Ngày nay, doanh nghiệp nào cũng rất coi trọng vai trò của thư ký nói chung và thư ký giám đốc nói riêng. Có thể nói họ là một thành viên thiết yếu của doanh nghiệp vì họ có kỹ năng giao tiếp và khả năng giao dịch với khách hàng và nhân viên.
Ngày nay, doanh nghiệp nào cũng rất coi trọng vai trò của thư ký giám đốc. Có thể nói họ là một thành viên thiết yếu của doanh nghiệp vì họ có kỹ năng giao tiếp và khả năng giao dịch với khách hàng và nhân viên.
Với vai trò của mình, thư ký giám đốc được ví là “dưới một người, trên vạn người”. Thư ký được xem là cánh tay đắc lực của các giám đốc công ty, là một người có vai trò rất quan trọng trong các doanh nghiệp.
Vậy thư ký là gì? Công việc của một thư ký giám đốc là gì? Bí quyết để có thể trở thành thư ký giám đốc chuyên nghiệp? Tại sao lại nói” Thư ký giám đốc – công việc dễ mà khó?” Để trả lời cho những câu hỏi đó, mangtuyendung mời các bạn theo dõi bài viết sau đây .
Mục Lục Bài Viết
I. Công việc của thư ký giám đốc
Thư ký là gì?
Công việc của thư ký là gì? Thư ký chính là người chuyên thực hiện các công việc có liên quan đến công tác hỗ trợ cấp trên trong việc quản lý và điều hành trong văn phòng.
Cụ thể, thư ký phải lên kế hoạch, đón tiếp khách hàng, đối tác cho doanh nghiệp. Họ là người trực tiếp thực hiện đặt vé máy bay, chỗ ở cho giám đốc trong các chuyến công tác. Thư ký còn phải tư vấn và đề xuất cho giám đốc các phương hướng giải quyết vấn đề trong công việc.
Ngoài ra, công việc của thư ký sẽ phải soạn thảo hợp đồng kinh tế, chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu của cấp trên, là phiên dịch cho giám đốc trong các cuộc họp. Thư ký sẽ được tham dự các cuộc họp và ghi lại các thông tin quan trọng. Đồng thời, Họ sẽ có thể thay mặt giám đốc xử lý hoặc trả lời các câu hỏi của bên truyền thông cũng như từ bên đối tác.
Và trong một số doanh nghiệp, thư ký tổng giám đốc còn có nhiệm vụ giám sát các phòng ban.
II. Ưu điểm và hạn chế của nghề thư ký giám đốc
Ưu điểm của nghề thư ký là gì
Ưu điểm của nghề thư ký là gì? Có thể nói, không nghề nào như nghề thư ký, cái nghề chứa nhiều lao động làm trái ngành nhất hiện nay. Hầu hết những người đang làm thư ký đều bắt đầu từ những chuyên ngành khác như Marketing, du lịch, báo chí, ngôn ngữ anh… Vì vậy, bạn có thể dễ dàng tìm một vị trí công việc phù hợp mà không đòi hỏi kỹ năng chuyên môn nhiều.
Ngoài ra, nghề thư ký luôn đứng đầu các lượt tìm kiếm về số lượng vì nó có nhu cầu tuyển dụng cao. Những vị trí ứng tuyển thư ký giám đốc, thư ký văn phòng thường xuất hiện các trang website tuyển dụng việc làm.
Nhược điểm của nghề thư ký là gì? Công việc của thư ký không phải chỉ có mỗi việc đánh máy, hoặc làm những việc lặt vặt cho cấp trên như trước kia nữa. Ngày nay thư ký giám đốc được xem là cầu nối giữa khách hàng, đối tác với cấp trên. Và họ chính là chất xúc tác để “guồng máy” công ty hoạt động hiệu quả.
Vì vậy, với cơ chế thị trường đang phát triển mạnh như hiện nay, ở những công ty lớn và hoạt động đa ngành nghề thì những người làm nghề này phải thể hiện mình là người quản lý và biết cách sử dụng thời gian hợp lý, hiệu quả. Đồng thời trong cách ứng xử bạn cũng phải thật sự khéo léo.
III. Yêu cầu, kỹ năng một thư ký giám đốc cần có
Kỹ năng một thư ký giám đốc cần có
1. Yêu cầu công việc
Yêu cầu của vị trí thư ký tổng giám đốc là phải đạt trình độ chuyên môn tốt nghiệp chuyên ngành liên quan đến kinh tế, kinh doanh, ngoại ngữ.
Ngoài ra vị trí này còn yêu cầu ứng viên có khả năng tốt về ngoại ngữ, đặc biệt là tiếng Anh, để có thể phiên dịch tài liệu cho các cuộc họp. Bên cạnh đó ứng viên còn cần phải sử dụng thành thạo các kỹ năng tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp.
Ngoài kỹ năng liên quan đến công việc, một nhân viên thư ký giám đốc giỏi còn phải trang bị những kỹ năng mềm khác. Chưa kể trong trường hợp thư ký còn là người gợi ý các đề xuất cũng như các giải pháp cho sếp, giúp cấp trên giải quyết các vấn đề phát sinh trong công việc. Vì thế họ nhất định phải có chứng kiến riêng của mình.
2. Kỹ năng
Kỹ năng của thư ký là gì?
- Kỹ năng quản lý
Người thư ký giỏi là người biết tổ chức công việc tốt và phối hợp khả năng quản lý. Bạn phải có tư duy logic, phản ứng nhanh với các vấn đề phát sinh một cách nhanh chóng và phải có khả năng quyết định kịp thời những vấn đề. Ngoài ra, bạn phải biết quản lý và phân bổ thời gian, sắp xếp công việc hợp lý
-
Kỹ năng giao tiếp
Người thư ký chuyên nghiệp thì bạn phải có kỹ năng ghi chép nhanh, kỹ năng soạn thảo văn bản lập hồ sơ thành thạo. Bên cạnh đó, bạn phải xử sự đúng cách, lịch sự, với mọi người và phải biết tự kiềm chế mình, luôn tinh ý, thông minh cũng như biết tiếp thu những lời góp ý trong mọi tình huống
Ngoài ra, bạn cần rèn khả năng nhớ các thông tin cần thiết về sự kiện, thời gian, địa dư, số liệu,…Nhân viên thư ký văn phòng cần có kiến thức sâu rộng về xã hội và biết thích ứng với hoàn cảnh. Và khả năng sử dụng nhiều ngôn ngữ cũng rất cần thiết trong công việc của thư ký.
-
Kỹ năng tin học
Việc thành thạo kỹ năng văn phòng ở đây không nhất thiết là bạn phải giỏi như những chuyên gia. Nhưng là một người thư ký văn phòng bạn cũng phải biết được các kỹ năng tin học căn bản như Word, Excel. PowerPoint để soạn thảo, tính toán và chuẩn bị nội dung thuyết trình, làm một bản hợp đồng,thư mời…
Trong thời đại này, những kỹ năng tin học cơ bản như trên mà bạn không có thì khả năng được tuyển dụng của bạn sẽ rất thấp. Để tránh việc lúng túng với các kỹ năng văn phòng sẽ khiến cho Giám đốc và cộng sự đánh giá thấp, bạn nên trang bị cho mình những kiến thức cơ bản trong việc sử dụng máy tính.
-
Linh hoạt trong công việc
Ngoài ra thường nói, thư ký văn phòng chính là cánh tay phải của giám đốc trong công việc và xử lý các thông tin. Vì vậy, khi tuyển nhân sự, nhà tuyển dụng luôn tìm kiếm một thư ký văn phòng nhanh nhẹn, có thể khéo léo xử lý tất cả các vấn đề, những sự kiện liên quan. Hay đơn giản là bạn phải biết được các thông tin đáng quan trọng trong một bản hợp đồng mới của công ty.
-
Có một trí nhớ tốt
Thư ký là vị trí sẽ phải tiếp xúc với rất nhiều thông tin nên việc rèn luyện cho mình một trí nhớ tốt là rất cần thiết. Những số điện thoại của đối tác quan trọng, ngày giờ cuộc họp, ngày sếp có hẹn với khách hàng là những điều mà một thư ký giám đốc chuyên nghiệp cần lưu ý và ghi nhớ. Để ghi nhớ mọi việc tốt hơn thì bạn nên lập ra cho mình những bảng biểu thời gian hoặc bảng nhắc nhớ. Như vậy các bạn sẽ dễ dàng gây dựng hình ảnh tốt hơn nhiều trong mắt vị giám đốc của mình.
-
Kiên định
Khả năng kiên định trong mọi tình huống và kỹ năng mà một thư ký cần có. Điều đó không có nghĩa là bạn có toàn quyền quyết định mọi việc trong công ty nhưng khi gặp những trường hợp bất khả kháng bạn cũng có thể kiên định giải quyết được vấn đề. Hoặc khi giám đốc đi vắng hoặc bận bạn cũng phải có khả năng tự xử lý những rắc rối như dời lịch hẹn với đối tác, thay mặt sếp thỏa thuận một hợp đồng mới…
-
Có kiến thức về nhiều lĩnh vực
Các kiến thức về khoa học xã hội, tự nhiên… đều quan trọng đối với một nhân viên thư ký văn phòng. Có thể khi tuyển dụng, công ty không yêu cầu bạn phải am hiểu kiến thức về bóng đá, thể thao, môi trường… Tuy nhiên bạn vẫn nên biết những kiến thức cơ bản để tránh sự thất vọng trong lòng của cấp trên khi họ hỏi.
IV. Kết luận
Trước thị trường làm việc sôi nổi và đầy năng lượng như ngày nay đòi hỏi những người thư ký giám đốc luôn luôn phải trau dồi thật nhiều kỹ năng cho bản thân. Đồng thời dù là thư ký giám đốc hay thư ký văn phòng đều là vị trí cho bạn các cơ hội học hỏi thêm được các nhiều kiến thức mới từ các công việc khác nhau. Ngoài các kỹ năng cơ bản và kỹ năng mềm thì các bạn cần tìm hiểu và nắm rõ những công việc của thư ký là gì?
Chúc bạn có thể trở thành cánh tay phải đắc lực cho giám đốc của mình. Ngoài ra, nếu bạn đam mê nghề này, những kỹ năng ở trên sẽ là những giúp bạn hoàn thiện bản thân và góp phần đưa bạn tiến xa trên con đường phát triển nghề thư ký.
