Brainstorming là một trong những kỹ năng cơ bản mà hầu hết các công ty đều yêu cầu nhân viên của mình thực hiện thành thạo. Cùng theo dõi bài viết dưới đây để được bật mí các phương thức brainstorming hiệu quả cho doanh nghiệp nhé!
Brainstorming xuất hiện đầu tiên vào những năm 1948, được phát minh bởi ông trùm lớn trong ngành quảng cáo Alex Faickney Osborn. Sau khi gặp phải vấn đề ý tưởng quảng cáo của nhân viên bị bế tắc và làm việc không hiệu quả, Osborn đã quyết định để tất cả nhân sự vào một phòng và vắt kiệt bất cứ ý tưởng nào được đưa ra. Đến năm 2010, Brainstorming là một trong những từ được sử dụng nhiều nhất. Vậy thực chất Brainstorming là gì? Có những lợi ích gì? Cùng tiếp tục theo dõi bài viết dưới đây nhé!
Mục Lục Bài Viết
I. Brainstorming là gì?
Brainstorming được hiểu là quá trình “động não” để tìm ra những ý tưởng mới, giải pháp hiệu quả thông qua những buổi thảo luận và làm việc nhóm chuyên sâu. Mỗi thành viên đều được khuyến khích tìm ra ý tưởng càng nhiều càng tốt, cho dù ý nghĩ đó “ngây ngô” hay kém khả thi thế nào đi chăng nữa. Việc phân tích, bàn luận hoặc chỉ trích chỉ được phép thực hiện khi buổi họp này kết thúc và chuyển sang giai đoạn đánh giá kết quả.
Brainstorming là gì
II. Lợi ích của Brainstorming
Làm việc với một nhóm người có cùng chung suy nghĩ thì luôn hiệu quả hơn một cá nhân về cả thể lực lẫn trí tuệ. Một trong những lợi ích lớn nhất của Brainstorming là đã tạo điều kiện cho hàng loạt những ý tưởng mới mẻ, độc đáo được sản sinh thông qua quá trình làm việc nhóm. Chính nhờ khối dữ liệu, những ý kiến mới mà nhóm có thể gọt rũa hoặc lựa chọn ra giải pháp, ý tưởng vẹn toàn nhất. Brainstorming không những mang lại lợi ích cho tổ chức mà còn cả cá nhân người tham gia, tạo điều kiện cho mọi người mở rộng tư duy, nhìn thấy được bao quát vấn đề cần giải quyết chứ không chỉ trong phạm vi của họ.
III. Những luật lệ mà Brainstorming phải tuân thủ
Theo Alex Faickney Osborn quá trình Brainstorming phải tuân thủ những luật lệ sau:
- Số lượng phù hợp và tối ưu cho một nhóm chỉ nên ở mức 5-7 người, nếu con số này nhiều hoặc ít hơn thì sẽ không đảm bảo được chất lượng của buổi họp.
- Tất cả mọi người đều có quyền và nghĩa vụ đóng góp ý kiến, nêu lên những ý tưởng mới mẻ của bản thân.
- Có thể những ý tưởng ban đầu đưa ra không phù hợp nhưng đừng vì thế mà chỉ trích hoặc bác bỏ bất cứ ý kiến nào trong suốt quá trình Brainstorming.
- Khuyến khích những ý tưởng mới mẻ và có sự đột phá. Việc đưa ra ý tưởng của mình dựa trên ý tưởng của người khác nhưng đã được bổ sung, góp ý cũng được khuyến khích. Càng nhiều ý tưởng đưa ra thì sẽ góp phần tạo nên nội dung độc đáo, mới lạ.
- Trong mỗi cuộc họp hay khi làm việc nhóm, hãy tạo ra thói quen ghi chép lại tất cả ý tưởng của người khác. Khi cả nhóm không đưa ra được những ý tưởng mới nào, hãy đánh giá sự sáng tạo một cách công bằng trên ưu/nhược điểm, tính khả thi, lợi ích, tính áp dụng thực tế… của chúng.
Những luật lệ mà Brainstorming phải tuân thủ
IV. Những trạng thái tâm lý Brainstorm
Khác với quá trình thảo luận nhóm khi chúng ta còn là học sinh, sinh viên, Brainstorming không chỉ đơn giản là ngồi vào bàn làm việc là mọi ý tưởng tự nhiên hiện ra. Nó đòi hỏi các thành viên khi tham gia phải giữ được trạng thái thoải mái, tập trung nhất. Dưới đây là một số trạng thái tâm lý Brainstorm mà mangtuyendung muốn gửi đến bạn đọc:
- Các thành viên trong nhóm trước khi bước vào quá trình brainstorming phải giữ trạng thái sảng khoái về tinh thần, tỉnh táo về đầu óc. Hầu hết tính chất công việc phải sử dụng tới “chất xám” nhiều nên trước khoảng thời gian brainstorming, các hoạt động đều được ngừng lại, đặc biệt là những chuyện không tốt làm ảnh hưởng đến tâm lý.
- Tập trung cao độ 100% là điều bắt buộc đối với tất cả thành viên. Trong quá trình này, hãy tắt hết các thiết bị di động, điện thoại, laptop không cần thiết. Tất cả chỉ tập trung vào công việc, đưa ra những ý tưởng mới.
- Thời gian brainstorming không nên quá 1 tiếng đồng hồ bởi hoạt động này đòi hỏi sự tập trung cao độ và mất nhiều trí lực. Bên cạnh đó thường sự tập trung và “chất xám” chỉ chịu được 30 phút đối với nhân viên mới cho đến 90 phút đối với nhân viên gạo cội. Sau thời gian đó cần có thời gian nghỉ giải lao để tránh Stress, đồng thời tạo được cảm giác sảng khoái khi tiếp tục công việc.
V. Các phương thức Brainstorm hiệu quả cho doanh nghiệp
Tùy thuộc vào vấn đề giải quyết, năng lực, khả năng làm việc nhóm mà mỗi tổ chức Brainstorming có thể được thực hiện bằng những phương thức khác nhau, điển hình như:
1. Danh nghĩa nhóm
Hiểu đơn giản thì đây là phương thức thành viên tham gia sẽ đưa ra những ý tưởng của mình bằng cách viết chúng ra giấy hoặc điền vào một form mẫu được người quản lý chuẩn bị từ trước mà không cần phải ghi tên. Sau khi các ý tưởng được ra sẽ được cấp trên lọc dựa trên những tiêu chí nhất định như sự khả thi, tính thực tiễn… và điều cuối cùng cả nhóm sẽ tiếp tục tập trung vào việc phát triển các ý tưởng đã được chọn lựa.
Ưu điểm của phương thức này là nhanh chóng, khuyến khích tốt hơn việc đưa ra ý tưởng của các thành viên mới, những người ít khi được phát biểu, thể hiện bản thân một cách công khai và đồng thời tận dụng được kiến thức chuyên môn của các bộ phận khác.
2. Bản đồ ý tưởng
Đây là mô hình Brainstorming được sử dụng nhiều nhất với ý tưởng cốt lõi là sử dụng các “mối liên quan”. Quy trình sáng tạo bắt đầu từ điều kiện đầu tiên và cũng là quan trọng nhất là chủ đề trung tâm và từ đó các thành viên tham gia sẽ lần lượt tạo ra những nhánh nhỏ mới có liên quan tới chủ đề chính này, càng nhiều càng tốt.
Bản đồ ý tưởng, tư duy hay được sử dụng vào công tác nghiên cứu đối thủ cạnh tranh/ khách hàng, xác định phong cách thiết kế, lên các persona giả định, và trên thực tế thì có thể áp dụng rộng rãi vào bất cứ quy trình suy nghĩ nào.
Bản đồ ý tưởng – phương thức Brainstorm hiệu quả cho doanh nghiệp
3. Truyền đuốc
Phương pháp chính của “ truyền đuốc” là giải quyết vấn đề bằng cách lựa chọn ra một ý tưởng tốt nhất, sau đó mang những ý tưởng đó lần lượt cho từng người trong nhóm để họ có thể góp ý, thay đổi hoặc phát triển ý tưởng đó. Phương thức Brainstorming này thường khá hiệu quả khi muốn thực hiện việc lên kế hoạch hoặc thực hiện một dự án nào đó bởi một bản kế hoạch trọn vẹn thường phải bao hàm các lĩnh vực, thông tin khác nhau mà không phải một cá nhân nào cũng nắm hết được.
Việc Brainstorming này giúp xây dựng và hoàn thành kế hoạch chủ động hơn, thay vì phải chờ bên Marketing làm nghiên cứu, rồi chờ bộ phận khác lên ý tưởng, chốt phương án thực hiện… thì chính các thành viên chủ chốt trong nhóm có thể cùng nhau sáng tạo và bổ sung thêm nội dung cho những ý tưởng của mình.
4. Brainstorming một mình
Thực ra phương pháp brainstorming không phải cứ làm cùng một nhóm thì sẽ thành công và mang lại kết quả cao. Một khi bạn nắm vững cho mình phương pháp, luật lệ cũng như chuẩn bị tâm lý sẵn sàng thì việc đưa ra những ý tưởng mới là hoàn toàn bình thường.
VI. Tập hợp các công cụ Brainstorming hiệu quả
Nếu không có điều kiện thì thứ dễ dùng nhất là một căn phòng đủ lớn, có bảng trắng, những tờ giấy note hoặc flipchart.
Sơ đồ tư duy (mindmap) là điều quan trọng và không thể thiếu dù bạn làm việc một mình hay cả nhóm. Việc vẽ ra các ý tưởng không những giúp bạn sáng tạo các suy nghĩ của mình mà còn giúp người cùng nhóm dễ đọc, dễ hiểu, đảm bảo sự thấu hiểu xuyên suốt trong cả nhóm. Và nếu bạn không có hoa tay, mindmap của bạn không được đẹp thì đừng lo vì dưới đây chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn một số các phần mềm trên ứng dụng di động hoặc máy tính cá nhân để giúp sơ đồ tư duy của bạn hoàn hảo hơn:
- Đầu tiên phải kể đến phần mềm Mindmeister được chạy trên trình duyệt web, cũng như có ứng dụng trong iphone, ipad synchronize được với nhau. Đây là ứng dụng bản đồ tư duy trực tuyến cho phép người dùng hình dung, chia sẻ và trình bày suy nghĩ của họ thông qua đám mây. Ưu phần mềm này cho phép bạn add thêm người vẽ làm việc nhóm sẽ dễ dàng hơn rất nhiều. Nhược điểm của nó là hạn chế về việc lưu giữ các biểu đồ, và nếu muốn sử dụng công cụ vẽ thì sẽ mất một chút thời gian để thích nghi.
- Thứ hai là phần mềm Mindjet: Đây là một lựa chọn phù hợp hơn với những người brainstorm thường xuyên. Phần mềm chạy trên máy tính, không cần đến internet. Một trong những đặc điểm để Mindjet trở thành một trong những phần mềm vẽ mindmap hàng đầu là thao tác tạo file, tạo topic, di chuyển và biên tập nội dung cũng như các công cụ trình bày đa dạng. Bên cạnh đó bạn có thể chuyển đổi file ra PDF hoặc giữ dưới định dạng map để biên tập.
- Thứ ba là phần mềm OneNote: Đây là một chương trình máy tính được phát triển bởi tập đoàn Microsoft với mục đích giúp cho việc thu thập, ghi chép thông tin không định dạng và hỗ trợ làm việc nhóm với nhiều người sử dụng. Chương trình này có thể thu thập các ghi chép của người dùng dưới dạng chữ viết tay hay đánh máy, các hình vẽ, các dữ liệu âm thanh hay hình ảnh và giúp người dùng có thể chia sẻ các ghi chép của mình trên mạng Internet.
- Ngoài những phần mềm đã được kể trên thì hãy thử sử dụng những phần mềm vẽ Mindmap chuyên sâu khác như Mural.ly, Evernote, Pinterest…
VII. Kết luận
Như vậy, có thể thấy được Brainstorming đóng một vai trò vô cùng quan trọng khi thực hiện bất kì một dự án, chiến lược nào. Khi đã nắm được các luật lệ, phương thức quan trọng của Brainstorming, bạn có thể thoải mái khai thác ý tưởng cũng như hình thành thói quen thúc đẩy não bộ tập trung làm việc khi cần đưa ra ý tưởng. Chúc bạn áp dụng phương pháp này hiệu quả nhé!
