Hiện nay, nhiều người hay nhầm tưởng hai chức danh trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc là giống nhau. Đó thật sự là một ý nghĩ sai lầm. Mặc dù chức năng và công việc của thư ký và trợ lý mang nhiều điểm giống nhau, tương đồng nhau.

Hiện nay, nhiều người hay nhầm tưởng hai chức danh trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc là giống nhau. Đó thật sự là một ý nghĩ sai lầm. Mặc dù chức năng và công việc của thư ký và trợ lý mang nhiều điểm giống nhau, tương đồng nhau. Tuy nhiên phải khẳng định là trợ lý giám đốc và thư ký giám đốc là hai vị trí biệt lập trong một doanh nghiệp.

Tùy vào tính chất công việc và quy mô mà một có thể có cả trợ lý và thư ký hoặc chỉ có một. Nếu bạn muốn trở thành thư ký giám đốc hay thư ký văn phòng, bạn có thể tham khảo bài viết dưới đây của mangtuyendung để hiểu rõ thư ký là gì, công việc của thư ký là gì? Và những kỹ năng cần có của một thư ký giỏi và chuyên nghiệp nhé. 

I. Thư ký là gì

thư ký 1Thư ký là gì? Thư ký giám đốc là gì? Thư ký văn phòng là gì?

Thư ký được hiểu là một người chuyên thực hiện, chịu trách nhiệm cho các công việc liên quan đến các công tác hỗ trợ giám đốc việc quản lý và điều hành công việc trong văn phòng. Công việc của thư ký văn phòng nói chung và thư ký giám đốc nói riêng đều phải thực hiện các công việc liên quan đến sổ sách giấy tờ, các công việc về hành chính, sắp xếp hồ sơ tuyển dụng, soạn thảo văn bản cho các cuộc họp.

Bên cạnh đó, thư ký giám đốc phải tham gia vào việc tiếp khách, lên lịch trình cho giám đốc, tổ chức các hội nghị, lên kế hoạch cho doanh nghiệp. 

Trước kia, công việc của thư ký văn phòng hay thư ký giám đốc là chỉ phải thực hiện các chức năng công việc liên quan đến ghi chép biên bản, các ý kiến chỉ đạo từ cấp trên. Ngày nay, chức năng công việc và nhiệm vụ của vị trí thư ký đã được mở rộng hơn, khiến thư ký trở thành một nghề phổ biến và khá thu hút các ứng viên trong xã hội hiện đại.

Những người làm công việc của thư ký cần có trình độ chuyên môn đại học từ các ngành marketing,quản trị doanh nghiệp hay chuyên ngành ngoại ngữ. Ngoài ra, thư ký cần phải thành thạo các kỹ năng văn phòng, tổ chức làm việc theo nhóm. kỹ năng quản lý,điều phối nhân sự cho hợp lý theo các công việc được giao.

II. Trợ lý là gì

thư ký 3Công việc của thư ký giám đốc là gì?

Trợ lý là người sẽ làm việc trực tiếp với giám đốc, lãnh đạo, những người nắm quyền trong công ty. Một người trợ lý giỏi và chuyên nghiệp là người hỗ trợ đắc lực cho các vị lãnh đạo trong các dự án. Bên cạnh đó, trợ lý sẽ là người giải quyết mọi vấn đề trong công ty từ các lĩnh vực về tài chính, đối nội và đối ngoại hay đàm phán, thỏa thuận các hợp đồng và là người giám sát công việc của các nhân viên trong công ty.

Trợ lý là 1 công việc khá phức tạp, với khối lượng công việc tương đối là nhiều nên để làm tốt công việc này, bạn cần có kiến thức chuyên môn chắc chắn, sự khéo léo, và khả năng chịu được áp lực… 

Có thể nói trợ lý chính là cánh tay phải đắc lực của các sếp. Một người trợ Lý giỏi là người đưa ra các tư vấn góp ý cho lãnh đạo về các vấn đề nảy sinh trong doanh nghiệp khi có yêu cầu. Công việc của một người làm trợ lý không hề đơn giản, nếu không muốn nói đó là công việc có rất nhiều thách thức.

III. So sánh trợ lý và thư ký

1. Điểm giống

thư ký 3Điểm giống nhau giữa trợ lý và thư ký là gì

Điểm giống nhau giữa trợ lý và thư ký là gì ? Thư ký và trợ lý đều phải làm công tác văn thư, soạn thảo văn bản.Họ là người gửi và nhận các văn bản thông báo hoặc các thông tin bằng thư tín, email, máy fax. Thư ký và trợ lý là người tổ chức lưu trữ thông tin và chuẩn bị tài liệu, văn bản cho các cuộc họp. 

Ngoài ra, khi làm thư ký văn phòng hay trợ lý giám đốc bạn đều phải tổ chức các buổi hẹn gặp mặt, lên lịch hoạt động cho công ty trong tuần và lập lịch làm việc, thường xuyên cập nhật các chuyến đi công tác. Ngoài ra, khi là thư ký chính thức của công ty, bạn phải xử lý các công việc liên quan khi lãnh đạo đi vắng, tham gia giúp các nhân viên khác tổ chức hội nghị và quản lý văn phòng phẩm cho doanh nghiệp. 

2. Điểm khác

Điểm khác Biệt giữa trợ lý và thư ký là gì?  Người trợ lý thường sẽ giữ vai trò lãnh đạo trong một tổ chức, doanh nghiệp hơn là người làm thư ký.  Những người làm trợ lý có thể, hay thường làm và thực hiện tất cả các nhiệm vụ trách nhiệm của một thư ký cần làm, nhưng sau đó họ cần làm nhiều việc hơn thế nữa. 

Thay vì chỉ thực hiện sắp xếp các cuộc hẹn như một thư ký văn phòng, trợ lý còn phải tổ chức, lên lịch các chương trình của công ty và tạo chương trình, hoạt động cho các cuộc họp và hội nghị.

Việc làm trợ lý có thể thực hiện một số nhiệm vụ của kế toán, hay quản lý ngân sách của doanh nghiệp và đảm bảo rằng các phương thức  thanh toán của khách hàng và nhà cung cấp là hoàn toàn chính xác và các khoản chi phí phải trả cũng như các khoản phải thu sẽ được xử lý kịp thời. Vì vậy mà người trợ lý phải tương tác với mọi người từ khắp các phòng ban trong doanh nghiệp.

Còn thư ký là người ​​giải quyết các vấn đề phát sinh và cùng với giám đốc trực tiếp làm việc với toàn bộ các đội ngũ kinh doanh trong công ty. 

Thậm chí, một số thư ký văn phòng còn có báo cáo với họ và họ có thể phân công và giám sát công việc của người khác. Bản thân họ sẽ thường báo cáo công việc và các vấn đề với các thành viên hàng đầu của các tổ chức doanh nghiệp như chủ tịch công ty, giám đốc điều hành và giám đốc tài chính.

Có thể nói, thư ký chính là “bộ mặt thứ 2 của một doanh nghiệp” sau người lãnh đạo. Cụ thể, thư ký phải lên kế hoạch, đón tiếp khách hàng, đối tác cho doanh nghiệp. Họ là người trực tiếp thực hiện đặt vé máy bay, chỗ ở cho giám đốc trong các chuyến công tác. Thư ký còn phải tư vấn và đề xuất cho giám đốc các phương hướng xử lý để giải quyết các vấn đề trong công việc.

Ngoài ra, thư ký sẽ phải soạn thảo hợp đồng, chuẩn bị tài liệu theo yêu cầu của cấp trên, là phiên dịch cho giám đốc trong các cuộc họp. Thư ký sẽ được tham dự các cuộc họp và ghi lại các thông tin quan trọng. Đồng thời, thư ký sẽ có thể thay mặt giám đốc xử lý hoặc  trả lời các câu hỏi của bên truyền thông cũng như từ bên đối tác. Và trong một số doanh nghiệp, thư ký tổng giám đốc còn có nhiệm vụ giám sát các phòng ban.

Vậy cả trợ lý lẫn thư ký giám đốc đều đóng vai trò quan trọng trong công ty và cần có kiến thức nền tảng vững chắc cũng như kỹ năng mềm liên quan. Ngoài ra, kỹ năng mềm cũng là yếu tố quan trọng bao gồm sự chú ý, cẩn thận đến từng chi tiết, kỹ năng giao tiếp bằng lời nói và văn bản tốt, kỹ năng quản lý thời gian tốt và ý thức chuyên nghiệp mạnh mẽ. mangtuyendung chúc bạn luôn thành công.