Vấn đề kiểm tra chất lượng sản phẩm đặt ra cho các doanh nghiệp những yêu cầu và thách thức không nhỏ. Để đáp ứng vấn đề đó, công việc nhân viên KCS ra đời. Cùng tìm hiểu về nghề nghiệp này nhé!

Ngày nay, để mang đến những sản phẩm tốt nhất cho thị trường và đạt được lợi thế cạnh tranh thì nhà sản xuất phải thường xuyên kiểm tra, đánh giá sản phẩm. Những người làm công việc này được gọi là nhân viên KCS. Vậy trách nhiệm của nhân viên KCS là gì? Những điều họ cần quản lý ra sao? 

Bộ phận nhân viên KCSsẽ làm việc trực tiếp tại nhà máy trong từng công đoạn sản xuất về những loại hình sản phẩm bao gồm kỹ thuật điện tử và thực phẩm. Để tránh rủi ro, phòng ngừa cho việc tạo ra các sản phẩm kém chất lượng thì nhân viên KCS sẽ đánh giá và chọn lọc nguyên liệu đầu vào thật kĩ càng. Việc làm nhân viên KCS giúp doanh nghiệp tìm ra và khắc phục lỗi của sản phẩm trước khi tung ra thị trường để tránh gây thiệt hại.

Nhân viên KCS thường được chia thành 3 loại là Nhân viên kiểm soát chất lượng đầu vào, Nhân viên kiểm soát chất lượng quy trình sản xuất và cuối cùng là Nhân viên kiểm soát chất lượng đầu ra. Để chuẩn bị tốt cho vòng tuyển nhân viên KCS của các doanh nghiệp, bạn cần hiểu rõ về những kiến thức, kỹ năng nhất định của việc làm nhân viên KCS là gì – sẽ được đề cập trong mô tả công việc nhân viên KCS dưới đây.

I. Nhân viên KCS là gì?

Nhân viên KCS

Nhân viên KCS là gì?

Trong cụm từ nhân viên KCS thì KCS là Viết tắt của Kiểm tra Chất lượng Sản phẩm: vị trí làm việc tại bộ phận (phòng, ban) kiểm tra việc tuân thủ quy trình công nghệ, kỹ thuật và kiểm tra chất lượng sản phẩm trong các khâu của doanh nghiệp sản xuất công nghiệp.

KCS là cụm từ có nghĩa tương đương với Quality Control trong tiếng Anh (QC = kiểm soát chất lượng sản phẩm). Ngoài ra còn một từ khác liên quan tới nghề nghiệp nhân viên KCS là Quality Assurance (Đảm bảo chất lượng). Một bảng mô tả công việc nhân viên KCS thường gồm các phần: nhiệm vụ/trách nhiệm, tiêu chuẩn công việc, môi trường, điều kiện làm việc… Để hiểu rõ hơn về trách nhiệm của nhân viên KCS là gì và việc làm KCS cần những kỹ năng nào, dưới đây là bản mô tả công việc bạn cần tham khảo…

II. Mô tả công việc của nhân viên KCS

  • Nhân viên KCS hàng ngày/hàng tuần nhận nhiệm vụ từ người quản đốc.
  • Kiểm soát chất lượng nhập- xuất và lưu trữ trong kho theo quy trình của công ty là một trong số những nhiệm vụ của việc làm nhân viên KCS.
  • Nhân viên KCS có trách nhiệm tìm nguyên nhân, đưa ra biện pháp xử lý, kiểm tra lại kết quả của việc xử lý. Khi có vấn đề phát sinh hoặc rủi ro lớn có thể nhận biết trước, phải báo với quản đốc. Trong trường hợp cần thiết báo cáo với phụ trách bộ phận để kịp thời tìm ra phương án giải quyết.
  • Khả năng đánh giá phân loại chất lượng nguyên liệu nhập: chất lượng, số lượng, nguyên nhân… từ đó đưa ra cách khắc phục sự cố cho lần sau (nếu có) là một trong số những tiêu chí quan trọng để tuyển nhân viên KCS.
  • Nhân viên KCS có trách nhiệm theo dõi, ghi chép các số liệu của từng lô hàng tham gia quá trình nhập và xuất. Từ đó báo cáo khối lượng, chất lượng cho quản đốc.
  • Hàng ngày kiểm tra và quản lý chất lượng của nguồn nguyên liệu, vật tư đầu vào, đầu ra của nhà máy, thực hiện ký xác nhận về chất lượng của lô sản phẩm mình nhập và xuất. Bản mô tả công việc nhân viên KCS cũng bao gồm phải biết các nguyên liệu ngày hôm nay nhập để làm gì, nguyên liệu gì cần phải có để kiểm soát quá trình thực hiện có đúng quy trình hay không.
  • Bảo quản hàng hóa đúng quy trình đã được đặt ra, tránh giảm chất lượng sản phẩm. Đồng thời, việc làm nhân viên KCS phải thường xuyên kiểm tra đột xuất quy trình sản xuất sản phẩm và tìm ra nguyên nhân dẫn đến giảm chất lượng sản phẩm hoặc làm tiêu hao nguyên liệu nhập.
  • Báo cáo chất lượng, số lượng cho phòng kiểm tra sản xuất và phòng kinh doanh để có phương án khắc phục sụt giảm kinh doanh kịp thời vào trước một thời điểm cụ thể vào buổi sáng của ngày hôm sau.
  • Mô tả công việc nhân viên KCS cho thấy họ được quyền đình chỉ tạm thời (sau đó báo cáo quản đốc) công tác lần lượt là: đóng hàng, xuất hàng, sử dụng nguyên liệu được kiểm tra là không đúng mục đích khi phát hiện có vấn đề không đảm bảo chất lượng.
  • Được quyền lập biên bản và báo cáo đối với các cá nhân, tập thể có hành vi vi phạm quy trình kỹ thuật, gây ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm, số lượng nguyên liệu.
  • Thực hiện các nhiệm vụ phát sinh khác ví dụ như: phối hợp các vấn đề có liên quan đến công nghệ sản xuất hiện tại đã và đang áp dụng trong nhà máy.

III. Các công việc chính của nhân viên KCS

công việc Nhân viên KCS

Mô tả công việc của nhân viên KCS

  • Lập kế hoạch cho công việc sản xuất và tiến hành kiểm tra.
  • Trực tiếp quản lý các tài liệu liên quan tới mua, bán hàng, nghiệm thu và tham gia quá trình quản lý chung
  • Hướng dẫn áp dụng, đôn đốc các đơn vị thực hiện quản trị tài liệu chất lượng (quy trình, quy định, biểu mẫu…) đã được ban hành.
  • Thường xuyên kiểm tra và thực hiện giám sát các công đoạn của quá trình sản xuất
  • Lưu hồ sơ đầy đủ các hạng mục kiểm tra.
  • Lập các báo cáo về sự không phù hợp hoặc vấn đề bất khả kháng xảy ra trong quá trình kiểm tra.
  • Lập các báo cáo cho việc khắc phục và phòng ngừa rủi ro quá trình sản xuất, kiểm tra.
  • Kênh thông tin phục vụ việc theo dõi hành vi khách hàng để nắm bắt tình hình chất lượng sản phẩm.
  • Thực hiện các nhiệm vụ phù hợp khác khi được cấp trên phân công.

IV. KPI công việc với vị trí nhân viên KCS

  • Tỷ lệ đánh giá mức độ hàng đạt chất lượng ngay từ đầu (First Pass Yield – FPY)
  • Mức độ hàng hóa phải gia công lại (Rework Level)
  • Chỉ số đánh giá chất lượng sản phẩm (Quality Index)
  • Tỷ lệ hàng hóa đã đạt đủ tiêu chuẩn khi xuất xưởng
  • Tỷ lệ hàng gặp hư hại, tỷ lệ hàng hóa phải làm lại

V. Yêu cầu công việc của vị trí nhân viên KCS

  • Tốt nghiệp Đại học ngành liên quan tới quản trị chất lượng hoặc các ngành khác liên quan
  • Có kinh nghiệm hoặc làm việc ít nhất 1 năm tại vị trí công việc tương đương
  • Am hiểu và vận dụng được về các tiêu chuẩn chất lượng và quy trình quản lý, giám sát
  • Sử dụng thành thạo các yêu cầu về tin học văn phòng (Word, Excel), phần mềm quản lý
  • Năng động, sáng tạo trong công việc, giao tiếp tốt
  • Trung thực, có tinh thần trách nhiệm với công việc
  • Biết ngoại ngữ (tiếng Anh) là một lợi thế trong vòng tuyển nhân viên KCS

VI. Những năng lực cần có để trở thành nhân viên KCS giỏi

Nhân viên KCS giỏi

Nhân viên KCS giỏi cần có gì?

Vượt qua vòng phỏng vấn tuyển nhân viên KCS, dưới đây là những điều bạn cần trau dồi để trở thành một nhân viên KCS giỏi:

* Knowledge: Hiểu về chuyên môn nghiệp vụ việc làm nhân viên KCS, trình độ ngoại ngữ (Tiếng Anh)

* Skill 

  • Kỹ năng giao tiếp
  • Kỹ năng đàm phán, thuyết phục
  • Kỹ năng phân tích, xử lý tình huống và ra quyết định
  • Kỹ năng quản trị xung đột
  • Tư duy tập trung vào kết quả
  • Năng lực giải trình
  • Tư duy trực giác

* Attitude: Tỉ mỉ, cẩn thận, nhạy bén, trung thực

VII. Bộ câu hỏi phỏng vấn tuyển nhân viên KCS

  • Kể lại một ngày làm việc điển hình của nhân viên KCS. Trách nhiệm của việc làm nhân viên KCS là gì?
  • Bạn hãy cho biết các lỗi thường gặp trong việc kiểm tra chất lượng? Bạn đề xuất giải pháp xử lý chúng như thế nào? Theo bạn đâu là những yếu tố quyết định trong vòng tuyển nhân viên KCS này?
  • Nếu lô sản phẩm bị lỗi (hỏng hóc, thiếu sót…) ở công đoạn 1 và không được phép chuyển sang công đoạn sản xuất tiếp theo, bạn sẽ xử lý rủi ro này như thế nào để dây chuyền sản xuất không bị đình trệ?
  • Kể lại một khiếm khuyết lớn nhất trong quy trình sản xuất, vận hành quản lý máy móc mà bạn từng phát hiện. Bạn đã xử lý khiếm khuyết đó như thế nào?
  • Bạn có kinh nghiệm sử dụng công cụ kiểm tra hiệu quả nào trong quá trình kiểm tra chất lượng?
  • Trong quy trình kiểm tra chất lượng của nhân viên KCS nói chung, theo bạn, công việc nào là quan trọng nhất?
  • Bạn thường đôn đốc và lên kế hoạch các công đoạn sản xuất bằng cách nào?
  • So sánh sự giống và khác nhau giữa nhiệm vụ và quyền hạn nhân viên quản lý chất lượng và nhân viên kiểm tra chất lượng.
  • Từ kinh nghiệm việc làm nhân viên KCS của bạn, liệt kê 5 lỗi thường gặp nhất trong quy trình sản xuất của các công ty.

VIII. Download bản mô tả công việc nhân viên KCS

Bản mô tả công việc nhân viên KCS

IX. Kết luận

Công việc nhân viên KCS đem tới khá nhiều lợi ích cho doanh nghiệp và là nấc thang lớn trong sự nghiệp mỗi người. Qua bài viết này, mong rằng bạn đã có cái nhìn khái quát nhất để tìm ra hướng đi đúng đắn để tiếp tục nỗ lực không ngừng và phát triển bản thân.