan tâm.
5. Nội dung thông cáo báo chí ngắn gọn, súc tích
Nội dung một thông cáo báo chí tiếp cận đến mọi người nhanh chóng khi tài liệu đó có sự ngắn gọn, đầy đủ thông tin và rõ ràng hơn là những bài thông cáo báo chí dài dòng văn tự. Bởi xu hướng của độc giả hiện nay không có thói quen đọc những thông cáo báo chí lam man dài đến cả trang giấy chỉ xoay quanh mỗi nội dung thông báo hoạt động sự kiện của cá nhân, tổ chức hay doanh nghiệp nào đó. Bởi vậy, người soạn thảo thông cáo báo chí nên chọn lọc thông tin kỹ càng và hữu ích.
VI. Định dạng của thông cáo báo chí mẫu
Bước 1: Tìm mục đích
Một số mục đích quan trọng cần xác định rõ trước khi viết thông cáo báo chí đó là:
– Sự ảnh hưởng (thông tin của bạn có ảnh hưởng đến khu vực xung quanh hay không?)
– Mâu thuẫn (thông tin của bạn có gây mâu thuẫn với ai hay không?)
– Sự tiến triển (thông tin có làm nổi bật sự tiến triển của sự việc nào hay không?)
– Cảm xúc (thông tin có gây xúc động mạnh đến người đọc hay không?)
Bước 2: Đặt tiêu đề
Nhiệm vụ đặt tiêu đề cũng rất quan trọng. Vì một tiêu đề hay, hấp dẫn mới thu hút được sự chú ý với truyền thông và công chúng, kích thích sự tò mò và đọc tiếp thông tin mà bạn đưa ra.
Định dạng thông cáo báo chí là gì
Bước 3: Tóm tắt nội dung của thông cáo trong một đoạn ngắn
Tóm tắt nội dung chính là cách giúp người đọc có thể nắm rõ được thông tin có trong thông cáo báo chí, hiểu được nó nói về vấn đề gì, liệu họ có muốn đọc tiếp hay không. Vậy nên phần này xuất hiện ngay sua khi tiêu đề và tóm tắt 2 – 3 ý quan trọng nhất.
Bước 4: Viết đoạn đầu tiêu
Đây chính là đoạn quan trọng sẽ được liệt kê các thông tin quan trọng nhất như mục đích của thông cáo báo chí này, chủ đề của thông cáo báo chí, nó có lợi ích gì cho người đọc.
Bước 5: Viết những nội dung còn lại
Một vài đoạn tiếp theo bao gồm các thông tin chi tiết hơn về câu chuyện muốn đề cập, hay các chi tiết về dịch vụ sản phẩm mà người đọc cần biết. Tốt nhất bạn nên lưu ý các đoạn văn này chỉ cần ngắn gọn và súc tích vì thông cáo báo chí không dài quá một trang là được.
Bước 6: Đính kèm trích dẫn
Các trích dẫn cũng không cần phải quá phức tạp, chỉ cần nó đảm bảo được 3 yếu tố như sau:
– Trích dẫn này có thích hợp không? Nó có giúp ích gì cho câu chuyện không?
– Không dùng những từ ngữ quá “đao to búa lớn”
– Ai là người nói trích dẫn? Tại sao lại nói như vậy?
Bước 7: Thông tin liên hệ
Việc trình bày thông tin liên hệ là điều vô cùng cần thiết, bởi sau khi đọc mọi người còn biết họ phải liên hệ với ai để nắm thêm thông tin chi tiết. Vậy nên bạn hãy đính kèm thông tin của phòng PR hay marketing vào góc trái phía dưới của thông cáo báo chí. Theo đó, các thông tin liên hệ sẽ bao gồm tên, số điện thoại, email.
VII. Kết luận
Thông qua bài viết trên chắc hẳn bạn đã có những kiến thức cơ bản về thông cáo báo chí. Đọc những thông tin trên, bạn sẽ lựa chọn được cho mình cách trình bày vấn đề trong văn bản đó hợp lý và có tính chiến thuật để quảng cáo tăng sức cuốn hút và hiệu quả nhất tác động đến giới truyền thông và công chúng.
