Phần lớn mọi người hiện nay đều nhận thấy rằng hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong một tổ chức. Vậy thực tế hành chính nhân sự là gì? Công việc của một nhân viên hành chính nhân sự như thế nào cũng như nhu cầu tuyển dụng hiện nay.
Ngay từ cái tên “Hành chính nhân sự” đã gợi ra trong bạn một số nét cơ bản liên quan tới công việc này. Trong số đó có thể kể tới, đây là sự tổ hợp liên quan của hai nhóm công việc “Hành chính” và “Nhân sự”, tưởng chừng như chúng không thực sự liên quan nhưng lại có tác dụng rất lớn để bổ trợ lẫn nhau, do đó một số tổ chức, doanh nghiệp sẽ gộp lại vào thành cùng một vị trí là “Hành chính nhân sự”. Thông qua bài viết này, bạn sẽ được cung cấp các thông tin hữu ích để thành công trong ngành nhân sự.
Mục Lục Bài Viết
I. Hành chính nhân sự là gì?
Hành chính nhân sự là một vị trí quan trọng trong việc duy trì và phát triển các hoạt động của một tổ chức, doanh nghiệp. Bạn có thể thấy rất nhiều thông tin tuyển dụng nhân viên hành chính nhân sự ở các công ty và cả các tập đoàn lớn. Vậy thực tế công việc này là gì, hãy cùng chúng tôi tìm hiểu nhé.
Hành chính nhân sự là vị trí đảm nhiệm chức năng của sự tổ hợp hai nhiệm vụ giữa “Hành chính” và “Nhân sự”, nghĩa là bạn sẽ làm việc và chịu trách nhiệm với các công việc liên quan tới thủ tục hành chính nói chung của công ty và thực hiện tổ chức các công tác văn thư để lưu trữ thông tin của nhân viên.
Bạn có thể bắt đầu với vị trí này từ một nhân viên hành chính nhân sự để tích lũy kinh nghiệm và sau một vài năm bạn hoàn toàn có thể trở thành chuyên gia trong ngành nghề này hoặc trở thành một quản lý nhân sự. Khi đó, bạn đảm nhiệm việc cung cấp hỗ trợ cho các nhân viên dưới quyền thuộc bộ phận nhân sự bằng việc quản lý và đốc thúc tiến độ công việc của họ mỗi ngày.
Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự bao gồm việc quản lý và giám sát các sự kiện, các kế hoạch nội bộ công ty như hoạt động du lịch cho nhân viên, lên kế hoạch cho tổ hợp nhiều hoạt động và thực hiện kê khai, giám sát quá trình làm việc của nhân viên từ đó hoàn thiện bảng tiền lương và thực hiện thanh toán lương cho nhân viên ở các bộ phận khác nhau.
Xem thêm: JD là gì? Viết bản mô tả công việc như thế nào cho chuẩn?
Nhân viên hành chính nhân sự là gì?
Xem thêm: HCNS là gì? Công việc của nhân viên hành chính nhân sự gồm những gì?
II. Công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Chắc hẳn bạn đã từng thấy những bản mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự ở đâu đó rồi phải không? Nếu có thời gian và quan tâm bạn cũng hiểu đôi chút về công việc của nghề này. Ngoài một số hoạt động kể trên thì thực tế nhân viên hành chính nhân sự làm gì? Phía dưới là những thông tin hữu ích để trả lời câu hỏi này.
1. Quản lý hồ sơ, giấy tờ
Dưới đây là bản liệt kê các đầu việc cần thực hiện trong việc quản lý hồ sơ, giấy tờ của vị trí hành chính nhân sự:
- Thực hiện các hoạt động tiếp nhận công văn, đơn thư – giấy tờ đề nghị, các loại văn bản, tài liệu được chuyển đến công ty và có quyền giải quyết chúng trong thẩm quyền được chỉ rõ, sau đó cần lưu trữ các dữ liệu trong kho dữ liệu của công ty.
- Tiếp nhận các loại giấy tờ chứa thông tin liên quan tới nhân viên, chúng có thể là giấy báo ốm, giấy báo xin nghỉ để tổ chức tiệc cưới…
- Theo dõi tình hình thực hiện các hoạt động liên quan tới duy trì văn hóa doanh nghiệp
- Quản lý các loại giấy tờ liên quan tới tiền lương và chế độ lương thưởng của nhân viên.
2. Công tác lễ tân
Công việc hàng ngày của nhân viên hành chính nhân sự yêu cầu họ phải đảm nhiệm các hoạt động trong công tác lễ tân, bao gồm:
- Tiếp nhận các giao dịch với khách hàng bằng hai hình thức trực tiếp và trao đổi thông qua điện thoại.
- Thực hiện tiếp đón khách mời mỗi khi công ty có sự kiện hay hoạt động nội bộ.
- Tham gia tổ chức các sự kiện của công ty và hoạt động vui chơi cho nhân viên nhằm duy trì và phát triển văn hóa nội bộ doanh nghiệp.
Xem thêm: Việc làm nhân viên tại Hà Nội mới nhất với mức lương hấp dẫn
3. Xử lý bảng lương
Quản lý bảng lương là công việc mà bất kỳ người làm nghề hành chính nhân sự nào cũng cần thực hiện tốt. Các hoạt động liên quan tới bảng lương thông thường sẽ bao gồm việc chấm công hàng ngày cho các nhân viên của công ty; lên danh sách lương, thưởng mỗi tháng cho nhân viên và thực hiện việc chi trả cũng như thanh toán tiền lương đúng hạn.
4. Lưu giữ cơ sở dữ liệu và hồ sơ lao động hiện tại
Công việc này có thể được gọi chung là hoạt động quản lý hồ sơ nhân sự. Công việc chính của nhân viên hành chính nhân sự trong vấn đề này bao gồm thực hiện các hoạt động lưu giữ thông tin và cơ sở dữ liệu của nhân viên cũng như thực hiện nhiệm vụ bảo mật các thông tin đó.
5. Công tác quản lý tài sản, thiết bị
Các hoạt động liên quan tới sẽ bao gồm:
- Thực hiện theo dõi máy móc, thiết bị liên quan tới tài sản của công ty cũng như tiếp nhận các thông tin liên quan tới vấn đề máy móc của nhân viên khác báo lại như máy hỏng, không hoạt động được hoặc máy quá cũ cần thay mới hoặc bảo trì. Từ đó có kế hoạch cần thiết để bảo dưỡng nhằm duy trì tiến độ làm việc thông thường cho nhân viên ở bộ phận sản xuất.
- Kê khai các ấn phẩm văn phòng hàng tháng và thực hiện hoạt động mua cung cấp cho các phòng ban trong tổ chức.
Xem thêm: Lương Net là gì? Lương Gross là gì? Kinh nghiệm hạn chế tình trạng bị “hớ” lương
III. Quy trình làm việc của nhân viên phòng hành chính nhân sự
Thông thường nhân viên hành chính nhân sự sẽ làm việc theo một quy trình nhất định và theo các đầu mục công việc cụ thể như dưới đây:
- Thực hiện hoạt động sắp xếp, quản lý hoạt động làm việc cho các nhân viên trong văn phòng.
- Thực hiện lên kế hoạch tuyển dụng và đào tạo để nuôi dưỡng nguồn nhân lực mạnh cho tổ chức.
- Thực hiện giám sát, biên soạn và lưu trữ giấy tờ cho công ty.
- Tìm hiểu các vấn đề của nhân viên liên quan tới tiến độ làm việc và lý do khi thực hiện các hoạt động kém hiệu quả để kịp thời có kế hoạch khích lệ phù hợp.
Xem thêm: Mô tả công việc của Trưởng phòng hành chính tổng hợp là gì?
IV. Tố chất cần có và yêu cầu về công việc của nhân viên hành chính nhân sự
Hiện nay các thông tin tuyển nhân viên hành chính nhân sự tại Hà Nội thường thu hút giới trẻ hơn cả do đây là thành phố lớn, dân cư đông đúc cũng như khi làm việc ở Hà Nội nhu cầu thăng tiến trong công việc cao hơn. Vậy câu hỏi đặt ra ở đây là để trở thành chuyên gia trong lĩnh vực này thì cần hội tụ những tố chất nào?
Nếu chỉ trở thành một nhân viên hành chính nhân sự thông thường thì không có quá nhiều yêu cầu khắt khe nhưng để trở thành một chuyên gia bạn cần hội tụ nhiều tố chất khác nhau. Bạn phải là người nhanh nhẹn, khéo léo, khả năng giao tiếp tốt. Công việc đặc trưng của vị trí hành chính nhân sự là làm việc trực tiếp với con người chứ không phải máy móc hay sản phẩm nên bạn cần phải mềm mỏng và nhanh nhạy trong phản ứng và giải quyết các vấn đề. Bên cạnh đó bạn phải là người tỉ mẩn, chăm chỉ và chịu áp lực làm việc cao.
Bạn sẽ không thể tưởng tượng nổi nếu chưa thực sự làm việc thực tế, mỗi khi chậm lương thì nhân viên trong công ty sẽ phản ứng và liên tục hỏi bạn những câu hỏi này và câu hỏi khác như thế nào đâu. Vậy nên hãy chuẩn bị sẵn tinh thần để ứng phó với các trường hợp xảy ra như này. Bên cạnh đó do cần làm việc liên quan tới nhiều loại giấy tờ nên yêu cầu cần phải có khả năng nhanh nhạy trong việc phân loại chúng và đọc hiểu tốt vì chỉ cần một sai sót nhỏ trong thông tin cũng yêu cầu phải làm lại hoặc gây ảnh hưởng đến sau này.
Xem thêm: Headhunter là gì? Bật mí chìa khóa thành công dành cho dân headhunter
V. Những kỹ năng cần có của một nhân viên hành chính nhân sự
1. Kỹ năng giao tiếp tốt, nhanh nhẹn và linh hoạt trong xử lý tình huống
Hành chính nhân sự là công việc làm việc trực tiếp và thường xuyên tới con người, do vậy kỹ năng giao tiếp tốt là yếu tố kỹ năng quyết định dẫn đến sự thành công. Điều này giúp bạn vừa làm hài lòng nhân viên của các phòng ban khác và nhân viên dưới quyền mình mà lại không bị sếp quở trách. Bên cạnh đó, đôi khi công việc sẽ phát sinh một số tình huống mà không ai lường được trước, bạn cần bình tĩnh và linh hoạt xử lý chúng. Biết đâu thông qua những tình huống khó khăn này, bạn sẽ được cấp trên để mắt hơn và chiếm được sự nể phục của các thành viên khác.
2. “Đa chức năng”
Nhiệm vụ của nhân viên hành chính nhân sự phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau từ việc lập kế hoạch và quản lý quỹ tiền lương đến việc thực hiện lưu trữ các loại giấy tờ hành chính và theo dõi tiến độ hoàn thành công việc của các nhân viên trong công ty… Do đó có thể coi họ là những người “Đa chức năng”.
3. Đạo đức của người làm nhân sự
Đạo đức là một trong các yếu tố quan trọng của một người làm trong lĩnh vực nhân sự. Họ cần phải là người công bằng trong việc đánh giá người khác. Việc đánh giá đúng quyết định rất nhiều đến chế độ lương thưởng của mỗi nhân viên, bên cạnh đó trong vấn đề tuyển dụng của công ty cũng cần phải có sự minh bạch và rõ ràng. Đôi khi thực tế nhận thấy rằng có những người không có năng lực nhưng vẫn đảm nhiệm được một số vị trí nào đó, điều này làm mất cơ hội của những người xứng đáng hơn và gây ảnh hưởng rất nhiều đến tiến độ công việc của công ty và cách các nhân viên khác nhìn nhận vào chính tổ chức của mình.
4. Kỹ năng tổ chức
Như đã nói ở phần mô tả công việc của nhân viên hành chính nhân sự thì đây là công việc cần đảm nhiệm tổ chức các hoạt động nội bộ cho công ty như các hoạt động giải trí, các buổi thuyết trình… Do vậy, kỹ năng tổ chức là điều kiện phải có để hoàn thành tốt công việc này.
Công việc của nhân viên hành chính nhân sự
5. Thành thạo tin học văn phòng
Nhân viên hành chính nhân sự sẽ cần thực hiện hoạt động giám sát tiến độ công việc của các nhân viên phòng ban khác, thực hiện lập và lưu trữ các giấy tờ, các bảng báo cáo tiền lương… Các hoạt động này diễn ra hàng ngày và có sự trợ giúp của máy tính và Internet, do đó thành thạo tin học văn phòng là điều kiện bắt buộc phải có để hoàn thành nhiệm vụ công việc một cách tốt nhất.
Thành thạo tin học văn phòng là kỹ năng quan trọng để thành công trong ngành hành chính nhân sự
Bạn có biết: Việc làm hành chính nhân sự tại Hà Nội
VI. Mức lương và cơ hội việc làm của vị trí hành chính nhân sự
Hành chính nhân sự cũng được coi là nghề có mức lương cao, do đây là công việc đòi hỏi cao các tố chất cũng như sự hội tụ nhiều kỹ năng khác nhau. Thông thường một nhân viên bình thường làm việc toàn thời gian sẽ có lương dao động từ 7 đến 10 triệu tùy theo kinh nghiệm và thời gian làm việc. Mức lương dành cho các trưởng phòng hành chính nhân sự sẽ dao động từ 15 – 20 triệu thậm chí còn lên tới 25 triệu một tháng. Đây là con số mà ai cũng mơ ước.
Bạn đang tự hỏi cơ hội và tìm kiếm vị trí cho công việc hành chính nhân sự ở đâu nhỉ? Bạn có thể tìm trên các website tìm việc, hãy truy cập vào trang web mangtuyendung.vn để cập nhật các thông tin việc làm hay và hữu ích nhé. Ngoài ra các thông tin tuyển dụng có thể được đăng tải trong các nhóm, các fanpage của tổ chức… Bạn hoàn toàn có thể làm nhân viên hành chính tại các cơ quan tổ chức nhà nước hoặc tư nhân và có cơ hội thăng tiến để trở thành trưởng phòng để có mức lương cao hơn.
VII. Kết luận
Như vậy bài viết này đã cung cấp cho các bạn nhiều thông tin hấp dẫn không thể bỏ lỡ về công việc hành chính nhân sự. Bạn đã có thêm nhiều chỉ dẫn hay để không thể bỏ lỡ cơ hội trở thành một chuyên gia trong ngành này.
