Tổng hợp các cách xuống dòng trong ô Excel đơn giản nhất

Làm sao để xuống dòng trong ô excel là một câu hỏi phổ biến, đang là câu hỏi của rất nhiều người. Hiểu được điều này, mangtuyendung đã tìm hiểu và đã tổng hợp các cách xuống dòng trong ô Excel dễ nhất trong bài viết dưới đây

Trong quá trình sử dụng Excel, đôi khi bạn sẽ cần phải xuống dòng trong ô excel để có thể căn chỉnh nội dung cho trang tính theo bố cục rõ ràng hơn. Vậy để hiểu rõ hơn về cách xuống dòng trong ô excel, hãy cùng mangtuyendung tìm hiểu những cách xuống dòng trong 1 ô excel nhanh chóng ở trong Excel lẫn Google Spreadsheets bạn nhé

I. 4 Cách xuống dòng trong ô Excel nhanh nhất

Xuống dòng trong ô excel 1

1. Cách xuống dòng trong ô excel bằng phím tắt Alt + Enter

Trong Excel, bạn chỉ nhấn Enter sẽ khiến con trỏ chuột nhảy xuống ô bên dưới, không thể xuống các dòng trong ô như Word. Khi nhập một nội dung dài sẽ gặp trường hợp nội dung đó bị tràn sang các ô bên cạnh. Để căn chỉnh sao cho nội dung hiển thị đầy đủ trong 1 ô tính bạn cần phải biết đến tính năng ngắt dòng ở trên Excel.

Để xuống dòng trong ô excel ở trên nền tảng Windows bạn sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter.

Đối với macOS, bạn hãy dùng tổ hợp phím Command + Enter. 

Trên Google Spreadsheets, bạn hãy sử dụng tổ hợp Ctrl + Enter hoặc dùng Alt + Enter để ngắt dòng.

1.1 Hướng dẫn nhanh

Nhập các nội dung vào ô tính > Đặt vào dấu nháy tại nơi cần phải xuống dòng trong ô excel > Nhấn vào tổ hợp phím Alt + Enter.

1.2 Hướng dẫn chi tiết

• Chỉ cần đặt dấu nháy chuột vào các vị trí mà bạn muốn xuống dòng trong ô excel rồi nhấn tổ hợp phím Alt + Enter.

• Sau khi đã sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter, các nội dung nằm sau dấu nháy đó sẽ tự động xuống dòng trong ô excel. Sau đó thì chúng ta tiến hành chỉnh sửa, căn chỉnh lại các nội dung sao cho phù hợp.

Ngoài sử dụng tổ hợp Alt + Enter, bạn có thể sử dụng thêm Wrap Text sẽ được hướng dẫn tiếp theo ở trong phần kế tiếp.

2. Cách ngắt dòng văn bản trong Excel bằng Wrap Text

Tính năng này sẽ giúp các nội dung trong ô của bạn có thể tự động ngắt dòng để hiện thị những nội dung vừa đủ với độ rộng của ô excel bạn có thể điều chỉnh được độ rộng ô để nội dung có thể hiển thị theo bố cục bạn muốn.

2.1 Thực hiện theo các phương pháp đơn giản

Hướng dẫn nhanh

Chọn vào ô chứa nội dung bạn cần ngắt dòng > Chọn Wrap Text ở trên thanh công cụ.

Hướng dẫn chi tiết

Để sử dụng về Wrap Text, đầu tiên bạn hãy nhập dữ liệu vào ô tính, tiếp theo hãy chọn ô bạn muốn ngắt dòng và sau đó nhấn Wrap Text trong mục Alignment trên thanh Home, các dòng chữ trong ô sẽ tự động xuống hàng và khớp với độ rộng của ô.

Chỉ việc điều chỉnh về độ rộng ô, nội dung của bạn sẽ có thể được hiển thị theo bố cục đẹp mắt hơn.

Bạn cũng có thể định dạng được Wrap Text cho ô tính trước khi bạn nhập văn bản bằng cách chọn ra ô tính sau đó nhấn Wrap Text.

Cách xuống dòng trong 1 ô excel này sẽ có thể thực hiện trên những phiên bản khác của Excel như: 2020, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003. Bạn cũng có thể sử dụng Wrap Text trên Google Spreadsheets.

2.2. Thực hiện theo phương pháp nâng cao

Phương pháp này tuy rằng dài hơn cách xuống dòng trong 1 ô excel cơ bản, nhưng bạn sẽ có thể tùy chỉnh thêm bố cục của nội dung ở trong ô như độ nghiêng của các văn bản, căn chỉnh nội dung giữa các ô,… giúp cho việc hiển thị mọi nội dung rõ ràng hơn.

Hướng dẫn nhanh

Nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hay vào mục Format ở trên thanh công cụ > Format Cells > Chọn Alignment ở trong bảng Format Cells > Chọn Wrap Text > Và nhấn OK

Hướng dẫn chi tiết

Để mở ra bảng Format Cells bạn nhấn tổ hợp phím Ctrl + 1 hay vào mục Format chọn Format Cells.

Tiếp tục chọn vào mục Alignment trên bảng Format Cells và hãy tích vào ô Wrap Text, cuối cùng hãy nhấn OK.

Sau khi hoàn tất, các nội dung văn bản sẽ tự động được xuống dòng trong ô excel, đồng thời về độ rộng ô và độ cao hàng cũng được tự động căn chỉnh mà không cần bạn phải chỉnh sửa thủ công.

Để tùy chỉnh có sẵn Wrap Text cho toàn các trang tính bạn nhấn vào biểu tượng hình tam giác như hình dưới và lựa chọn Wrap Text, hệ thống này sẽ thực hiện Wrap Text cho toàn bộ trang tính, giúp bạn tiết kiệm được thời gian tuỳ chỉnh Wrap Text thủ công.

Lưu ý: Dù cho bạn sử dụng cách xuống dòng trong 1 ô excel nào, dữ liệu ở trong các ô được chọn đều sẽ có liên kết với các chiều rộng cột. Nếu bạn thay đổi về chiều rộng cột việc tự động ngắt dòng cũng sẽ bị thay đổi theo.

3. Cách xuống dòng trong ô excel bằng Wrap Text trên Google Spreadsheets

Xuống dòng trong ô excel 2

3.1 Hướng dẫn nhanh

Nhập các nội dung vào ô tính > Trên thanh công cụ và chọn Wrap Text.

3.2 Hướng dẫn chi tiết

Tương tự như ở trên Excel, Google Spreadsheets cũng tích hợp tính năng Wrap Text giúp cho bạn dễ dàng xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ trong ô một cách nhanh chóng. Các bước để thực hiện vô cùng đơn giản trong cách xuống dòng trong excel.

Bước 1: Gõ các nội dung vào ô trên bảng tính.

Bước 2: Trên thanh công cụ, hãy chọn thẻ Định dạng (1), tiếp theo chọn vào Xuống dòng tự động (2), sau đó nhấn vào mục Xuống dòng (3), sau khi chọn Xuống dòng các nội dung trong ô sẽ tự động được ngắt dòng theo độ rộng ô. Sau đó bạn hãy điều chỉnh độ rộng ô cho các bố cục đẹp mắt hơn.

Để thao tác nó nhanh hơn, bạn có thể chọn vào biểu tượng cách xuống dòng trong 1 ô excel​​​​​​​ tự động (1) trên thanh công cụ thứ 2, sau đó chọn Xuống dòng (2) để ngắt dòng các nội dung trong ô một cách nhanh chóng.

Ngoài ra bạn còn có chế độ Tràn sẽ khiến các nội dung trong ô của bạn hiển thị tràn sang ô khác để bạn có thể nhìn thấy được  toàn bộ văn bản trong ô rõ hơn.

Ngược lại ở chế độ Cắt sẽ chỉ hiển thị vừa đủ các nội dung khớp với độ rộng ô, nếu những văn bản quá dài thì nội dung sau sẽ bị ẩn đi.

4. Cách xuống dòng trong excel​​​​​​​ bằng Find & Replace

Ưu điểm: Phương pháp này sẽ cho phép người dùng thực hiện được hàng loạt các thủ tục khi xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ một các tự động và thật nhanh chóng.

Nhược điểm: Phải thiết lập các công thức tìm kiếm và thay thế thật phức tạp, giới hạn cho việc xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ bởi các công thức đã cài đặt trước đó.

4.1 Hướng dẫn nhanh

Chọn vào những ô chứa nội dung cần thực hiện > Nhập vào biểu tượng Find & Select ở trên thanh công cụ > Chọn Replace > Trong vào bảng Find and Replace, gõ điều kiện để xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ vào Find what và tổ hợp Ctrl + J vào Replace with > Nhấn Replace All

4.2 Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Nhập các nội dung vào ô tính.

Bước 2: Vào Find & Select ở trên thanh công cụ và chọn vào Replace…

Bước 3: Gõ điều kiện để thay thế bạn muốn để hệ thống thực hiện được việc xuống dòng trong ô excel​​​​​​​. Ví dụ thay thế cho toàn bộ khoảng cách bằng cách xuống dòng trong excel​​​​​​​, bạn hãy sử dụng tổ hợp phím Ctrl + J (ấn vào đồng thời 2 phím Ctrl và J tại mục Replace with) và gõ vào dấu cách mục Find what, sau đó nhấn Replace All.

Bước 4: Sau khi đã thực hiện thủ tục thay thế bạn sẽ có kết quả như ý. 

cách xuống dòng trong 1 ô excel​​​​​​​ này có thể thực hiện trên những phiên bản khác của Excel như: 2020, 2019, 2016, 2013, 2010, 2007, 2003.

II. Ngắt dòng trong ô Excel 

Xuống dòng trong ô excel 3

1. Ngắt dòng tự động

Trong trang tính, hãy chọn những ô mà bạn muốn định dạng.

Trên tab Trang đầu, và trong nhóm Căn chỉnh, hãy bấm vào Ngắt Dòng  .
Lưu ý: 

• Dữ liệu ở trong ô bị ngắt khớp với chiều rộng cột, vì thế khi mà bạn thay đổi chiều rộng cột, cũng như tự động ngắt dữ liệu sẽ được điều chỉnh.

• Nếu toàn bộ các văn bản được ngắt không thể nhìn thấy được, do đó có thể là hàng đó được thiết lập theo những chiều cao cụ thể hay do văn bản nằm trong phạm vi của ô đã được phối.

2. Điều chỉnh chiều cao của hàng để có thể nhìn thấy tất cả các văn bản bị ngắt

Hãy chọn vào ô hay phạm vi mà bạn muốn điều chỉnh về chiều cao hàng.

Trên tab Trang chủ, ở trong nhóm Ô, bấm Định dạng .

Bên dưới Kích cỡ Ô, hãy chọn thực hiện một trong những thao tác sau đây:

• Để tự động về điều chỉnh chiều cao hàng, hãy bấm vào Tự động Khớp Chiều cao Hàng.

• Để xác định về chiều cao hàng, hãy bấm vào Chiều cao Hàng, rồi nhập chiều cao hàng mà bạn mong muốn vào hộp Chiều cao Hàng.
  Mẹo:  Bạn cũng có thể kéo ở viền phía dưới cùng của mỗi hàng theo chiều cao để hiện các văn bản được ngắt.

3. Nhập ngắt dòng

Bạn có thể bắt đầu ở dòng văn bản mới ở bất kỳ điểm cụ thể nào trong một ô

Bấm đúp vào ô mà bạn mong muốn nhập dấu ngắt dòng.
Mẹo:  Bạn cũng có thể lực chọn ô, rồi nhấn F2.

Trong ô đó, bạn hãy bấm vị trí mà bạn muốn ngắt dòng rồi chọn nhấn tổ hợp Alt+Enter.

III. Các hàm xuống dòng trong Excel

Xuống dòng trong ô excel 5

1. Cách Xuống Dòng Bằng Loại Bỏ Khoảng Trắng Trong Chuỗi Ký Tự

1.1. Cách Xử Lý

Bạn có thể lựa chọn để nhằm sử dụng 2 hàm xuống dòng trong 1 ô excel​​​​​​​:

• Dùng hàm SUBSTITUTE : Đây là 1 hàm thay thế nội dung này bằng nội dung khác.
• Dùng hàm TRIM : Sẽ giúp bạn loại bỏ khoảng cách đang bị thừa trong chuỗi ký tự nếu có.

1.2. Giải Thích Chi Tiết Hàm Xuống Dòng Trong Excel

• CHAR(10): Đây chính là một hàm khi thực hiện sẽ tương tự như việc bạn nhấn Alt + Enter để xuống dòng trong ô excel​​​​​​​.
• SUBSTITUTE(A2,CHAR(10),” “) : Dùng hàm này giống việc bạn thay thế ký tự Alt + Enter trong chuỗi ký tự tại ô A2 bằng những ký tự khoảng trắng.
• TRIM(SUBSTITUTE(A2,CHAR(10),” “)) : Dùng hàm này sẽ giúp bạn loại bỏ các khoảng trắng bị thừa ở trong chuỗi ký tự ô A2.

2. Cách Xuống Dòng Trong Cùng Một Cell Khi Nối Chuỗi

Ví dụ bạn có những ô cần nối chuỗi lại với nhau thành một dòng, và đồng thời là bạn muốn xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ ở từng chữ một.

Bước 1: Xác định ô chứa chuỗi dữ liệu bạn cần ghép.

Bước 2: Chọn ô lưu các giá trị và nhập vào công thức: =B2&CHAR(10)&C2&CHAR(10)&D2&CHAR(10)&

Nhập công thức xong -> bạn hãy nhấn chọn Enter để hiển thị kết quả:

Bước 3: Kết quả là bạn sẽ thấy ô B4 đã ghép với các chuỗi ký tự lại thành một dòng -> tiếp theo đến, bạn thay đổi về định dạng Wrap Text:

Kết quả là bạn đã có thể xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ thành công:

IV. Cách xuống dòng trong Excel trên điện thoại Android, iOS

Xuống dòng trong ô excel 6

Hướng dẫn nhanh

Nhập nội dung vào các ô tính > chọn biểu tượng mũi tên để nhằm mở thanh công cụ > chọn vào thẻ Trang chủ (Home) > chọn Ngắt dòng Văn bản > chọn căn chỉnh độ rộng cột và cả độ cao hàng > chọn Căn giữa nội dung > chọn vào Định dạng Kích cỡ Ô > chọn Tự khớp độ về cao hàng và Tự khớp độ rộng cột.

Hướng dẫn chi tiết

Bước 1: Nhập các nội dung vào ô tính (bằng cách (1) chạm 2 lần vào những ô bạn chọn để nhập các nội dung (2) là trên thanh công thức)

Bước 2: Sau khi nhập các nội dung, ô tính sẽ hiển thị. 

Bước 3: Chạm vào các phím mũi tên góc ở dưới bên phải để mở thanh công cụ.

Bước 4: Trong thẻ Trang chủ (Home), hãy kéo xuống và chọn Ngắt dòng Văn bản.

Bước 5: Sau khi thực hiện được việc ngắt dòng, các nội dung trong ô tính bạn chọn sẽ được tự động cách xuống dòng trong excel​​​​​​​ theo độ rộng của ô.

Lưu ý:

Để căn chỉnh về độ rộng cột, bạn hãy chọn vào ký tự chữ cái cột (Ví dụ các ký tự B), sau đó chạm vào biểu tượng 2 gạch đứng “||” và muốn kéo sang trái hoặc phải để có thể điều chỉnh độ rộng cột.

Tương tự đối với việc căn chỉnh chiều cao hàng, chọn vào ký tự số của hàng (Ví dụ số 2), sau đó hãy chạm biểu tượng 2 gạch ngang “=” và hãy kéo lên xuống để điều chỉnh về chiều cao hàng.

V. Cách sửa lỗi không xuống được dòng trong Excel 

Xuống dòng trong ô excel 

1. Lỗi không xuống khi click chuột

Khi nhấn Enter để xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ thường sẽ nhảy xuống những ô bên dưới, nhưng lỗi xảy ra nó lại chuyển sang nhảy lên trên hay sang những ô bên cạnh. Lỗi này là do những phần thiết lập mặc định trên Excel đã thay đổi.

Bạn vào chọn Excel Options rồi nhấn vào mục Advanced ở trong danh sách bên trái giao diện.

Sau đó tìm tới phần Editing options rồi tùy chọn After pressing Enter, move selection. Tại ô Direction hãy chọn Down rồi nhấn OK là được. Như vậy là khi nhấn Enter con trỏ chuột sẽ tự động được xuống dòng trong ô excel​​​​​​​.

2. Lỗi không xuống dòng trong ô

Như đã nói bên trên là để xuống dòng excel trong 1 ô có rất nhiều cách xuống dòng trong 1 ô excel, nhưng lỗi xảy ra khiến sẽ nội dung không thể xuống dòng excel. Có rất khá nhiều nguyên nhân dẫn tới việc như lỗi xuống dòng trong ô excel​​​​​​​.

File Excel bị khóa: có rất nhiều tài liệu tải từ trên mạng xuống sẽ khóa đi vùng trong Excel. Vậy nên người dùng không thể chỉnh sửa nội dung, bao gồm cả những việc xuống dòng excel ở trong ô tại vùng dữ liệu ấy bị khóa đó. 

Thao tác cách xuống dòng trong excel: để bạn thao tác xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ chỉ cần click đúp vào ô đó. Nếu chỉ nhấn vào một lần thì mới chỉ chọn ô đó nên bạn sẽ không thể cách xuống dòng trong excel.

Kiểm tra trên các phần mềm khác: nếu phần mềm khác cũng sử dụng tổ hợp phím Alt + Enter thì sẽ bị trùng các thao tác thực hiện với Excel. Hãy thử tắt những phần mềm rồi nhấn chọn tổ hợp phím Alt + Enter để xuống dòng trong ô excel​​​​​​​.

Lỗi phím ấn bị kẹt: nếu các phím bị kẹt hay hỏng thì khi bạn nhấn tổ hợp phím Alt + Enter cũng sẽ không thể nhảy xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ được.

3. Dùng công cụ Wrap Text thay Alt + Enter

Nếu như trong một ô khi nhấn Alt + Enter mà bạn không xuống dòng trong ô excel​​​​​​​ được thì có thể chuyển đổi sang công cụ Wraptext. Chỉ cần nhập các nội dung trong 1 ô rồi bôi đen và lựa chọn phần Wraptext ở trên thanh công cụ để chuyển các chữ xuống dòng excel bên dưới là được.

VI. Kết luận 

Trên đây là các cáchxuống dòng trong ô excel​​​​​​​ thường xuyên gặp phải trên Excel hay dùng. Mong rằng cách xuống dòng trong excel này sẽ giúp ích bạn trong công việc sau này. mangtuyendung chúc bạn thành công.