Bất kỳ mỗi doanh nghiệp lớn đến nhỏ hay các hộ kinh doanh đơn lẻ, bất kỳ mô hình nào trước khi bắt đầu đi vào sử dụng để hoạt động cũng tổ chức lễ grand opening. Vậy tổ chức khai trương như vậy có ý nghĩa gì hãy cùng tìm hiểu với chúng tôi sau đây!

Với các đơn vị hoạt động kinh doanh, grand opening có ý nghĩa vô cùng quan trọng, nó là một dấu mốc đánh dấu sự ra đời, hình thành của doanh nghiệp đó trước khi được bắt đầu hoạt động kinh doanh và phát triển của tổ chức đó trong tương lai.

I. Grand opening là gì ?

Grand opening tạm dịch là buổi lễ khai trương và thường được tổ chức cho một showroom, cửa hàng, đại lý hay trung tâm mới đưa vào hoạt động. Đây là sự kiện đánh dấu bước khởi đầu quan trọng trong hoạt động kinh doanh sau này. Ở trong buổi lễ khai trương thường quy tụ đông đảo khách mời từ đối tác, khách hàng thân thiết, bạn bè, người thân và phần quan trọng không thể thiếu chính là đội ngũ nhân viên của đơn vị kinh doanh đó. Bên cạnh đó, trong buổi grand opening sẽ có rất nhiều sự kiện sống động như ca nhạc, văn nghệ, ăn uống… đi kèm những chương trình khuyến mãi, quà tặng vô cùng hấp dẫn.

Grand opening là sự kiện đánh dấu bước khởi đầu quan trọng trong hoạt động kinh doanh

Grand opening là sự kiện đánh dấu bước khởi đầu quan trọng trong hoạt động kinh doanh

II. Ý nghĩa của lễ khai trương grand opening

Bất cứ một công trình, cửa hàng, chi nhánh, showroom, văn phòng nào khi bắt đầu bước vào kinh doanh, hoạt động sẽ có một nghi thức quan trọng nhất chính là Grand opening hay còn gọi là lễ khai trương. Lễ khai trương đóng vai trò quan trọng trong mọi lĩnh vực bao gồm kinh doanh, văn hóa, nghệ thuật, chính trị, giáo dục, y tế… Vậy lễ grand opening mang ý nghĩa gì đối với sự phát triển trong tương lai? Dưới đây là 5 ý nghĩa quan trọng mà lễ khai trương mang lại:

  • Lễ cúng khai trương là nghi thức đánh dấu quá trình khởi đầu kinh doanh thương mại, đồng thời là dấu mốc quan trọng trong quá trình hình thành và phát triển của một cửa hàng, công ty, chi nhánh…
  • Lễ khai trương là một cách để công bố sự xuất hiện của cửa hàng, trụ sở để thị trường có thể tiếp cận và đón nhận trong tương lai.
  • Mâm cúng lễ khai trương như một của lễ cúng cho thổ địa của công trình với mong muốn được ban lộc phước, kinh doanh thuận lợi sau này.
  • Nhân dịp lễ khai trương diễn ra chính là lúc quảng bá hình ảnh thương hiệu tới đông đảo công chúng quan tâm.
  • Lễ khai trương Grand opening là dịp để tăng doanh thu ngay từ những ngày đầu kinh doanh với hình thức khuyến mãi, tặng voucher…

Với những ý nghĩa trên mà sự kiện lễ khai trương luôn là nghi thức quan trọng cần thiết và được tổ chức với quy mô cân xứng với đơn vị hoạt động, các doanh nghiệp thì tổ chức sẽ to hơn là khai trương ở một cửa hàng… Cùng với quan niệm “đầu xuôi, đuôi lọt”, người dân luôn mong muốn tổ chức lễ khai trương thành công, hiệu quả để công việc kinh doanh sau này được “thuận buồm, xuôi gió”.

III. Quy trình lên kế hoạch grand opening cho doanh nghiệp

1. Chọn lựa thời gian tổ chức phù hợp

Một trong những điều đầu tiên cho kế hoạch grand opening là lựa chọn thời gian phù hợp, nghĩa là bạn cần phải xác định được ngày diễn ra nó là khi nào thì mới có thể đưa ra những phương hướng triển khai cho các kế hoạch tiếp theo.

Đối với các doanh nghiệp thì việc lựa chọn ngày diễn ra grand opening là một trong những bước vô cùng quan trọng và cần được xem xét kỹ lưỡng. Thông thường, để chọn được một khoảng thời gian phù hợp thì các gia chủ sẽ phải căn cứ vào nhiều yếu tố khác nhau như: tuổi tác, thời khắc tốt trong năm… tức là phụ thuộc và phong thủy. Dù chỉ là những quan niệm dân gian thế nhưng việc căn cứ vào những số liệu này để chọn được một khoảng thời gian phát triển phù hợp cũng chính là cách giúp để mang đến sự thuận lợi may mắn và suôn sẻ trong việc kinh doanh.

2. Chọn lựa chủ đề phù hợp

Một chủ đề ấn tượng chính là cách mà các doanh nghiệp có thể gây được ấn tượng với mọi người trong buổi khai trương. Thông thường, những chủ đề được lựa chọn là những chủ đề gần gũi, đơn giản nhưng vẫn thể hiện phong cách và văn hóa của doanh nghiệp. Chủ đề được tạo ra dựa trên concept của buổi lễ khai trương sẽ giúp cho nhà hàng của bạn dễ dàng thu hút, gây ấn tượng cho khách mời. Chỉ cần một chủ đề đơn giản nhưng lại thể hiện được phong cách của nhà hàng và đem đến cho khách sự gần gũi và thân thiện.

Một ý tưởng khai truoeng thật đặc sắc sẽ để lại ấn tượng trong lòng mọi người than dự

Một ý tưởng khai trương thật đặc sắc sẽ để lại ấn tượng trong lòng mọi người than dự

3. Thống kê rõ các chi phí của các phần quà khuyến mãi,giảm giá, tặng quà

Các chương trình khuyến mãi, giảm giá, tặng quà là một trong những yếu tố quan trọng để khách hàng mong chờ các dịp lễ quan trọng, nhất là Grand Opening. Vì vậy, đừng ngại chi ngân sách cho việc “discount” vào những ngày này để “kích cầu” và mang lại rất nhiều lợi nhuận trong tương lai sau khi khách hàng “dùng thử” và hài lòng về chất lượng sản phẩm. Tuy nhiên, bạn cũng cần phải xác định mức chi phí cụ thể của những hoạt động trên và có riêng một khoản dự trù kinh phí để có thể kiểm soát và tránh tổn thất nặng nề.

4. Lên kế hoạch chương trình cụ thể

Grand opening là bước khởi đầu quan trọng của một tổ chức, đó là sự kiện giúp tổ chức đó tiếp cận và thu hút được sự chú ý của công chúng, gia tăng khả năng tiếp cận với các đối tượng khách hàng tiềm năng. Chính vì vậy, việc đầu tư xây dựng kế hoạch và triển khai grand opening là bước đầu quan trọng mà các chủ đầu tư, nhà quản lý phải chú trọng.

Một chiến lược kinh doanh cụ thể giúp bạn dễ dàng vạch ra các bước triển khai hiệu quả: khung timeline, đối tượng và số lượng khách mời, trang trí nhà hàng, tổ chức nhân sự. Để có được kế hoạch tốt nhất, bạn cần phải chuẩn bị trước đó ít nhất 2 – 3 tháng trước khi buổi Grand opening diễn ra. Điều này sẽ giúp sự kiện grand opening của bạn diễn ra tốt đẹp, hạn chế tối đa sai sót không đáng có.

Một kế hoạch cụ thể chi tiết sẽ giúp chương trình khai trương diễn ra thuận lợi hơn

Một kế hoạch cụ thể chi tiết sẽ giúp chương trình khai trương diễn ra thuận lợi hơn

5. Chọn lựa chiến dịch quảng cáo phù hợp

Các bạn có thể lựa chọn 2 phương thức cho chiến lược marketing sau:

  • Tiếp cận theo cách truyền thống: phát tờ rơi, coupon giảm giá, miễn phí tại các khu vực lân cận; treo băng rôn, banner, tại các tuyến phố tấp nập…
  • Tiếp cận online: website của nhà hàng, diễn đàn, các page ẩm thực nổi tiếng, nhiều người theo dõi; treo banner trên các trang báo mạng, trang tin điện tử…

6. Sẵn sàng với đội ngũ phục vụ chuyên nghiệp

Trước khi buổi lễ khai trương chính thức diễn ra, toàn bộ nhân viên nhà hàng phải được “training” cụ thể về quy trình đón, tiếp khách, thái độ phục vụ đối với khách hàng cũng như quy trình phục vụ nhà hàng.

7. Tổ chức grand reopening cho doanh nghiệp

Grand reopening gần giống như grand opening. Chỉ khác là nó nói về mở cửa trở lại cho một cái gì đó sau khi đã đóng cửa. Vì thế khi tổ chức grand reopening cho doanh nghiệp thì bạn cũng có thể tổ chức giống như như grand opening.

Với các doanh nghiệp vẫn còn đang hoạt động thì việc tổ chức grand reopening là điều rất cần thiết. Nó sẽ giúp bạn dễ dàng ứng phó trong trường hợp, nhà hàng tuy vẫn đang hoạt động kinh doanh bình thường nhưng có vài sự thay đổi trong lắp đặt trang thiết bị mới, thay đổi concept…

IV. Những điều cần lưu ý khi tổ chức sự kiện grand opening

1. Truyền thông về ngày grand opening

Để buổi grand opening được tiếp cận rộng rãi đến với khách hàng hơn thì doanh nghiệp phải thực hiện thêm các hoạt động như: Phát tờ rơi, dán poster hay quảng cáo trên các phương tiện truyền thông như báo chí, mạng xã hội, truyền hình… Hoặc có thể mời người nổi tiếng đến tham gia lễ khai trương hoặc làm đại sứ thương hiệu.

Trước khi sự kiện khai trương diễn ra nên thông báo truyền thông thật rộng rãi

Trước khi sự kiện khai trương diễn ra nên thông báo truyền thông thật rộng rãi

2. Xây dựng chiến lược marketing lâu dài

Có thể grand opening mới chỉ là bước khởi đầu nhưng nó sẽ có hiệu quả và giá trị lâu dài thông qua các chiến lược marketing dài hạn. Việc lựa chọn đúng phương án marketing có thể giúp cho chiến lượng marketing giảm được khá nhiều chi phí cho tiếp thị. Sau đây là một số hình thức quảng cáo trên thị trường hiện nay như: phát tờ rơi, in poster, danh thiếp hay quảng cáo trên truyền hình, radio; quảng cáo bằng các công cụ trực tuyến như google, youtube, tìm kiếm khách hàng trên facebook… Bên cạnh đó kết hợp với tổ chức sự kiện và các chương trình khuyến mại.

3. Áp dụng chương trình khuyến mãi trong grand Opening

Trong sự kiện grand opening không thể thiếu chương trình quà tặng cho khách mời và khuyến mại, giảm giá cho khách hàng. Đây là chương trình được khách mời mong chờ nhất và cũng giúp nhà hàng hút khách. Bạn phải xác định mức chi phí đầu tư cụ thể cho chương trình khuyến mãi, giá trị quà tặng. Đồng thời, vẫn phải kiểm soát và điều chỉnh cho phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

V. Thủ tục xin giấy phép tổ chức grand opening

1. Thời hạn tất hồ sơ và xin cấp phép

Khi đã lựa chọn được ngày tổ chức và có kế hoạch tổ chức bạn phải hoàn tất hồ sơ và nộp xin cấp phép, đừng để sát ngày sự kiện diễn ra mới nộp. Bởi vì, có nhiều tình huống có thể phát sinh mà bạn không lường trước được cần phải sửa đổi giấy tờ cấp phép nên cách tốt nhất là nộp hồ sơ xét duyệt trước ít nhất là 30 ngày để kịp thời xử lý được những tình huống phát sinh.

2. Hoàn tất các thủ tục giấy tờ cơ bản

Các giấy tờ cơ bản cần phải nộp khi xin cấp phép bao gồm:

  • Đơn xin cấp phép tổ chức sự kiện đứng tên công ty xin phép.
  • Bản sao Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, hợp đồng tổ chức sự kiện ký với khách hàng (nếu bạn là đơn vị tổ chức).
  • Giấy ủy quyền của khách hàng cho công ty tổ chức xin phép.
  • Hợp đồng ký với chủ địa điểm, bản nội dung chương trình.
  • Nếu chương trình có các tiết mục ca nhạc, văn nghệ thì cần phải có Giấy xác nhận đã đóng tiền tác quyền.
  • Bản ghi lời bài hát (lyric). Với chương trình tổ chức biểu diễn có yếu tố nước ngoài, chẳng hạn như có nghệ sỹ nước ngoài về Việt Nam biểu diễn, bạn cần chú ý phải nộp kèm hồ sơ passport của nghệ sỹ đó (đối với những chương trình tổ chức với quy mô lớn).
  • Nếu có chương trình rút thăm hay khuyến mãi thì phải xin phép Sở Công Thương.
  • Tất cả sự kiện cần ghi có bán vé hay không và nếu có bán vé thì cần nộp kèm maket vé bán.

Cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết xin cấp phép cho buổi tổ chức khai trương

Cần chuẩn bị đầy đủ các giấy tờ cần thiết xin cấp phép cho buổi tổ chức khai trương

Các bạn cần chú ý, tất cả giấy tờ cần có con dấu đóng giáp lai, ở nơi nhận phải ghi chú rõ là có nộp lưu chiểu, nếu không chú ý những điều này bạn sẽ mất thời gian đi lại nhiều lần. Nếu bạn chuẩn bị tổ chức grand opening cho một chuỗi nhà hàng của mình, sự kiện có quy mô ở nhiều tỉnh, thì bạn chỉ cần xin giấy phép tại một tỉnh và nộp giấy phép của tỉnh đó cho những địa phương nơi tổ chức để nhận được công văn đồng ý cho phép tổ chức.

Bạn cần đặc biệt chú ý đến thời gian và thời hạn nộp, xin cấp giấy phép con tại các tỉnh thành khác. Với những sự kiện mang tầm vóc lớn, bạn cần trình đề án tổ chức có kèm theo công văn của UBND Tỉnh (gồm: cơ quan chỉ đạo, ban tổ chức, đơn vị thực hiện, nội dung chương trình, các kế hoạch truyền thông, tiến độ thực hiện, danh sách khách mời nếu có sự xuất hiện của những nhân vật tầm cỡ. Còn ngoài ra, tùy quy định của từng địa phương về các thủ tục cấp phép, thì bạn phải đến làm việc trực tiếp với cơ quan chức năng của tỉnh đó để tìm hiểu thêm.

3. Một số lưu ý khác cần biết trong ngày grand opening

Khi tổ chức sự kiện bạn nên gởi công văn thông báo cho chính quyền cấp phường, xã nơi tổ chức để họ cùng biết và hỗ trợ trong những trường hợp gây mất trật tự an ninh, ách tắc giao thông. Một điều lưu ý đặc biệt dành cho những đơn vị tổ chức grand opening là tuyệt đối không đụng đến các vấn đề nhạy cảm như chính trị hay tôn giáo.

Để có một lễ khai trương thành công bạn phải thật cẩn trọng và am hiểu trong việc xây dựng, triển khai kế hoạch thực hiện cũng như xin cấp giấy phép tổ chức để tránh những sự cố không đáng có.

VI. Kết luận

Grand opening là bước khởi đầu quan trọng của một tổ chức. Đó là sự kiện giúp tổ chức đó tiếp cận và thu hút được sự chú ý của công chúng, gia tăng khả năng tiếp cận với các đối tượng khách hàng tiềm năng. Chính vì vậy, việc đầu tư xây dựng kế hoạch và triển khai grand opening là bước đầu quan trọng mà các chủ đầu tư, nhà quản lý phải chú trọng.

Song song với nó để cho grand opening có hiệu quả lâu dài thì doanh nghiệp cần phải có các chiến lược về marketing, các chiến lược về thương hiệu vì nó luôn là chiến lược dài hạn giúp định vị thương hiệu trong lòng khách hàng. Bên cạnh đó thì doanh nghiệp cũng nên có thông điệp riêng bởi nó được coi như là bản sắc và là lời cam kết của doanh nghiệp đối với khách hàng, để khách hàng gắn bó lâu dài hơn với doanh nghiệp.