Trong bất cứ doanh nghiệp nào cũng cần một người chịu trách nhiệm quản lý hồ sơ, chứng từ, tài liệu – nhân viên văn thư tài chính. Vậy công việc chính của họ là gì và vai trò của họ trong doanh nghiệp?

Lướt hàng loạt trên những kênh tuyển dụng nhân sự, bạn sẽ thấy không ít những công ty tuyển dụng những vị trí công việc liên quan đến chứng từ, tài liệu, ví dụ như nhân viên hành chính, nhân viên văn thư. Mỗi doanh nghiệp đều cần những nhân viên quản lý tài liệu, chứng từ của công ty nhằm lưu trữ những văn bản liên quan đến nghiệp vụ của doanh nghiệp. Vậy vị trí nhân viên văn thư là gì?

1. Nhân viên văn thư – họ là ai? 

Nhân viên văn thư hay còn gọi là nhân viên hành chính văn thư là người chịu trách nhiệm tiếp nhận, quản lý và lưu trữ toàn bộ văn bản nhập và xuất trong đơn vị hành chính. Họ sẽ là người nhận thư từ, hồ sơ để xử lý và báo cáo với cấp trên hay những phòng ban khác liên quan. Vậy JD của một nhân viên văn thư là gì?

Nhân viên văn thư ở mỗi loại hình doanh nghiệp lại có những nhiệm vụ và trách nhiệm công việc khác nhau. Ví dụ như một nhân viên văn thư hành chính nhà nước gồm toàn bộ những công việc về xây dựng văn bản trong quản lý cơ quan nhà nước. Công việc chính của một nhân viên văn thư tại một cơ quan nhà nước liên quan quản lý và sắp xếp hồ sơ giúp cho trưởng phòng đơn vị hành chính kiểm tra, xác định hồ sơ và lập hồ sơ công việc và quản lý hồ sơ. Ngoài ra, họ còn được hướng dẫn nghiệp cụ thư để nâng cao kỹ năng cũng như kiến thức chuyên môn. Một nhân viên văn thư sẽ phải vận dụng những phương pháp và kỹ thuật soạn thảo văn bản để đảm bảo thành thạo công việc, tiết kiệm thời gian làm việc. Bên cạnh đó thực hiện thành thạo những thủ tục cần thiết khi ban hành bản sao văn bản nhằm xác định chính xác những hồ sơ cần lập. 

1

Nhân viên văn thư là gì?

Là một nhân viên văn thư, có một số khái niệm về văn bản mà họ cần nắm rõ để có sự phân loại văn bản một cách rõ ràng và chi tiết. Văn bản được xem là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ và được hình thành trong những hoạt động của cơ quan, tổ chức và được trình bày đúng quy định. 

Văn bản chuyên ngành là văn bản được hình thành trong quá trình thực hiện những hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành và lĩnh vực được quản lý bởi cơ quan ngành. 

Văn bản điện tử được hình thành dưới dạng dữ liệu được số hóa từ văn bản giấy và được trình bày đúng hình thức, kỹ thuật và định dạng theo quy định. Bản thảo văn bản là một văn bản được viết hoặc đánh máy tạo thành nhờ phương tiện điện tử qua quá trình soạn thảo một văn bản. 

Hệ thống quản lý dữ liệu điện tử được xây dựng với những chức năng chính để thực hiện tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý và lập hồ sơ để lưu trữ hồ sơ một cách rõ ràng, thuận tiện. 

II. Bảng mô tả công việc văn thư 

Trong bất cứ đơn vị hành chính nào, nhân viên văn thư sẽ được phân công nhiều công việc và trách nhiệm khác nhau, tưởng chừng như nhân viên văn thư sẽ gắn bó với bàn giấy nhưng tùy theo mỗi mô hình doanh nghiệp mà nhân viên văn thư sẽ có bản mô tả công việc khác nhau:

1. Quản lý lưu giữ hồ sơ, tài liệu

Công việc chính của một nhân viên văn thư là quản lý hồ sơ của công ty bằng việc tiếp nhận tất cả văn bản, thư từ và hồ sơ được chuyển đến cơ quan, doanh nghiệp và quản lý  tất cả những giấy tờ văn bản được gửi đi từ cơ quan. Họ được quyền xử lý nhanh những loại giấy tờ cần thiết để mở sổ hoạt động và theo dõi. Bước đầu sau khi tiếp nhận hồ sơ, họ cần lưu thông tin để nhập vào sổ, đóng dấu và gắn thêm những mã số phân biệt thời gian gửi đi, gửi đến và loại văn bản. Dù là văn bản gửi đến, gửi đi hay văn bản nội bộ thì nhân viên văn thư lưu trữ đều cần quan tâm và tận dụng kỹ năng quản lý hồ sơ. 

2

Quản lý văn thư, tài liệu

Trong khi những tổ chức xử lý các loại báo cáo và hồ sơ thì văn thư sẽ theo dõi và giám sát tới khi nào hoàn tất những văn bản hồ sơ. Nhân viên văn thư sẽ phải có kỹ năng lập kế hoạch để tổ chức lưu trữ văn bản, dữ liệu và thông tin. Họ đảm nhận vai trò nhập dữ liệu bằng máy tính, soạn thảo công văn và quyết định thông báo tới những đơn vị hành chính nội bộ liên quan. 

Nhiều trường hợp, nhân viên văn thư cần phải in ấn và photo những tài liệu cần thiết cho cơ quan để gửi đến đối tác hay những doanh nghiệp đồng hành. Văn thư lưu trữ cũng là người bảo quản những con dấu của công ty, con dấu của lãnh đạo, lưu trữ bản sao và bản gốc của các loại văn bản để báo cáo cho cấp trên. 

2. Quản lý tài sản của công ty 

Không chỉ quản lý hồ sơ, nhân viên văn thư còn chịu trách nhiệm bảo quản tài sản của công ty. Họ là người lên danh sách những văn phòng phẩm mà mỗi phòng ban cần để sử dụng và báo cáo đầy đủ những vật dụng văn phòng phẩm cần mua theo tháng. 

Bên cạnh đó, nhân viên văn thư sẽ phải theo dõi, thống kê những vật dụng, lên kế hoạch để bảo dưỡng những thiết bị công nghệ, máy móc thuộc sở hữu của công ty theo quý, hay năm. Hoạt động kiểm tra thường xuyên giúp cho nhân viên văn thư nắm được bao quát tình hình và bổ sung vật dụng khi cần thiết. 

3. Làm nhiệm vụ lễ tân 

Nhân viên văn thư lưu trữ cũng là người chịu trách nhiệm trả lời điện thoại của khách hàng hay đối tác gọi đến, trao đổi và nói chuyện với khách hàng, đồng thời truyền tải nội dung cần thiết cho lãnh đạo. Ngoài ra, họ sẽ là người chịu trách nhiệm tiếp đón những vị khách tới cơ quan làm việc, chỉ dẫn cũng như giới thiệu về tổ chức của công ty. Những cuộc họp nội bộ của doanh nghiệp, những cuộc họp bàn thảo công việc với đối tác, khách hàng cũng là một phần công việc của văn thư lưu trữ. 

2

Kỹ năng giao tiếp trong môi trường công sở

4. Quản lý hồ sơ nhân sự 

Bên cạnh những công việc trên, tùy vào mô hình doanh nghiệp mà trách nhiệm của nhân viên văn thư có thể là lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cho một vài phòng ban trong công ty. Khi có những nhân viên thử việc, họ cũng là người theo sát mức độ làm việc hiệu quả của nhân viên, đánh giá, nhận xét và thực hiện ký hợp đồng lao động với nhân viên mới. 

5. Lên bảng lương, thưởng hàng tháng 

Mỗi tháng, nhân viên văn thư lưu trữ cũng chịu trách nhiệm chấm công cho nhân viên và lập bảng chấm công cho nhân sự để phục vụ hoạt động tính lương, thưởng cho lãnh đạo ký duyệt. Sau đó, nhân viên văn thư sẽ phối hợp với nhân viên kế toán để chi trả lương cho nhân viên. Tính chất công việc của nhân viên văn thư tương tự với nhân viên hành chính, nên thường được gộp chung vào bộ phận hành chính nhân sự để hỗ trợ nhau hoàn thành công việc. Vì vậy, với mỗi đơn vị hành chính, nhân viên văn thư còn được gọi với cái tên hành chính văn thư. 

III. Yêu cầu đối với công việc văn thư 

1. Kỹ năng chuyên môn 

Dù tính chất công việc không quá khó khăn nhưng nhân viên văn thư vẫn cần được đào tạo bài bản về chuyên môn với những kỹ năng văn phòng bổ trợ cho công việc. Công việc chuyên môn của văn thư lưu trữ gồm những công việc gì và kinh nghiệm làm việc bổ trợ để họ thành thạo với công việc hơn. 

Không chỉ quản lý hồ sơ mà công việc của một nhân viên văn thư còn liên quan đến những hoạt động khác như giao tiếp với từng phòng ban. Chính vì vậy mà nhân viên văn thư lưu trữ cần có kỹ năng giao tiếp, biết cách truyền đạt thông tin để hỗ trợ những phòng ban khác hiểu được thông tin và hoàn thành công việc.

2. Kỹ năng sắp xếp 

Đơn vị hành chính như văn phòng là nơi làm việc khá bận rộn nên để thực hiện tốt công việc chuyên môn của mình, nhân viên văn thư cần biết cách sắp xếp và quản lý công việc một cách hợp lý để tiết kiệm thời gian cho chính họ và toàn thể phòng ban. Một ngày, một doanh nghiệp có rất nhiều tài liệu, chứng từ cần sắp xếp nên nếu không có kỹ năng quản lý hồ sơ thì nhân viên văn thư sẽ biến không gian làm việc thành một mớ lộn xộn. Để hoạt động tìm kiếm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả thì nhân viên văn thư có thể tận dụng một vài công nghệ phần mềm để hoàn thành công việc nhanh chóng.

3

Kỹ năng sắp xếp dữ liệu điện tử

3. Kỹ năng giao tiếp và kỹ năng văn phòng

Là một nhân viên văn thư lưu trữ, tính chất công việc liên quan đến thói quen tốc ký, xử lý thông tin, nhập liệu bằng máy tính, nhân viên văn thư lưu trữ cần biết cách soạn thảo văn bản và lưu trữ hồ sơ hiệu quả. 

Bạn cũng cần trang bị những kỹ năng mềm cần thiết như kỹ năng giao tiếp và kỹ năng ứng xử hòa nhã lịch sự với những đồng nghiệp trong môi trường làm việc. Để đạt được hiệu quả công trong cao trong công việc và không làm ảnh hưởng đến môi trường làm việc chung của công ty thì thái độ tự tin, phong cách làm việc chuyên nghiệp là vô cùng cần thiết. 

4. Kỹ năng tin học văn phòng 

Với một nhân viên văn phòng, đặc biệt là nhân viên văn thư thì kỹ năng tin học văn phòng là vô cùng cần thiết. Khi công nghệ thông tin phát triển, con người làm bạn với máy tính, điện thoại, thì những phần mềm hỗ trợ con người làm việc hiệu quả hơn như word, excel là không thể thiếu. 

IV. Mức lương và quyền lợi của nhân viên văn thư

Công việc của một nhân viên văn thư cũng như bao vị trí công việc khác trong doanh nghiệp, họ đều được hưởng mức lương thưởng và chế độ cùng nhiều cơ hội nghề nghiệp hấp dẫn. Với mỗi quy mô doanh nghiệp mà lức lương của nhân viên văn thư có thể dao động từ 6 – 10 triệu đồng/tháng, đây là mức lương trung bình được thỏa thuận dựa theo năng lực, trình độ chuyên môn cũng như kinh nghiệm của nhân viên. 

Về quyền lợi, nhân viên văn thư sẽ được hưởng những chế độ đãi ngộ về chế độ phúc lợi như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, chế độ du lịch, hoạt động nội bộ của doanh nghiệp. Tính chất công việc không đòi hỏi kiến thức chuyên môn nên nếu chưa có kinh nghiệm, sinh viên mới ra trường vẫn có cơ hội được học hỏi và nâng cao trình độ nhờ sự chăm chỉ và có nhiều cơ hội thăng tiến. 

V. Học nghiệp vụ chuyên môn văn thư hành chính ở đâu

Song song với quá trình phát triển của nền kinh tế xã hội, nhiều công ty và doanh nghiệp được thành lập nên nhu cầu về tuyển dụng nhân viên hành chính như nhân viên văn thư có chuyên môn là nhu cầu tất yếu. Những sinh viên có định hướng theo công việc này với mong muốn tìm việc làm sau khi tốt nghiệp thì bạn cần trang bị những kỹ năng chuyên môn bằng những khóa học nghiệp vụ văn thư lưu trữ ở những trường dạy nghề hay trung tâm đào tạo nghề. 

4

Học nghiệp vụ văn thư lưu trữ

VI. Đối với cơ quan nhà nước, tiêu chuẩn nghiệp vụ cần có của nhân viên văn thư là gì?    

Nhân viên văn thư ở những cơ quan nhà nước cần được trang bị những tiêu chuẩn nghiệp vụ cơ bản như sau. Thứ nhất là bằng cấp chuyên môn như bằng đại học hay bằng cấp của một lớp nghiệp vụ về công tác văn thư đính kèm thêm kinh nghiệm công tác văn thư ít nhất 1 năm. Ngoài ra, để là một phần của cơ quan nhà nước thì nhân viên cần nắm rõ những văn bản pháp luật quy định về những công tác giấy tờ, công văn. Tiếp theo, nhân viên văn thư sẽ phải nắm vững những bản hướng dẫn đăng ký công văn và lập hồ sơ của cơ quan quản lý ngành. Để làm việc tốt trong một tổ chức thì nhân viên phải hiểu về cơ cấu tổ chức và mối quan hệ giữa những đơn vị trong cơ quan, những phòng ban liên quan. 

VII. Các phẩm chất cần có của một nhân viên văn thư trực thuộc cơ quan nhà nước?

Theo quy định chung những nhân viên văn thư thì cần những phẩm chất như tận tụy, trách nhiệm, cẩn thận và gương mẫu, một điều cần ghi nhớ chính là tuyệt đối chấp hành mọi nguyên tắc bảo mật thực công việc thực thi. Nhân viên văn thư lưu trữ với kỹ năng văn phòng chuyên môn cần đảm bảo được tính bảo mật của hồ sơ và tài liệu, cùng với kỹ năng phân tích cơ cấu, hiểu hơn về tổ chức và những mạng lưới mối quan hệ nội bộ. 

VIII. Kết luận

Công việc của nhân viên văn thư cũng như bao công việc khác, mỗi tính chất công việc đòi hỏi những kỹ năng văn phòng khác nhau. Với tính chất công việc của một nhân viên văn thư lưu trữ thì những kỹ năng tin học văn phòng chính là tiêu chí ưu tiên. Ngoài ra những kỹ năng mềm sẽ hỗ trợ cho công việc của họ dễ dàng hơn và hiệu quả hơn. Dù ở vị trí công việc nào thì mỗi người đều cần tự trang bị những kiến thức cũng như kỹ năng cần thiết phù hợp với vị trí công việc này.