Workshop – một chương trình giao lưu thực tế mà hiện nay đang trở nên phổ biến trong khắp các ngành nghề hot nhất trên thị trường. Liệu bạn đã hiểu rõ workshop là gì và những lợi ích không tưởng mà chúng đem đến?

Workshop là một kỹ thuật có hiệu quả cao để đạt được sự đồng thuận về phương pháp giải quyết các vấn đề trong một khoản thời gian ngắn. Kỹ thuật này cung cấp môi trường cho các bên liên quan để tương tác, phối hợp và đưa ra quyết định để đạt được một sự hiểu biết lẫn nhau. Buổi workshop thường có chi phí thấp hơn chi phi dùng để đi thực hiện phỏng vấn từng đối tượng liên quan. Các phản hồi có liên quan đến các vấn đề và quyết định hầu như được cung cấp ngay tức thì bởi những người tham dự trực tiếp. Workshop có những lợi ích to lớn như vậy, nhưng liệu bạn đã hiểu hết workshop là gì chưa? Và cách tổ chức workshop thế nào để đạt được những lợi ích to lớn như trên?.

I. Khái niệm workshop là gì?

workshop-la-gi-10

Khái niệm workshop là gì?

Workshop là gì? Workshop là một thuật ngữ thường được nhắc tới hiện nay, đặc biệt là trong các trường đại học hay đối với những người đã và đang đi làm. Vậy thuật ngữ workshop là gì? Workshop nếu hiểu theo một nghĩa đơn giản nhất thì đó là chuỗi những hoạt động về trao đổi, chia sẻ các kiến thức, phương pháp hay kỹ năng có liên quan trong một lĩnh vực nào đó. Một buổi workshop thường có hai phần chính đó là phần người diễn giả nói – speaker và phần hỏi đáp. Người diễn giả là những chuyên gia hoặc người giàu kinh nghiệm làm trong lĩnh vực được nhắc đến, đến chia sẻ những trải nghiệm hay những suy nghĩ cá nhân về lĩnh vực đó. Sau hoạt động truyền đạt kiến thức kỹ năng là đến phần hỏi đáp, giải đáp những thắc mắc của người nghe. 

Thông thường một buổi workshop chia sẻ sẽ được kéo dài từ hai đến bốn tiếng đồng hồ. Tùy vào nội dung chủ đề, diễn giả sẽ đưa ra những phần quan trọng mà được người nghe quan tâm nhất và chủ yếu là kinh nghiệm thực tế cá nhân hay xã hội. Một diễn giả thành công là những người có thể thu hút đa số sự tập trung của khán giả trong suốt buổi trao đổi.

Ở Việt Nam, thực trạng của hoạt động tổ chức workshop là gì?

workshop-la-gi-1

Ở Việt Nam, thực trạng của hoạt động tổ chức workshop là gì?

Tại Việt Nam, các hình thức của tổ chức workshop là gì? Workshop hiện nay ngày càng đa dạng cũng như phát triển dựa trên các ngành hàng kinh doanh khác nhau. Trước đây, địa điểm tổ chức workshop hầu như chỉ có ở trường đại học và độ phổ biến cao đối với hội nhóm sinh viên trong trường hoặc đối với học sinh cuối lớp 12 để định hướng nghề nghiệp; hoặc trong các tổ chức phi chính phủ. Tuy nhiên, cho đến nay thì hoạt động này đã trở nên phổ biển hơn, được quan tâm hơn; được đánh giá cao trong các doanh nghiệp và công ty dù ở quy mô lớn hay nhỏ. Và nếu workshop kiểu truyền thống thường dành cho nhân sự nội bộ của công ty hay tổ chức (đặc biệt là đối tượng học sinh, sinh viên, nhân viên, chuyên viên…) thì nay workshop hiện đại mở rộng các đối tượng tham dự bao gồm khách hàng, các đối tác tiềm năng với địa điểm tổ chức workshop quy mô lớn.

Khi nhu cầu muốn được học hỏi và cập nhật thông tin mới, cập nhật các xu hướng và kiến thức trong các lĩnh vực ngày càng cao, các sự kiện Workshop diễn ra được sáng tạo hóa theo những hình thức hiện đại và mở rộng ra tới các nhiều ngành nghề và nhiều lĩnh vực nghệ thuật khác nữa. Bạn có thể tìm kiếm thấy những buổi workshop cho bất kỳ một ngành nghề, lĩnh vực kinh doanh nào như: Công nghệ thông tin, chứng khoán, học việc, y tế, giáo dục, chọn nghề, marketing, giải trí, kinh doanh khởi nghiệp,… Mỗi khi xuất hiện một vấn đề mang tính thời sự nổi bật thì đều có các buổi workshop được mở ra để chuyên gia và người quan tâm cùng bàn bạc, trao đổi đánh giá với nhau.

Đặc biệt là đối với các doanh nghiệp, cách tổ chức workshop được coi như một hoạt động truyền thông Marketing nhằm cung cấp đến cho khách hàng những kiến thức họ cần và từ đó đưa ra giải pháp của riêng bên mình. Từ đó công ty sẽ tạo uy tín và thuyết phục được khách hàng sử dụng sản phẩm của mình. Các buổi workshop hoàn toàn có thể được tổ chức theo những hình thức như bán vé và lên thiết kế chương trình chuyên nghiệp cùng hợp tác với các diễn giả đầy kinh nghiệm đến tham dự.

Với tầm quan trọng như vậy của các buổi workshop cùng đa dạng các thể loại trường hợp có thể phát sinh trong sự kiện, có sự chuẩn bị một cách kỹ lưỡng sẽ là điểm cộng giúp buổi workshop được diễn ra một cách thuận lợi, suôn sẻ và thành công.

Vậy thành công của một buổi workshop là gì

II. Những yếu tố để xác định sự thành công của một buổi workshop là gì?

workshop-la-gi-2

Những yếu tố để xác định sự thành công của một buổi workshop là gì?

Những yếu tố đánh giá sự thành công của một buổi workshop là gì? Thành công của buổi workshop là khi tổng hòa được cả 3 yếu tố: hữu ích, không nhàm chán và mang tính tương tác cao. 

Tính hữu ích của buổi workshop là gì? Buổi workshop là nơi diễn giả thể hiện những kiến thức và trải nghiệm của cá nhân đối với chủ đề được nhắc tới. Do vậy, người diễn giả phải nắm bắt được đúng kiến thức và phải có ích đối với những người nghe. Không thể diễn ra cuộc trao đổi trong buổi workshop nếu chủ đề một đằng mà diễn giả lại nói một nẻo, hay thể hiện những kiến thức sai hoàn toàn so với công việc thực tế và lý thuyết. 

Tính không nhàm chán của buổi workshop là gì? Người diễn giả cùng ban tổ chức phải lên kế hoạch cách tổ chức workshop bao gồm các công việc sẽ triển khai chi tiết theo trình tự thời gian để mọi việc đúng theo lịch trình và thu hút được khán giả chú ý lắng nghe. Nên kết hợp nói, hành động, video mô phỏng và tình huống thực tế để thể hiện chủ đề với nhiều hình thức đa dạng, không quá học thuật hay lý thuyết và quan trọng là bám sát thực tế, bám sát xu hướng. 

Tính tương tác cao của buổi workshop là gì? Mang nhiều tính hữu ích, không nhàm chán thì đã được coi là buổi workshop thành công hay chưa? Câu trả lời là nó đã đạt yêu cầu nhưng chưa thể đánh giá là đi đến thành công. Vì đặc thù của cách tổ chức workshop hay workshop là một không gian mở để mọi người tương tác thể hiện những ý kiến của cá nhân, trao đổi bàn bạc về vấn đề vậy nên, nếu chỉ có một người nói, người còn lại nghe thì chưa hoàn hảo. Một buổi workshop cần thêm cả tính tương tác, không chỉ là giữa người tham dự và diễn giả mà còn có cả người tham dự với nhau. Workshop có sự tương tác sẽ khiến buổi trao đổi thêm nhiều điều hữu ích, vấn đề sẽ được mổ xẻ phân tích theo nhiều hướng khác nhau. 

III. Những lợi ích đem lại của workshop là gì?

workshop-la-gi-3

Những lợi ích đem lại của workshop là gì?

1. Phát huy khả năng tư duy sáng tạo trong tổ chức workshop là gì?

Tư duy sáng tạo thể hiện trong cách tổ chức workshop là gì? Với tính chất như một cuộc thi hay buổi đàm thoại kiến thức, những sáng tạo đến từ vị trí ban tổ chức, bạn có thể luôn phải làm việc với những người mà bạn chưa từng biết mặt, chưa bao giờ gặp hay trò chuyện và bạn chỉ có đúng 24h để gây thiện cảm làm quen, sau đó phải thống nhất ý tưởng với việc họ và bản thân bạn sẽ là đồng đội cùng nhau làm việc trong ngày workshop diễn ra. Điều này chỉ ra cuộc thi sẽ mang lại nhiều kinh nghiệm trong sự rèn luyện về việc hòa nhập cộng đồng và teamwork hiệu quả cao.

2. Phát huy kỹ năng làm việc nhóm trong workshop là gì?

Với một điều kiện rất hạn chế (cả về thời gian và vật chất,…) thì trí óc bạn được bắt buộc phải tạo ra sản phẩm gì đó có mang tính hay ho và độc đáo, đây không phải là điều dễ dàng. Nhưng làm việc nhóm với các cách tổ chức và triển khai workshop trước cho thấy, chính vì những hoàn cảnh đó mà bạn cũng sẽ tạo ra điều gì đó hay ho và đặc biệt (ít nhất là theo bạn nghĩ). Như vậy, nếu như bạn thực sự làm việc có nghiêm túc, bạn đã rèn luyện cho não bộ bản thân khả năng làm việc dưới áp lực cao trong ngắn hạn.

3. Workshop là kênh truyền thông và quảng bá thương hiệu hiệu quả mà lại tiết kiệm chi phí 

Các buổi workshop phù hợp với cả đối tượng là người hướng nội và hướng ngoại. Với các bạn có tính hơi hướng nội, đây là một hình thức giao tiếp mới mẻ và rất hay ho mà không bắt buộc các bạn phải gồng mình quá nhiều. Bạn chỉ cần thể hiện cho thấy rằng bản thân có khả năng và hợp tác tốt đẹp với đồng đội thì đây cũng đã là một cách giao tiếp đối ngoại rất hiệu quả rồi. Còn với các bạn mang tính hướng ngoại, yêu thích các hoạt động nói chuyện thuyết trình thì đây lại càng là cơ hội tuyệt vời để thể hiện bản thân.

IV. Các bước để thực hiện thành công một buổi workshop là gì?

workshop-la-gi-4

Các bước để thực hiện thành công một buổi workshop là gì?

Những thông tin cần bàn tới cho một buổi workshop là gì?

  • Một nhóm người làm đại diện cho các bên liên quan

  • Một hay một vài mục tiêu đã được xác định trước

  • Xác định các phương thức tương tác trong quá trình thực hiện, địa điểm tổ chức workshop

  • Các đầu công việc được xác định

  • Người điều phối có kỹ năng dẫn dắt tốt mọi người

Một workshop hiệu quả sẽ dễ dàng thúc đẩy sự tin tưởng của các bên liên quan, nâng cao sự hiểu biết lẫn nhau, tạo mối giao tiếp mạnh mẽ giữa các bên liên quan cũng như tạo nên các kết quả đầu ra mang nhiều giá trị lợi ích.

1. Những điều cần chuẩn bị cho buổi workshop là gì?

Khi chuẩn bị một workshop thì các nhà tổ chức cần phân tích các thông tin như sau:

  • Xác định rõ ràng mục đích và kết quả muốn đạt được từ buổi của workshop là gì?

  • Xác định các bên liên quan cần tham gia workshop là ai?

  • Xác định người điều phối cùng người ghi chép 

  • Tạo ra một chương trình nghị sự – agenda

  • Phương thức để ghi lại, nắm bắt kết quả và đánh giá đầu ra của buổi workshop là gì? 

  • Lên kế hoạch cho buổi thực hiện, địa điểm tổ chức workshop và mời các đối tượng có liên quan tham dự

  • Sắp xếp địa điểm tổ chức workshop: phòng nói, máy chiếu, trang thiết bị trụ trợ cần thiết khác cho buổi làm việc.

  • Gửi kịch bản chương trình để người tham gia chuẩn bị và tăng năng suất lao động ở buổi gặp mặt. 

  • Nếu thích hợp thì thực hiện phỏng vấn trước workshop với các đối tượng tham dự

Khâu chuẩn bị tốt sẽ là tiền đề thuận lợi cho việc tiến hành buổi workshop thành công. 

2. Vai trò của các đối tượng đến tham dự workshop là gì?

Để tiến hành một buổi workshop thành công thì người quản trị cần xác định rõ ràng công việc và trách nhiệm, kết quả đầu ra cho mỗi vị trí. Bạn cần nhớ là một người có thể đóng nhiều vai trò khác nhau trong một workshop:

Nhà tài trợ (hay Sponsor)

Người tài trợ cho workshop là gì? Đó là người nắm vài trò hậu thuẫn cho workshop, tuy nhiên họ có thể không phải là người tham dự buổi trao đổi và không cần chịu trách nhiệm cho kết quả đầu ra.

Người điều phối (hay Facitilitator)

Người điều phối trong workshop là gì? Đó là người cầm trịch cho buổi workshop, thực hiện việc làm MC dẫn chương trình, giới thiệu các mục tiêu cần đạt được và chương trình thực hiện của workshop, hướng dẫn các thành viên tham dự thực hiện theo cấu trúc và cả quy tắc của buổi workshop; chỉ đạo các hoạt động diễn ra bám theo mục tiêu ban đầu và kết quả kỳ vọng đầu ra; tạo điều kiện để việc ra quyết định và thực hiện giải quyết các xung đột xảy ra (nếu có); đảm bảo tất cả các thành viên tham gia được thể hiện quan điểm của mình và được tôn trọng lắng nghe.

Khác với nhà tài trợ ở trên, người điều phối phải đi theo workshop từ đầu đến cuối buổi. Chính vì vậy, có hai điều đòi hỏi ở vị trí này đó là khả năng quan sát bao quát, phối hợp với các bộ phận khác và khả năng giải quyết các tình huống bất ngờ.

Người ghi chép (hay Note-taker)

Người ghi chép tài liệu hoá những quyết định được đưa ra theo hệ thống nội dung đã được xác định trước, theo dõi bất kỳ điểm mục hoặc vấn đề mà chưa hoàn thành hay phát sinh trong buổi.

3. Tiến hành buổi workshop

Đảm bảo các thành viên đều có một sự hiểu biết chung thì người điều phối sẽ khởi động bằng việc tuyên bố mục đích của buổi làm việc và các kết quả kỳ vọng đạt được. Với những người điều phối có kinh nghiệm dày dặn thì họ thường bắt đầu buổi workshop bằng một vài câu chuyện ngắn vui nhộn để khuấy động không khí, phá vỡ những rào cản vô hình trong giao tiếp và tạo không khí giúp cho mọi người cảm thấy thoả mái.

4. Tổng kết workshop

Sau khi kết thúc buổi làm việc, người điều phối tiếp tục thực hiện với các hạng mục đã thảo luận và ghi nhận trong workshop, hoàn thành đủ các tài liệu liên quan Cuối cùng là phân phối chúng đến người tham dự cùng các bên liên quan về những hạng mục đã được hoàn thành.

V. Kết luận

Như vậy mangtuyendung đã mang đến cho bạn đọc đầy đủ các phương diện kiến thức liên quan đến workshop là gì? Tiêu chí đáng giá sự thành công của một workshop là gì? Và cuối cùng là các cách tổ chức workshop là gì? Mong rằng với những kinh nghiệm thực chiến và thông tin trên sẽ mang về cho bạn thêm nhiều điều bổ ích.